Descubre los beneficios de los servicios gestionados de impresión
Los costes derivados de la impresión son uno de los mayores gastos que deben afrontar las organizaciones, solo por detrás de las nóminas y el alquiler de las instalaciones. Además, suele ser también difícil de cuantificar, puesto que se desglosa en múltiples conceptos: equipos, consumibles, servicio técnico… Descubre la solución para hacer más eficiente esta funcionalidad con los beneficios de los servicios gestionados de impresión o servicios de impresión gestionada.
Qué son los servicios gestionados de impresión
Se trata de externalizar por completo este servicio. El proveedor seleccionado se encarga de todo lo relacionado con la infraestructura de impresión: mantenimiento preventivo de los equipos mediante visitas periódicas de control, mantenimiento correctivo, monitorización del parque, implementación de políticas de impresión, informes mensuales detallados de la producción por usuario, por departamento y por equipo, tanto de las impresiones como de las copias y los escaneos, asistencia técnica, gestión avanzada de los consumibles que garantice el stock necesario y todo ello a un único precio por página para todos los equipos.
¿Cuáles son las ventajas de los servicios de impresión?
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Seguridad en un solo punto
Los equipos de impresión disponen de disco duro, almacenan datos y están conectados a la red. Son, por tanto, una infraestructura crítica. Sin embargo, no se suele tener conciencia de ellos a la hora de tomar medidas para la seguridad informática. Por ello, suponen uno de los puntos más vulnerables de cualquier organización. Un proveedor de servicios gestionados de impresión proporcionará las medidas necesarias para garantizar la seguridad de la red de impresión.
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El Departamento de IT tiene más tiempo para ejecutar otras tareas
La gestión de un parque de impresión de cierta envergadura es una tarea considerable: incidencias, averías, sustitución de equipos… Una de las ventajas de los servicios gestionados de impresión es que el Departamento de IT puede olvidarse de estas obligaciones y dedicarse a otras tareas más productivas, por ejemplo, las encaminadas a la digitalización de la compañía o la resolución de problemas en procesos clave para la organización.
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Los consumibles nunca fallan, lo que posibilita la continuidad del negocio
Con servicios gestionados de impresión, los dispositivos están conectados a un servidor remoto que envía los datos sobre el estado de los consumibles al distribuidor. De esta manera, antes de que termine el cartucho en uso, la empresa encargada del mantenimiento de los equipos habrá proporcionado el cartucho para sustituirlo. Así, el equipo nunca se detiene y la actividad de la empresa no se interrumpe en ningún momento.
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Procesos de documentación seguros. No se pierden documentos
En las impresoras de uso compartido, es muy frecuente que los documentos se queden olvidados en el equipo, o que los coja por error una persona diferente a la que ordenó su impresión. Esto, además de suponer un coste innecesario, pone en riesgo también la privacidad y la seguridad documental. Uno de los beneficios de los servicios gestionados de impresión es que pueden instalarse medidas adicionales de seguridad, como retención de las impresiones, autenticación, encriptación y cifrado, para garantizar que los documentos estén donde deben estar en el momento justo.
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Ahorro en costes
Con servicios gestionados de impresión los costes se mantienen bajo control. En una sola factura se detallan todos los gastos, sin necesidad de calcular consumibles, reparaciones, etc., pudiendo desglosarse también por usuario o por departamento. Además, se pueden establecer políticas de impresión para reducir aún más el gasto: impresión a doble cara por defecto, restricción de impresión en color, establecimiento de cuotas por usuario o por departamento…
Puedes descubrir más sobre cómo optimizar los recursos tecnológicos de una organización gracias a los servicios gestionados de impresión en el siguiente caso de éxito. Si quieres optimizar el parque de impresión de tu empresa, ponte en contacto con nosotros y uno de nuestros consultores analizará vuestras necesidades para proponer la solución más adecuada.
