La transformación digital es un hecho y ya ninguna empresa puede escapar de ello. Sin embargo, una de las preocupaciones que azota a las compañías es sobre la legalización de sus documentos. ¿Cómo pueden procesar sus documentos más importantes en un ámbito digital sin que estos pierdan su validez legal? Cuando tomamos esto en cuenta, despegarse de lo tradicional parece imposible. Sin embargo, para ello existe la digitalización legal.
Hasta hace algunos años, mantener los documentos originales en formato físico era crucial para las empresas. Las copias que se hicieran no tenían validez, por lo que proteger ese primer papel y usarlo para todos los procesos era la costumbre. Sin embargo, gracias a la digitalización legal todo eso ha cambiado. En este artículo te explicamos todo lo que debes implementar para conseguir que todos tus documentos tengan validez legal en la actualidad.
Hazte con herramientas de digitalización legal homologadas por Hacienda e instituciones relacionadas
En la actualidad, incluso aquellas instituciones relacionadas con lo legal y el gobierno utilizan la digitalización en sus sistemas. Son conscientes del cambio que ocurre a nivel mundial, por lo que ahora ofrecen facilidades y validez a aquellas empresas que manejan sus documentos principalmente a través de medios digitales. Entre estas facilidades encontramos la homologación de herramientas de gestión y digitalización.
¿En qué consiste? Tanto Hacienda como otras instituciones configuran dichas herramientas para que se adapten a sus formatos y estándares de digitalización. De esta manera, cuando digitalices un documento, este se procesará de una manera que sea válida para la institución en cuestión. Es la manera más eficiente de conservar la legalidad de tus papeles sin necesidad de un documento físico.
Implementa la firma biométrica en tus documentos
Además de los documentos originales de una empresa, también están aquellos que debes firmar para que puedan tener validez legal frente a un contrato, un acuerdo o cualquier tipo de proceso. ¿Cómo se digitaliza una firma? A través de la firma biométrica.
Se trata de una solución moderna que recopila información como la huella dactilar de una persona, la rapidez e inclinación con la que escribe su firma, la presión del lápiz y muchos otros aspectos que definen la manera en la que firmamos. Toda esta información se almacena en la escritura en sí, evitando que cualquier persona pueda falsificar tu sello. Sin duda, se trata de una solución que incluso duplica la seguridad de tus documentos.
Configura y establece formatos en tus herramientas actuales
Existe la posibilidad de que ya cuentes con herramientas de digitalización en tu empresa, pero estas no estén relacionadas u homologadas con ningún ente público. Por suerte, muchas instituciones cuentan con un formato que se puede configurar fácilmente en cualquier tipo de solución. Por lo tanto, averigua cuáles son para que puedas implementarlos en tus herramientas actuales y cumplir con la normativa legal sin problema.
Adquiere una herramienta para la gestión de documentos
Si quieres lograr que la digitalización legal resulte efectiva en tu empresa, también debes contar con una herramienta que se encargue de gestionar y organizar todos estos documentos. Para ello se recomienda el uso de un gestor documental o ECM; que además de mantener todos los archivos en orden, también se encarga de hacer aprobaciones cuando es necesario y de procesar todos tus documentos para su validez legal.
Implementa sistemas de seguridad para la digitalización legal
El hecho de que tus documentos legales se encuentren en formato digital no significa que ya no es necesario cuidarlos de la misma manera que lo haces con los documentos físicos. En este caso, se recomienda implementar una gran variedad de medidas. En primer lugar, los servidores remotos y las copias de seguridad remotas son una gran opción para evitar que tus documentos legales se pierdan en un fallo del sistema.
El uso de los gestores de documentos también puede ayudarte, ya que ofrecen un sistema encriptado al que solo las personas con credenciales pueden acceder; evitando así que terceros malintencionados puedan obtener tus datos.
Por último, asegúrate de implementar sistemas de claves y contraseñas. Existen documentos que solo están pensados para el acceso y uso de directivos o empleados en específico, por lo que deberás protegerlos con credenciales para evitar problemas.
Te apoyamos en la digitalización legal de tu empresa
En GDX Group contamos con todas las herramientas y funciones necesarias para conseguir una digitalización legal de documentos de manera eficiente y adaptada a las normativas actuales en España. Te asesoramos durante todo el proceso y personalizamos las herramientas para que se adapten a tus necesidades.
