8 ventajas de la digitalización de archivos

Optimizar el archivo gracias a los beneficios de la digitalización

Si trabajamos en un entorno en el que casi toda la documentación se gestiona en papel, pensar en digitalizar todo el archivo seguro que nos parece una tarea hercúlea. Y, de hecho, lo es. Escanear y archivar todos los documentos en papel seguro que requiere dedicar una buena cantidad de tiempo durante varios días, pero los beneficios que esta digitalización aportará superan todos estos inconvenientes.

1. Búsquedas y archivados más rápidos. Olvídese de revolver entre archivadores y papeles para encontrar una factura del año pasado. Cuando el archivo está digitalizado y se trabaja con un gestor documental, encontrar un documento cuesta solo un par de clicks, y puede hacerse a partir de varios criterios, tantos como se establezcan. Lo mismo sucede con el archivado, aumentando así la productividad. Además, gracias a la digitalización certificada de facturas de soluciones como DocuWare, es posible eliminar los originales en papel y seguir cumpliendo con la normativa tributaria.
2. Accesibilidad desde cualquier lugar. El concepto de trabajo ha cambiado y ya no se reduce a estar sentado en una oficina frente a un ordenador, por lo que incorporar sistemas que permitan acceder a la información desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo es fundamental. Además, los documentos digitales archivados en la nube permiten el acceso simultáneo de varios usuarios.
3. Adiós a la duplicidad de los archivos. Vivimos en una época de transición en la que, aunque muchos documentos se siguen gestionando en papel, también hay otros que se generan ya en formato digital. Esta situación provoca que, en muchas ocasiones, los documentos estén duplicados y se encuentren tanto en formato digital, en un sistema de archivado por carpetas, como en papel, en los archivadores tradicionales. Además de ser innecesario, esto facilita que se produzcan errores y dificulta las búsquedas de documentos.
4. La seguridad de la información es una de las cuestiones a las que la digitalización de documentos puede aportar más. Por una parte, las soluciones de gestión documental permiten controlar el acceso a los archivos mediante un sistema de usuarios y contraseñas. Por otra, el hecho de almacenar la información en la nube hace posible su recuperación inmediata en caso de inundación, incendio o cualquier otra situación que destruya los soportes físicos de los documentos.
5. Rapidez de respuesta. La relación con clientes y proveedores se ve también directamente beneficiada cuando los documentos son accesibles de manera inmediata. Imaginemos que un cliente llama para preguntar algo sobre una factura de hace unos meses. Si para poder satisfacer esta consulta necesitamos desplazarnos y buscar en el archivo físico, hacemos perder el tiempo al cliente y transmitimos una imagen negativa de la empresa.
6. Mayor control de la actividad de la empresa. Con archivos digitalizados y un gestor documental es posible monitorizar el estado de tramitación de los documentos, por ejemplo, las facturas aprobadas y las pendientes de aprobar, y también conocer con exactitud la situación financiera de la organización.
7. Sostenibilidad, ahorro de costes y de espacio. Una vez digitalizados los documentos es posible prescindir en gran medida del papel y, por lo tanto, también de los archivadores, liberando espacio, reduciendo gastos en papel e impresión y contribuyendo a un entorno más sostenible.
8. Trazabilidad y cumplimiento normativo. Mediante un sistema de gestión documental es posible controlar las modificaciones y los accesos realizados a cada documento. Además, facilita la adecuación a la nueva normativa en protección de datos, gracias al mayor control de la información y al cifrado y almacenamiento seguro de los datos.

En cualquier organización se generan multitud de datos, y se hace cada vez más necesario implementar algún sistema que los automatice para poderlos manejar. Además, estos datos son el capital más preciado para todo negocio, porque, en caso de perderse, son muy difíciles de sustituir: mientras que los bienes materiales normalmente están asegurados y la información financiera se suele almacenar en servidores externos a la empresa, es todavía muy común que los datos del negocio se guarden de manera interna. Según un estudio de IDC publicado por DocuWare, si una empresa pierde toda su información, tardaría solo tres semanas en desaparecer. ¿Se ha planteado qué sucedería si su organización perdiera todos sus documentos?

Si quiere asegurar la información de su empresa y disfrutar de todas las ventajas que la digitalización de documentos y la gestión documental pueden aportar a su organización, no dude en contactar con nosotros para que uno de nuestros consultores le presente una propuesta adaptada a sus necesidades.