Gestión documental

En cualquier empresa hay grandes cantidades de información, el problema es que a menudo esta información está dispersa y en diferentes formatos, y de esta manera es muy difícil de analizar. Por ejemplo, el presupuesto está impreso sobre la mesa de un comercial; la factura del proveedor, en el correo electrónico de un administrativo; el albarán, en una bandeja del almacén; la oferta, en el ERP. Con un sistema de gestión documental, que incluye un software para digitalizar documentos, toda la información se almacena en un repositorio único al que se puede acceder desde cualquier lugar. Por tanto, los documentos se digitalizan y se archivan indexados, de manera que es posible realizar búsquedas de documentos con un solo click y olvidarse del papel en la oficina.

18 minutos

se tarda, de media, en encontrar un documento sin gestión documental

22% al año

es la reducción de costes de archivado de documentos y material con un repositorio digital

5% de los documentos

se pueden llegar a perder en archivos convencionales

3 semanas

tardaría una empresa en desaparecer si pierde toda su información

¿CÓMO FUNCIONA LA GESTIÓN DOCUMENTAL?

CAPTURAR Y ORGANIZAR DOCUMENTOS

Los documentos en papel se escanean y los documentos electrónicos se introducen en el gestor documental con un solo click. Por tanto, el sistema Intelligent Indexing reconoce automáticamente los campos necesarios para organizar y archivar cada documento.

ACCESO Y TRANSPARENCIA

Todos los documentos se almacenan en un repositorio digital único, accesible desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Por consiguiente, para cada documento es posible restringir tanto el acceso como la capacidad de modificarlo para determinados usuarios.

OPTIMIZAR LA COLABORACIÓN

Con un gestor documental es posible trabajar con documentos compartidos, accesibles por tantos usuarios como sea necesario, y sin peligro de que se confundan diferentes versiones, ya que siempre se trabaja con la última. Por lo cual, es posible conservar la trazabilidad los documentos.

INFRAESTRUCTURA COHERENTE

Para implantar nuestro sistema de gestión documental no es necesario cambiar ninguno de los programas con los que trabaja su empresa, puesto que es capaz de integrarse perfectamente con cualquier tipo de ERP, sea del proveedor que sea.

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INTEGRACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL VALENCIA

APLICACIONES

  • Almacena los mensajes de correo-e en el repositorio digital con un solo click, como cualquier otro documento
  • Dispone de mecanismos de seguridad para control interno, que protegen los documentos archivados a largo plazo en sistemas de almacenamiento y de medios de solo lectura.
  • Permite formar equipos de proyectos, al posibilitar el acceso de varios usuarios al mismo documento.
  • Mediante sellos electrónicos y listas de trabajo es posible instaurar flujos de trabajo para la aprobación de documentos por varios usuarios.
  • Acceso desde cualquier lugar a través de Internet.
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PARA TODOS LOS DEPARTAMENTOS

  • Contabilidad: facturas, albaranes, documentación bancaria y aduanera… se almacenan y son accesibles en cualquier momento.
  • Recursos Humanos: la información contenida en contratos y currículos se controla utilizando expedientes electrónicos, de forma segura y conforme con la Ley de Protección de Datos (LOPD).
  • Ventas: con nuestro sistema de gestión documental toda la información sobre los clientes es accesible en todo momento para los usuarios autorizados.
  • Compras: las facturas, los precios, los albaranes y los presupuestos se guardan en un archivador central. Con unos pocos clics se pueden comparar presupuestos y aprobar facturas rápidamente.
  • Producción: Por lo tanto, imagine poder acceder a listas de inventario, planos, documentos de mantenimiento, etc. desde cualquier puesto de trabajo. Por eso, con nuestro gestor documental puede ver todo tipo de documentos, desde planos hasta anotaciones manuales.

INNOVACIÓN

  • Almacenamiento en cloud
  • Indexación inteligente
  • Aplicaciones móviles
  • Flexibilidad y escalabilidad
  • Integración con cualquier software
  • Fácilmente adaptable
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