Las empresas se están convirtiendo cada vez más en empresas digitales. En ellas, existen grandes cantidades de información y es necesario almacenarla y gestionarla de manera efectiva, para acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto, unido a un alto grado de automatización de procesos, permite a las organizaciones operar efectivamente, aumentar la productividad y seguir siendo competitivas.

El departamento administrativo es un componente clave en cualquier organización. La mayoría de los procesos que se llevan a cabo en él son aún manuales y muy laboriosos, lo que ralentiza el trabajo y disminuye la productividad. Los beneficios que pueden aportar las soluciones y tecnologías para la automatización de estos procesos de negocio son evidentes. Sin embargo, pocas empresas han abordado plenamente este desafío, introduciendo procesos de automatización de negocio de punta a punta en áreas como cuentas por pagar y facturas pendientes de cobro. Los sistemas ERP se quedan cortos a la hora de automatizar el procedimiento de introducción de datos. En consecuencia, la tarea de introducir facturas y pedidos dentro de sistemas financieros sigue siendo manual y con altas posibilidades de error. Otros asuntos, como la gestión de gastos de viaje, son también procesos manuales. Así pues, cabe plantearse qué nivel de automatización puede conseguirse en los procesos financieros.

Automatice más del 80% de cuentas por pagar con captura inteligente y soluciones de software robótico

Los procesos manuales de cuentas por pagar son un enorme agujero por el que se escapan tiempo y dinero en las organizaciones. El proceso de validación es largo y engorroso, ya que las facturas deben ser enviadas a múltiples centros de control dentro de la empresa. Como mal menor, se trata de una tarea tranquila, pero que ocupa mucho tiempo. Sin embargo, también implica que facturas con un plazo para el pago pueden estar sobre las mesas de los empleados durante días, semanas o meses, mientras van atendiendo otros asuntos. Aún peor, no es raro que las facturas se pierdan o se extravíen, lo que causa más retraso y puede generar que se dupliquen pagos al proveedor.

Los procesos manuales de cuentas por pagar no son solo una pérdida de tiempo, sino también muy caóticos

La automatización de cuentas por pagar empieza con la transformación digital. Cuando las facturas en papel llegan a la empresa, necesitan ser digitalizadas antes de estar listas para procesos automatizados. Lo mejor es que este proceso se realice en la misma plataforma a la que llegan los documentos recibidos en formato electrónico. Las soluciones de captura extraen los datos de la factura automáticamente, usando tecnología inteligente que reconoce los elementos relevantes y entiende qué datos tiene que extraer. El proceso de validación también es automático, contrastándose con los datos de la empresa y las normas de cumplimiento, antes de que estos datos, ya altamente depurados, se transfieran al ERP, donde se realizan procesos como aprobación de facturas o archivado. Incluso en los casos en que se requiere la intervención humana (por ejemplo, para la validación de una cantidad) el proceso automatizado crea una excepción y puede generar un flujo de trabajo guiado para el empleado, ayudando al incremento de la productividad.

De esta manera, una gran mayoría de los pasos del proceso de pago de facturas puede tener lugar ya con poca o ninguna intervención humana. La automatización de facturas por pagar, basada en un sistema de entrenamiento inteligente y en algoritmos de aprendizaje, se desarrolla poco a poco para permitir el procesamiento directo, permite un acceso más rápido a los datos y libera a los empleados de tareas repetitivas, que ocupan mucho tiempo reduciendo la posibilidad de error.

Objetivos de la automatización de procesos financieros

Los recursos disponibles y los entornos de cada organización también han de tenerse en cuenta a la hora de establecer los objetivos de la implementación de procesos automatizados en el Departamento de Administración. Estos son algunos de los objetivos más habituales:

• Máxima calidad de los datos: automatizar la recepción, el escaneo, la extracción y la validación de los datos de facturas reduce los errores en un 95%. Esta tecnología elimina facturas duplicadas, lleva a cabo órdenes de compra y valida tasas. Los datos de alta calidad son la base de la eficiencia y efectividad del proceso.
• Automatización móvil: la transformación digital viene aparejada de una gran movilidad. Sobre todo en el caso de procesos internos, como la entrega de recibos de gastos de viajes entre otros, los datos pueden llegar al Departamento de Administración en fotos hechas con dispositivos móviles. Así pues, las soluciones deben tener la capacidad de adaptarse y evolucionar para responder a estas nuevas formas de comunicación y para introducirse en otras áreas del negocio.
• Transparencia: los pasos que los documentos dan a través de su ciclo de vida deben ser fáciles de seguir y completamente transparentes. Las herramientas de monitorización para análisis de procesos, de resolución de problemas y los sistemas para el reporte de acciones permiten el seguimiento efectivo de facturas y órdenes. De esta manera, se ayuda a identificar y resolver cuellos de botella y también se generan indicadores de rendimiento clave (KPIs) que informen a los directivos relevantes de la organización.
• Optimización del proceso de pago: las penalizaciones por retraso en el pago son completamente evitables. Además, conseguir descuentos por pronto pago es otra manera de que los negocios puedan ahorrar más.
• Escalabilidad para organizaciones con varias localizaciones: el procesamiento de grandes volúmenes de documentos financieros procedentes de varias ubicaciones en una misma plataforma no solo reduce el riesgo de pérdida de documentos, sino que rebaja los gastos de envío y ayuda a evitar retrasos innecesarios. Centralizar la gestión del proceso financiero puede también impulsar la estandarización de estos procesos en grandes empresas. La escalabilidad de soluciones de captura hace posible instalar rápidamente nuevos usuarios y flujos de trabajo mientras que la monitorización inteligente y la funcionalidad de reporte permiten una facturación transparente y una validación interna inmediata.

Consiguiendo la automatización de toda la empresa

La automatización de procesos de negocio conlleva diversos beneficios a la empresa. Con soluciones de captura de datos, tecnología robótica y algoritmos de aprendizaje puede conseguirse una tasa de automatización del 80% para procesos de facturación. Además, la automatización de procesos financieros reduce costes, refuerza el control interno, permite la optimización del flujo de caja y tiene un efecto positivo sobre la satisfacción tanto del cliente como del proveedor. De esta manera, el personal de administración puede emplear su tiempo en tareas más importantes que traigan valor al negocio.

*Publicado originalmente en Finance Digest con el título How mucha automation can finance processes achieve?