La cuestión de establecer una facturación electrónica estandarizada en Europa ha sido largamente estudiada. Los países de la UE y la Comisión Europea han decidido introducir un estándar europeo para e-facturación en respuesta a la diversidad de formatos de factura electrónica utilizados. Esta diversidad genera una complejidad innecesaria y altos costes tanto para las empresas como para las entidades públicas. Los beneficios de un marco común de e-facturación son significativos, hasta el punto de que algunos estudios muestran beneficios de 40 billones de euros anuales.

Una vez que un estándar está extendido, sus beneficios son evidentes. Recordemos lo sucedido en el correo electrónico con el SMTP, POP3 e IMAP4, en las páginas web con el HTML o el CSS, en la publicación de documentos con el PDF o en el música con el MP3. Pero hasta que un estándar alcance la aceptación generalizada del mercado, el lenguaje y los acrónimos pueden resultar confusos. En el caso de la e-facturación no es diferente, pero estamos aquí para ayudarle. A continuación explicamos lo que es necesario saber.

Para empezar, algunos antecedentes

En 2010, la Comisión Europea estableció como meta que en 2020 la e-facturación fuera el principal método de facturación dentro de la UE. Emitió una directiva estableciendo la equivalencia de las facturas en papel y las electrónicas, a pesar de que los obstáculos eran significativos: fragmentación del mercado, múltiples formatos  y falta de interoperabilidad.

La Directiva 2014/55/EU (aprobada el 16 de abril de 2014) marcaba el camino para requerir la facturación electrónica en la contratación pública a partir de noviembre de 2018. Aunque esta directiva solo se aplica a contratación pública, a causa del tamaño de este mercado se espera que ejerza una gran presión en todas las transacciones entre empresas privadas.

Elementos de la e-facturación estándar

Los principales elementos de la Directiva 2014/55/EU son los siguientes, según el resumen de Bartosz Dworak en EU initiatives to promote e-invoicing in Europe:

• Ámbito de la directiva:
  • Solo facturas cubiertas por las Directivas de Contratación Pública
  • Solo facturas emitidas al sector público
  • Abarca todas las autoridades públicas (nacionales, regionales y locales)
• El nuevo estándar de e-facturación europeo, que creará un modelo con los principales elementos que debe incluir una factura electrónica, será desarrollado y probado por el Comité Europeo para la Estandarización (CEN).
• Este nuevo estándar podrá:
  • basarse en las especificaciones existentes desarrolladas por el CEN y tomar en consideración especificaciones de otros sistemas de e-facturación relevantes (UN/CEFACT, ISO, etc.)
  • no reemplazar los estándares de e-facturación existentes: los sistemas nacionales se pueden continuar utilizando
  • cumplir con las provisiones de la Directiva 2006/112/EC (sobre el IVA)
  • ser compatible con los estándares internacionales
  • adaptarse para el uso en el sector B2B
• Una vez que la Directiva de e-facturación 2014/55/EU se haya traducido en leyes nacionales en los países de la UE y el plazo para implementar la norma haya pasado, las facturas electrónicas podrán fluir sin interrupciones a través de la UE. Los estados miembros deben ser capaces de recibir y procesar facturas electrónicas que cumplan con el estándar el 27 de noviembre de 2018 (con algún margen para ajustes).

¿Qué significa esto para las empresas?

Por supuesto, los proveedores de gestión documental y los clientes ya han comprobado los beneficios de la e-facturación y el procesado automático de facturas. Así que, ¿por qué importa esto ahora y cómo deben preparse las organizaciones?

Obviamente, si su empresa ya trabaja con contratación pública, necesitará cumplir con la Directiva. Como el tamaño  del negocio de contratación pública crece continuamente, las prácticas comunes y los estándares se expandirán inevitablemente a las transacciones entre empresas privadas. Sin duda, la Directiva acelerará la digitalización de los negocios. Además, la Directiva es una señal de que las organizaciones no pueden mantener mucho más una actitud de “algún día” o “ya veremos” respecto a la gestión digital de los documentos, puesto que es la tecnología clave en cualquier solución de e-facturación.

Publicado originalmente en: http://blog.docuware.com/document-management/sausage-legislation-and-creating-a-common-european-e-invoicing-standard