Las oficinas deben ponerse al día en tecnologías de movilidad

Cuando a mediados de los 80 se lanzaron los primeros teléfonos móviles, que pesaban cerca de 1 kg. y solo tenían autonomía para una hora de conversación u ocho horas en espera, todos pensamos que eran un capricho para ricos, un artilugio absurdo que no nos serviría para nada. Sin embargo la tecnología fue evolucionando y extendiéndose y hoy en día ya hay en el mundo más líneas móviles que personas. La generalización de la telefonía móvil y, en especial, de los smartphones y de Internet, ha propiciado toda una revolución en la sociedad que, lógicamente, ha repercutido también en el mundo laboral.

Así pues, cosas que hace solo unos años parecían imposibles  ̶ como ir a comprar un artículo y, desde la misma tienda, consultar el precio de ese producto en otros establecimientos; acceder al correo electrónico desde cualquier lugar, o buscar restaurantes cercanos al lugar donde nos encontramos y leer las opiniones de otros usuarios sobre ellos ̶   hoy en día son algo habitual. Nos hemos acostumbrado a poder acceder a cualquier información en cualquier momento, desde cualquier lugar y de forma inmediata. Compañías como Amazon, Uber, Apple, Spotify y otras han contribuido a cambiar nuestras expectativas como consumidores, y ahora esperamos una interacción más rápida y más sencilla.

Sin embargo, esta cultura digital de la inmediatez que se experimenta y se exige desde el punto de vista del consumidor, desaparece en cuanto la mayoría entra en su lugar de trabajo y pasa de consumidor a empleado. Muchos trabajadores se encuentran con oficinas en las que, aunque el uso de los ordenadores y del correo electrónico se ha generalizado, gran parte de la información se continúa gestionando y almacenando en papel y en archivos físicos. ¿Dónde queda la accesibilidad inmediata a la información cuando para consultar una factura hay que ir a la oficina y ponerse a abrir archivadores hasta que se encuentra?

En este sentido, cualquier empresario reconoce hoy en día que las soluciones de movilidad son importantes y útiles para su negocio, pero esta convicción no se ha trasladado aún a los centros de trabajo. Como podemos ver en los datos publicados por AIIM en el otoño de 2017, en el estudio What Underpins the ECM name Game?:

• Un 53% de las organizaciones reconoce que su software no responde a sus necesidades de acceso desde dispositivos móviles
• Un 45% considera que sus soluciones no tienen un diseño intuitivo y su utilización no es sencilla

En la sociedad digitalizada en la que vivimos, los negocios no pueden quedarse al margen de este modelo basado en la movilidad. Una empresa no puede permitirse que el proceso de aprobación de una factura se paralice porque el responsable esté de viaje de trabajo y la tenga encima de la mesa, o que un cliente potencial se queje porque la factura que recibe no refleja la promoción que el comercial le envió por e-mail y que nadie más conocía. La movilidad y la facilidad de acceso a la información que disfrutamos a diario como consumidores debemos poder utilizarlas también en nuestro puesto de trabajo, porque nuestros clientes también viven en el mundo digitalizado y no esperarán menos.

Así pues, hay que romper con la idea de los documentos que se manejan en la empresa son algo estático, restringidos al soporte papel y comenzar a pensar en documentos digitalizados, cuyo contenido se indexa automáticamente para permitir búsquedas y archivados inmediatos; a pensar en flujos automatizados para la gestión de documentos y en la posibilidad de acceder a la información en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. De esta manera, es posible consultar archivos, responder las cuestiones de los clientes y tomar decisiones informadas siempre.

Si actualmente el software que se utiliza en su empresa no le permite acceder a la información cuándo y desde dónde lo necesita, puede que sea el momento de probar algo nuevo.