La firma digital permite trabajar íntegramente con documentos electrónicos
La digitalización alcanza poco a poco todos los ámbitos de la vida, incluido el laboral. Una de sus consecuencias más destacadas es la eliminación del papel en las oficinas, con el fin de hacer los procesos más rápidos y eficientes. Además, trabajar con documentos digitales, tal y como hemos visto en artículos anteriores, proporciona otras ventajas adicionales:
- aumento de la seguridad de la información, que queda así protegida frente a catástrofes naturales y deterioro del soporte papel
- mayor sostenibilidad medioambiental, al eliminar el papel
- reducción de costes de copias e impresiones
- eliminación del espacio dedicado al almacenamiento de documentos
- ahorro de tiempo al archivar, buscar y enviar archivos
Digitalización en RRHH
En este artículo vamos a abordar los beneficios de la digitalización en uno de los departamentos de la empresa donde más documentación en papel se genera: Recursos Humanos. Aquí se suelen crear y archivar contratos, nóminas, notificaciones a los empleados, acuerdos de confidencialidad, contratos de protección de datos, recibos de entrega de equipos, comunicaciones sobre sistemas de control de presencia… Además, se trata de documentación que, en muchas ocasiones, debe conservarse firmada por el destinatario para tener validez legal. Así pues, en este caso, ¿pueden digitalizarse también los documentos y eliminarse los originales en papel?
Por supuesto, pueden digitalizarse, sin embargo, para sean válidos legalmente, es necesario autentificarlos mediante medidas adicionales, como la firma digital. Según la ley 59/2003 de Firma Electrónica, “la firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados de forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel”. Así pues, si asociamos un módulo de portafirmas a nuestro gestor documental (o a nuestro sistema de archivos organizados en carpetas) podemos trabajar con este tipo de documentos en formato electrónico, cumpliendo con la legislación y conservando la validez legal de los documentos en caso de reclamación judicial.
¿Cómo cambia el trabajo en RRHH con documentos digitales?
Como hemos comentado, además de los contratos, el Departamento de Recursos Humanos gestiona una gran cantidad de documentos, que deben conservarse firmados por sus destinatarios para tener validez legal. ¿Cuál es el proceso resultante si digitalizamos toda esta documentación? Todos estos archivos se envían al empleado por e-mail, quien los valida mediante firma electrónica y directamente quedan archivados y firmados en formato electrónico. Así, podemos olvidarnos de imprimir, firmar y volver a escanear, de llevar papeles de un sitio a otro, de extraviar documentos…
Además, si el sistema se integra con un gestor documental, es posible establecer flujos automáticos que, por ejemplo, envíen una copia del documento al e-mail del empleado que firma el archivo. Como estos flujos son personalizables, sería posible incluir también a otros destinatarios, como al responsable del departamento.
¿Cómo funciona exactamente la firma electrónica?
Para empezar, hay que destacar que existen diferentes tipos de firma electrónica, aunque podríamos destacar dos formatos:
- Firma biométrica digital: esta modalidad capta la firma manuscrita del interesado en un soporte informático como una tableta o un panel de firma. El sistema, además del trazo de la firma, recoge datos como la velocidad del trazo, la inclinación y la presión, y los codifica, de manera que se garantiza la valoración pericial futura. Además, estos datos biométricos se cifran y se incrustan en el documento, empleando una clave pública cuya clave privada se encuentra custodiada en sede notarial. Este tipo de firma electrónica genera también un certificado digital de un solo uso y un sello de tiempo.
- Firma digital con certificado: este tipo de firma sustituye los datos biométricos del sistema anterior por evidencias vinculadas al e-mail del destinatario y por doble factor con contraseña de un solo uso enviado por SMS. También genera un certificado digital de un solo uso y sello de tiempo cualificado de la firma.
Cualquiera de los dos tiene validez legal para acreditar la lectura y la aceptación por parte del firmante del contenido del documento. De esta manera, basta con archivar los documentos digitales firmados electrónicamente para cumplir con todos los requerimientos.
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