En todas las empresas, y también en otros tipos de organizaciones, se maneja diariamente una gran cantidad de información: datos de clientes y proveedores, de facturación, de expedientes, ofertas y presupuestos, albaranes… Podríamos afirmar que los datos son los activos más importantes en una entidad. De hecho, un informe de IDC publicado por DocuWare señala que una empresa tardaría tan solo tres semanas en desaparecer si perdiera toda su información.
Sin embargo, si esta información no está bien organizada, es difícil trabajar con ella, los procesos del negocio no resultan eficientes y, en definitiva, la información no resulta útil. En todas estas situaciones, las soluciones de gestión documental pueden agilizar el trabajo y hacer que las organizaciones sean más productivas, además de reducir sus costes de archivado de documentos y material hasta en un 22% (según el informe mencionado).
¿Qué problemas puede resolver la gestión documental?
Seguridad de los datos
Los documentos almacenados mediante un software de gestión documental están mucho más seguros que los archivados en papel, ya que se encuentran protegidos frente a incendios, inundaciones o extravíos. Además, es más sencillo programar la realización de copias de seguridad. Por otra parte, la información contenida en estos documentos también está más protegida que en archivadores físicos, puesto que para acceder a la misma es necesario introducir usuario y contraseña y se pueden limitar los permisos para determinados documentos y/o usuarios. Así, es posible conservar la trazabilidad y controlar qué usuarios han accedido o modificado un documento y cuándo lo han hecho.
Ahorro de espacio
Las soluciones de gestión documental suponen olvidarse del papel y, por tanto, de las estanterías dedicadas a almacenar archivadores llenos de documentos, pudiendo dedicar este espacio, por ejemplo, a decorar la oficina con plantas, consiguiendo así un espacio más agradable para trabajar. Estos sistemas permiten incluso cumplir con los requerimientos de la Agencia Tributaria en cuanto a la conservación de facturas durante 5 años, ya que muchos disponen de digitalización certificada por este organismo, pudiendo así eliminar las facturas en papel.
Evitar la documentación duplicada
El avance imparable de la digitalización ha provocado que en muchas organizaciones existan dos tipos de archivos paralelos, uno en físico y otro en digital, con la información duplicada. A menudo, incluso, la información que se recibe en formato electrónico, se tiene que imprimir para incorporarla al archivo físico, con el consiguiente gasto en papel y consumibles. Para evitar esto, el software de gestión documental unifica los archivos, eliminando el papel. Pero, además, es posible programar estas aplicaciones para que adviertan al usuario de cuándo está archivando un documento que ya se encuentra en el repositorio digital, gracias al análisis de los metadatos asociados. De esta manera, se simplifican mucho las tareas de los trabajadores, puesto que tanto las búsquedas de documentos como los archivados se agilizan considerablemente y pueden realizarse con un solo clic.
Correcta organización
Si los documentos, que son las herramientas de trabajo para muchas personas, no están bien organizados, es muy difícil que una entidad sea eficiente y productiva. En un archivo desorganizado es costoso encontrar documentos cuando se necesitan, a veces se pierden algunos archivos, los procesos se retrasan… Y lo peor es que, en última instancia, las consecuencias de esta desorganización llegan hasta el cliente final que, por ejemplo, tiene que esperar días para recibir respuesta a una consulta o recibe dos veces una misma factura. La desorganización también tiene consecuencias para la empresa, que puede perder descuentos por pronto pago si se retrasa el proceso de aprobación de las facturas, o tiene a los trabajadores desmotivados y abrumados con tareas monótonas y repetitivas.
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