La mejor manera de abordar los problemas complejos que se plantean actualmente en cualquier empresa pasa por resolverlos en equipo, en un ambiente colaborativo donde cada uno de sus miembros pueda aportar sus conocimientos para encontrar una solución. Por ello, fomentar el trabajo en equipo y la colaboración entre los trabajadores redunda en una mayor productividad de la empresa. Para conseguirlo, es fundamental proporcionar a los empleados herramientas que permitan que las personas, tanto las de dentro como las de fuera de la organización, puedan conectarse entre sí, y conectar también con el contenido que necesitan para trabajar de la mejor forma, desde cualquier dispositivo. De esta manera, todo el equipo está informado de todo, gracias a aplicaciones como las herramientas para la colaboración de Office 365, entre las que encontramos chats de grupo, reuniones en línea, llamadas y conferencias web.
Office 365
La prioridad para Office 365 es facilitar las nuevas formas de trabajar, para que los trabajadores, estén donde estén y desde cualquier dispositivo, puedan acceder a los archivos, compartirlos y trabajar en equipo sobre un mismo documento en tiempo real. Esto es posible ya que se trabaja con archivos almacenados en OneDrive. Así, ya no es necesario enviar datos adjuntos por correo electrónico, se puede trabajar con una única versión y llevar un control de los cambios realizados, editando simultáneamente con el equipo, mediante la adjudicación o denegación de los permisos de acceso correspondientes.
A continuación, repasaremos cuáles son las principales aplicaciones de Office para fomentar la colaboración y mejorar la productividad.
Herramientas para la colaboración de Office 365
Exchange y Outlook
Exchange y Outlook son las aplicaciones de correo electrónico de Office 365, que proporcionan una visión clara y unificada tanto del correo como del calendario y de los contactos. Pueden consultarse desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Permiten personalizar y almacenar cada correo y dar prioridad a unos correos sobre otros, mediante confirmaciones de lectura o con menciones.
Skype empresarial
Skype es una solución de videoconferencia completa que permite las comunicaciones en tiempo real, incluyendo mensajería, voz, vídeo y conferencias online en una misma aplicación. Permite realizar llamadas de audio, enviar mensajes instantáneos o realizar presentaciones a distancia con audio, vídeo, uso compartido de escritorio y pizarra virtual. También ofrece una solución integral de voz y videoconferencias con la que realizar eventos online de hasta 10.000 asistentes.
Yammer
Se trata de una red social privada para las empresas que proporciona un espacio en el que establecer una comunicación fluida y bidireccional. Dispone de todas las características de una red social (conversación, inmediatez, actualizaciones, publicaciones, etc.) para que los empleados puedan comunicarse entre sí, agilizando y democratizando la comunicación interna en relación con los sistemas tradicionales, como las reuniones o el correo electrónico. Así, puede utilizarse para compartir conocimientos con compañeros de trabajo o de profesión, publicar noticias, abrir debates o formular preguntas. Esta aplicación facilita la innovación, al permitir que se compartan ideas abiertamente y generando comentarios de forma colaborativa.
Teams
Teams es un nuevo espacio de trabajo basado en el chat y diseñado para mejorar la comunicación y la colaboración de los equipos de trabajo, ya que reúne en un mismo espacio todas las aplicaciones necesarias para el trabajo colaborativo: chat, videoconferencias, llamadas, programación de reuniones, planificación de tareas, recursos, archivos (Word, Excel, PowerPoint…). Esta aplicación permite personalizar el área de trabajo, con las aplicaciones más utilizadas por cada usuario.
SharePoint
SharePoint es una potente herramienta de gestión de contenidos y colaboración entre empleados, clientes o proveedores. Esta herramienta actúa como un lugar en el que se concentra todo el contenido del equipo, tanto del personal de la empresa como de personas externas a ella y permite almacenar, sincronizar y compartir documentos fácilmente. Algunas de las tareas que se pueden realizar con ella son: crear sitios de intranet; mostrar elementos, noticias y actualizaciones; administrar proyectos con flujos de trabajo, formularios y listas, y descubrir, seguir y localizar sitios, archivos y personas en la empresa.
Planner
Esta herramienta permite organizar el trabajo en equipo y la colaboración online. Con Planner, los equipos pueden crear nuevos proyectos, organizar, asignar y colaborar con las tareas, chatear sobre el proyecto, fijar fechas de vencimiento, actualizar estados y compartir archivos. Se trata de una aplicación fundamental para poder controlar y poner en común proyectos que implican a varias personas, ya pertenezcan a la misma organización o sean ajenas a ella.
OneNote
OneNote es el bloc de notas digital de Office 365, que ofrece un lugar único donde recopilar las anotaciones y compartirlas fácilmente. Está diseñado para recoger, organizar y compartir de manera rápida tanto notas de texto, como de audio, vídeos o archivos. Además, guarda y sincroniza automáticamente estas notas, para que estén siempre actualizadas.
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