Son muchas las empresas que, en los últimos años, han ido mejorando y optimizando sus procesos, con la implementación de soluciones de firma electrónica, pero no únicamente para firmar documentación legal, sino también para reducir al mínimo la necesidad de imprimir papel, uno de los principales beneficios que nos aporta la utilización de un gestor documental.

Firma electrónica de documentos digitales y de documentos digitalizados

Son conceptos diferentes: por un lado, con documentos digitales nos referimos a la firma digital de un documento que nace en formato electrónico y que no queremos imprimir. Por otro, al hablar de documentos digitalizados, nos referimos a documentos que recibimos en papel, pero que queremos tener digitalizados legalmente y no tener problemas con Hacienda.

Generalmente, la gestión de documentos es una de las tareas que mayor cantidad de recursos consume en cualquier organización, especialmente si se trabaja con documentos en soporte papel. Si se emplean documentos digitalizados y una solución de gestión documental, la eficiencia en este tipo de tareas puede mejorar mucho. Sin embargo, como hemos comentado, ¿qué sucede cuando necesitamos tener documentos digitalizados legalmente?, ¿cómo podemos conseguir que los documentos digitales sean válidos a nivel legal?

Beneficios de una solución de gestión documental homologada por la AEAT

La digitalización de documentos (principalmente facturas) y la implantación de un gestor documental como repositorio único, proporciona numerosos beneficios a cualquier empresa, ahorrando tiempo y recursos y consiguiendo procesos más eficientes. Con un gestor documental homologado por la AEAT, es posible también acceder a los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar y, además, tenerlos archivados legalmente, pudiendo responder eficazmente ante una auditoria o petición por parte de autoridades u organismo público.

Firmar sin papel

Hasta aquí, de acuerdo, pero ¿qué ocurre cuando queremos enviar un documento a firmar por un empleado, por un cliente o por un colaborador o proveedor y no queremos imprimirlo?, ¿es posible firmarlo directamente en formato digital y que siga siendo legal?

Así es. Podemos enviar el documento directamente a una tablet para firmarlo en dicho soporte (es lo que se conoce como firma biométrica), obteniendo así el documento digital firmado electrónicamente. También tenemos la opción de enviar al destinatario por email para que lo firme con su firma digital (en este caso, se trata de firma remota u OTP).

Además, en todo el proceso el control y la seguridad de la documentación están garantizados. También es posible establecer flujos de firmantes y emitir un documento a firmar por varios perfiles o personas, y que todas ellas firmen legalmente el mismo documento.

Integración de la firma electrónica

Como hemos comentado, para garantizar la validez legal de los documentos y obtener una gestión eficaz de los archivos es posible integrar una solución de firma electrónica al gestor documental. Así, DocuWare es capaz de trabajar con los tres tipos de firma electrónica:

• Firma electrónica: para la mayoría de los documentos de uso interno, generalmente solo se necesita una firma electrónica simple, que puede ser un nombre mecanografiado, la imagen digitalizada de una firma manuscrita o un sello de aprobación en DocuWare. Esta firma identifica al firmante, pero no tiene validez legal.
• Firma electrónica avanzada: para algunos documentos es necesaria una firma que identifique legalmente al firmante y que garantice la integridad del documento como, por ejemplo, en el caso de contratos comerciales. Esta firma está vinculada al firmante de manera única y a los datos contenidos en el documento firmado.
• Firma electrónica reconocida: otros documentos requieren ser firmados por una firma con plena validez legal, equivalente a la firma manuscrita, como por ejemplo los contratos laborales. Este tipo de firma es similar al utilizado en la firma electrónica avanzada, siendo la principal diferencia que el certificado ha sido emitido por un Prestador de Servicios de Certificación que, antes de su emisión, ha podido comprobar de forma fehaciente la identidad del titular del certificado.

Cómo firma los documentos DocuWare

El gestor documental DocuWare puede integrar diferentes opciones de firma electrónica, para garantizar la autenticidad y la integridad de los documentos firmados y la identidad del firmante:

• Remota o mediante código de un solo uso (OTP): cuando un flujo de trabajo envía un documento a la plataforma de firma electrónica, el destinatario recibe un mensaje y libera la firma mediante su smartphone, por ejemplo, con un código enviado por SMS.
• Biométrica: el firmante firma en un soporte admitido, por ejemplo, una tablet, mientras que el sistema registra datos biométricos como la presión y la velocidad de la escritura y los integra con la firma del documento, generando un certificado electrónico de un solo uso a nombre del firmante.
• Centralizada: el certificado digital se encuentra almacenado en la nube y cada usuario autorizado y previamente registrado en la plataforma puede firmar los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar, identificándose mediante un código PIN.

Además, DocuWare es una solución homologada por la Agencia Tributaria para la digitalización certificada de facturas, por lo que este tipo de documentos también quedan firmados electrónicamente al almacenarse en la aplicación, con todas las garantías legales exigidas por la normativa.

¿Quieres optimizar la gestión de los documentos en tu empresa y, además, conservar la validez legal de estos documentos? En GDX Group somos especialistas en soluciones de gestión documental, automatización y firma electrónica. Ponte en contacto con nosotros y te ofreceremos la opción que mejor se adapte a tus necesidades.