El iBPMS es una nueva categoría de software empresarial que permite a las empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas (procesos) de cualquier naturaleza, ya sea dentro de un departamento o en toda la organización, incluso aquellos que impliquen agentes externos, como clientes o proveedores. Gracias a esta nueva tecnología, cualquier organización puede organizar y analizar datos de manera eficiente para automatizar las operaciones, ahorrando tiempo y aumentando la productividad. Veamos con más detalle cuáles son todas las ventajas que puede aportar una solución de BPMS como AuraPortal a una empresa.
Beneficios de la tecnología BPMS
Transparencia
Al automatizar los procesos, es posible realizar un seguimiento del rendimiento y de cómo está funcionando cada conjunto de tareas en tiempo real. Además, todos los datos y resultados son visibles, lo que se traduce en una mayor comprensión por parte del personal y le transmite confianza.
Por otra parte, este análisis permite conocer qué área de la compañía tiene unos costes superiores, cuáles son las cuentas pendientes, actuales y futuras o cuáles van a ser las inversiones más ventajosas.
Comprender el negocio en su conjunto, controlando mejor los procesos, monitorizando las estructuras e incrementando su eficiencia, mientras se realiza el seguimiento de los resultados es la mejor manera de tomar decisiones informadas en la empresa.
Priorizar al cliente
Si se utiliza una plataforma BPMS, los procesos son más ágiles y eficientes y aumenta la productividad. Por ello, los trabajadores disponen de más tiempo libre para dedicarse a los clientes, tanto a adquirirlos como a retenerlos. Además, esta circunstancia también les permitirá ser capaces de estudiar las necesidades de los clientes y reaccionar rápidamente, ofreciéndoles lo que necesitan. Gracias a estas dos variables mejorará la satisfacción de los clientes y esto repercutirá en la cuenta final de la empresa.
Reducción de errores
Es importante que la empresa tenga un plan estratégico claro sobre su funcionamiento. La implantación de una solución de BPMS implica que hay que estandarizar los procesos, lo que ya supone un primer paso para que estos procesos se mejoren y sean más claros y sencillos. Una vez terminado este primer análisis, cuando los procesos estén estandarizados, se programan para que siempre se desarrollen en el momento adecuado y de la manera que se ha definido.
Así pues, la automatización de los procesos es uno de los factores clave para mantener su calidad, garantizando que se completen siempre de la misma forma y siguiendo los pasos establecidos. Si el proceso está automatizado, la cantidad de errores se reduce y cuando se presenta alguna incidencia, el sistema avisa a los trabajadores para que la revisen y resuelvan de forma manual.
Cumplimiento normativo y mayor seguridad
Una vez los procesos están estandarizados y automatizados, se garantiza que cumplirán con la normativa que les afecte, por ejemplo, en el caso de la eliminación de los datos personales, una vez transcurrido un determinado período de tiempo. También será más sencillo, si la legislación cambia, adaptar el proceso a la nueva norma y evitar los errores.
Además, la automatización garantiza que se cumplen siempre todas las medidas de seguridad necesarias y que los procesos quedan documentados.
Reducción de costes
La ventaja competitiva de implantar una solución BPMS es clara: el aumento de la productividad y la reducción de costes. Esto es así porque se consigue optimizar los procesos, automatizar las tareas repetitivas y eliminar los errores. Un informe que antes costaría una hora elaborar, ahora puede realizarse en minutos, por ejemplo. Se pueden llevar a cabo más tareas en el mismo tiempo, o en menos.
Así, los procesos se mejoran, aumentan el control y la satisfacción de los empleados y también se facilitan la movilidad y el teletrabajo. Además, la estandarización y automatización de procesos y el mayor control sobre los mismos permiten detectar y reducir las ineficiencias de la empresa, lo que también contribuye a reducir los costes.
¿Te gustaría aplicar todos estos beneficios a tu empresa? En GDX Group estamos para ayudarte. La implantación de una solución BPMS requiere de un importante trabajo de consultoría previo. Es necesario identificar los procesos cuya automatización va a ser más rentable, definirlos y mejorarlos, y estandarizar todas las tareas que los forman. No olvidemos que lo que no se puede medir, no se puede mejorar. Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores y desarrolladores expertos en BPMS estudiarán las circunstancias de tu organización para ofrecerte la solución más adecuada a vuestras necesidades.
