La automatización contable facilita los procesos que se llevan a cabo en los departamentos de contabilidad en las empresas. No solo ahorra tiempo, también proporciona el estado de las cuentas en tiempo real, agiliza la toma de decisiones y permite encontrar cualquier documento desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Pero ¿cómo funciona la contabilidad sin papel?

Esta forma de trabajar, a través de tecnologías que realicen la contabilidad sin papel o automatizada, se puede implementar en cualquier compañía, independientemente de su tamaño. Con la ayuda de un gestor documental integrado con el ERP que ya se utilice, automatizaremos un proceso que seguirá los pasos que explicamos a continuación.

1. Digitalización certificada

Las facturas se incorporan al sistema mediante escaneo, si se reciben en papel. O bien, desde el correo electrónico, si son facturas electrónicas. En ambos casos, se depositan en un directorio dedicado a esta tarea. El gestor documental, que debe estar homologado por la Agencia Tributaria, como sucede con DocuWare, estará a la escucha para absorber todas las facturas que lleguen aquí.

En el momento en que se recibe un documento, automáticamente se le incorpora la firma electrónica. Para esto, se habrá instalado y configurado el certificado digital de la compañía, facilitado por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).

Gracias a la digitalización certificada, el documento firmado tendrá la misma validez legal y podrá eliminarse el papel recibido o el email. Además, la rápida extracción de datos hace que una tarea pesada, lenta y repetitiva se haga de forma automática en cuestión de segundos, como veremos a continuación. Un proceso que rompe con los métodos tradicionales gracias a la contabilidad sin papel.

2. Extracción automática de datos

La extracción manual de datos de facturas y albaranes es una tarea habitual en cualquier compañía. Los empleados de contabilidad destinan gran parte de su jornada a alimentar el ERP con los datos de las facturas. Esta tarea se puede hacer sin intervención humana en un proceso de contabilidad sin papel. Gracias a tecnologías como Ingelligent Indexing, una funcionalidad incluida en el gestor documental DocuWare. Intelligent Indexing aprende a detectar los datos de las facturas y los asigna a sus campos de metadatos correspondientes.

Todos los documentos que se incorporan al sistema pasan una lectura OCR por defecto. La herramienta Intelligent Indexing detecta dónde está cada dato clave (número de factura, fecha de vencimiento, desglose de IVA, importe total, etc.). Después, automáticamente completa los metadatos, realizando una indexación automatizada. Al haber integrado el gestor documental con el ERP, estos datos se transmitirán al instante, quedando la factura lista para su contabilización.

2.1 Comunicación automática con el SII

Esto supone ahorro de costes muy elevado y posibilita la comunicación rápida entre las empresas y Hacienda. Resulta especialmente útil para aquellas grandes empresas inscritas en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME). Para estos casos, el SII es obligatorio. El SII o Suministro Inmediato de Información es el sistema de gestión de IVA que implica el suministro de los registros de facturación en el plazo de 4 días.

Si establecemos una comunicación bidireccional entre DocuWare y el ERP en cuestión, información como el estado “Contabilizada” se visualizará automáticamente en el repositorio digital en cuanto la factura se contabilice en el ERP.

También podemos abordar la extracción de líneas de detalle, tanto de facturas como de pedidos y albaranes. O bien, configurar un proceso de cruce y comprobación de concordancia entre los diferentes documentos que formen parte del mismo expediente. Para ello, nos apoyaremos en ABBYY, el motor de OCR que llevará a cabo el primer paso de extracción de los datos antes de pasar a DocuWare. Ambos sistemas estarán previamente integrados entre sí.

3. Flujos de aprobación

En caso de ser necesario, se puede establecer una serie de flujos de trabajo como puede ser el proceso de aprobación de facturas. Se configura en base a parámetros como centros de coste, departamentos, límites por importe, etc. Podemos definir un workflow basado en tareas que los diferentes responsables completarán accediendo a su sesión en el gestor documental. Esto puede realizarse desde cualquier dispositivo conectado a Internet y desde cualquier lugar, que no tiene por qué ser necesariamente la oficina.

La persona se conectará, verá la tarea que le ha asignado el flujo y visualizará el documento, pudiendo elegir entre las diferentes opciones programadas. Por ejemplo, aprobar o rechazar una factura, indicando el motivo de rechazo. O bien, un sello con información de usuario, fecha, decisión, etc. Esta información se mostrará sobre el documento, como una marca de agua dentro del sistema.

Más allá de la contabilidad sin papel como tal, el trabajo con un gestor documental on-line aporta muchas otras ventajas. Por ejemplo, la integración de estos procesos automatizados para aprobación. Pueden configurarse procesos de todo tipo, adaptados a las necesidades personalizadas de cada compañía.

4. Extracción de datos

Desde el primer momento en que el documento se incorpora al sistema, este está disponible para aparecer en las búsquedas. Lo podrán consultar todos aquellos usuarios que tengan permisos de visualización.

Además, podemos configurar también la extracción de los datos de los registros incluidos en el sistema de forma periódica, si es necesario. Con estos datos en formato csv, fácilmente podemos enviar la información a quien sea necesario. Además, podremos realizar informes que faciliten la visualización de la situación, así como la toma de decisiones. Como vemos, la contabilidad sin papel incorpora una serie de ventajas que van mucho más allá de ahorrar en espacio físico de almacenamiento en las oficinas.

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