La gestión de los pagos es un aspecto clave en el día a día de cualquier empresa. Por eso, es fundamental que se lleve a cabo de manera eficiente, para acelerar el proceso de facturación de la organización. Además, la facilidad y la rapidez en el cobro de las facturas repercute directamente en la situación financiera de la empresa y en sus resultados actuales. La solución para simplificar y acelerar la facturación está en aplicar la tecnología a este proceso.

Cuatro formas de acelerar el proceso de facturación

1. Enviar las facturas por correo electrónico

En Europa y, cada vez más, en España, es habitual enviar las facturas por email a tus clientes. Esto permite una entrega rápida, dejando de lado la forma tradicional −y, a menudo, bastante costosa− de realizar el envío por correo postal.

Además de ser más rápido y económico, este tipo de envío también evita las posibles complicaciones que pueden surgir por la pérdida de documentos o los problemas en la entrega. También tiene un impacto directo en la comunicación con tus clientes, pues resulta más eficiente y genera más confianza.

El envío de facturas por email también tiene otras ventajas, que quizá no resulten tan obvias:

• Te ahorras la impresión de documentos
• No hay que doblar folios ni preparar las etiquetas y sobres
• Olvídate de comprar sellos y de enviar a la oficina de correos

En definitiva, enviar las facturas por email a tus clientes te permite una gestión más rápida en la entrega. Así, se acortan los plazos de pago y tienes la seguridad de que la factura se ha entregado y leído casi en tiempo real. Por ejemplo, automatizar el envío de facturas por email con el software de gestión documental DocuWare puede ayudarte a simplificar y acelerar el proceso de facturación de tu empresa.

2. Activar un recordatorio automático de facturas impagadas

Una vez que las facturas se han enviado, hacer el seguimiento de los cobros requiere tiempo y esfuerzo. Para reducir el número de retrasos en los pagos y evitar estar siempre pendiente de las facturas impagadas y de sus plazos, puedes crear recordatorios que se envíen automáticamente por email a tus clientes. Para ello, activa en Outlook o en tu CRM recordatorios automatizados. Así, no es necesario estar comprobando el estado de cada una de las facturas.

Estos recordatorios automatizados se envían para cada factura impagada después de la fecha de vencimiento, según el período de tiempo que se haya especificado. Por ejemplo, el envío puede hacerse después de 3, 7 o 14 días, una vez emitida la factura. Además, tanto el asunto como el contenido de estos recordatorios pueden personalizarse. Esto se consigue gracias a plantillas y etiquetas, sin tener que estar modificando cada envío de forma manual.

Automatizar los recordatorios del pago de tus facturas te ayudará a acelerar el proceso de facturación para ahorrar tiempo en tu gestión de pagos. Así, puedes olvidarte de esta tarea repetitiva y centrarte únicamente en generar negocio.

3. Utilizar facturas periódicas o recurrentes

Si ofreces un servicio con pago recurrente o mensual, puedes automatizar el envío, programándolo en tu ERP o software de gestión. Imagina poder generar de manera automatizada las facturas cada cierto tiempo o cada cierto día del mes y enviarlas automáticamente. Así, te evitas estar pendiente constantemente de hacer las mismas facturas cada mes.

¿Cuáles son las ventajas de los pagos recurrentes o periódicos?

• Permite tener un sistema de contabilidad flexible y automatizado, que elimina la necesidad de la facturación individual.
• Podrás automatizar recordatorios automáticos para cada periodo de facturación o de los pagos consecutivos.

Gracias a los pagos recurrentes, los clientes satisfechos se convertirán en tus clientes habituales.

4. Utilizar el sistema de pago online o firma digital en el proceso

Si el sistema elegido se adapta bien a tus necesidades y está totalmente integrado con el software de ventas de tu empresa, el tiempo dedicado a la gestión de pedidos se reduce casi al mínimo.

Como hemos visto, el proceso se va a realizar de forma automática. Además, si incorporas una pasarela de pago o un sistema de firma digital, añadirás más comodidad para tus clientes, que podrán pagar en el acto o devolverte firmado de forma legal cualquier documento necesario para la transacción.

Otra forma de mejorar el proceso de pago de las facturas es implementar, por ejemplo, el botón de pago online, dentro de tus documentos contables.

Incorporar una pasarela de pago o firma digital en el proceso te ayudará a:

• Dar mayor comodidad al cliente a la hora de pagar, puesto que solo tendrá que hacer clic en un botón para completar el pago.
• Ahorrar tiempo y mejorar el flujo de caja, ya que el cobro es casi inmediato.
• Los clientes te pueden pagar por adelantado sin preocuparse de que se alargue el plazo de entrega por esperar una transferencia de otro banco.
• No es necesario rellenar formularios con datos: los formularios de pago se generan automáticamente.
• Además, el pago online está disponible 24 horas al día, 7 días a la semana.
• Es posible cobrar los pedidos minutos después de generarlos.

Al optimizar aquellas actividades repetitivas que consumen mucho tiempo, se ahorra no solo tiempo, sino también dinero y otros recursos. ¿Quieres acelerar el proceso de facturación en tu empresa? Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a escoger una o varias de las soluciones para que el cobro de las facturas sea más rápido y eficiente.