Las vacaciones suelen ser uno de los momentos más esperados del año. Sin embargo, unos días antes de la vuelta aparece el miedo a abrir la bandeja de entrada y encontrar cientos de emails sin leer. También empezamos a pensar en todas las tareas que habrán quedado sin hacer en nuestra ausencia y que tendremos que retomar a la vuelta. La solución a este problema, que nos permitirá disfrutar de verdad de las merecidas vacaciones, está en los flujos de trabajo de DocuWare. Gracias a un flujo de trabajo de sustitución, las tareas se redirigirán automáticamente al sustituto que se haya designado. Así, no se acumula el trabajo pendiente y los procesos de la empresa siguen adelante.

El Workflow Manager de DocuWare permite que el usuario designado como sustituto se encargue también de las tareas de otro usuario. Si esta persona también está ausente, las tareas las recibirá el siguiente responsable, y así sucesivamente. Para ello, lo único que hay que hacer es diseñar correctamente el flujo de trabajo y definir qué tareas hay que asignar a qué compañeros.

Qué es un flujo de trabajo

Los procesos de negocio deben responder de forma dinámica a las necesidades de la empresa. Por eso, debes poder controlarlos mediante flujos de trabajo que permitan cierta flexibilidad. Estos flujos están incluidos en las soluciones de gestión documental. Vamos a explicar primero lo que distingue un proceso de un flujo de trabajo, y qué papel juegan tus documentos en él.

Las palabras “proceso” y “flujo de trabajo” no significan lo mismo, aunque se usan a menudo como sinónimos. Un proceso consiste en qué pasos implementar y en qué orden, para conseguir un resultado específico. Por el contrario, un flujo de trabajo se refiere a la implementación técnica y automatizada de un proceso utilizando una herramienta de software como Workflow Designer de DocuWare. Las tareas del proceso automatizado son transparentes, predecibles y estandarizadas. Cualquier desviación está claramente definida y marcada.

La gran ventaja de los flujos de trabajo automatizados

En un programa de gestión documental con flujos de trabajo puedes mapear y gestionar incluso los procesos más complejos. Este nivel de control es una de las mayores ventajas de la gestión con flujos de trabajo, porque te permite incorporar un amplio rango de escenarios para procesar tareas. Por ejemplo, como comentábamos, puedes establecer sustitutos para que las tareas no queden inacabadas, cuando el responsable está ausente.

Cómo funciona el flujo de trabajo de DocuWare

Durante la ausencia del director financiero de la empresa, por ejemplo, la tarea de validar las facturas será dirigida al trabajador que figure como su primer sustituto. Como decíamos, si esta persona tampoco está disponible, la tarea se redirigirá automáticamente a la segunda persona de la lista, y así sucesivamente. Estas reglas de sustitución pueden crearse en la Administración de DocuWare.

También es posible configurar este flujo de trabajo introduciendo las fechas de ausencia en Mi Perfil, en DocuWare Client. Todos los compañeros que habitualmente sean designados como sustitutos deberán, a su vez, introducir las fechas de sus vacaciones, para que funcione correctamente la regla de sustitución.

Para configurar flujos de trabajo más complejos en DocuWare basta con combinar varias reglas de sustitución dentro de una lista de sustitución. Por ejemplo, es posible crear reglas diferentes para centros de coste distintos.

Gracias a esta funcionalidad, cuando vuelvas de tus vacaciones comprobarás que no se ha interrumpido ningún proceso en tu ausencia y que las tareas están al día. Así, la vuelta al trabajo es más relajada y el descanso de los trabajadores no implica también que descanse el negocio.

Personalizar los flujos de trabajo

Los flujos de trabajo de DocuWare deben ser configurados por los consultores certificados del partner que hayas elegido. Sin embargo, también es posible personalizarlos desde la propia organización. Empleados como el responsable de sistemas, el jefe de un departamento o un perfil con conocimientos en la materia pueden definir aspectos como qué detalles puede ver cada usuario. También es posible personalizar aspectos como los títulos de las columnas o su disposición. Si tienes ideas para mejorar tus listas de tareas, contacta con quien se encargue de este diseño en tu empresa.

¿Quieres disfrutar de tus vacaciones con tranquilidad? Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a implementar los flujos de trabajo de DocuWare para que las tareas y los procesos del negocio estén controlados. Además, disfrutarás también del resto de ventajas de un gestor documental como DocuWare: repositorio digital único, acceso a la documentación desde cualquier lugar, digitalización certificada de facturas, extracción automática de datos y un largo etcétera.