La confianza es la base de cualquier cooperación o intercambio de bienes e información, ya sea una transacción personal, oficial o de negocios. En contratos y otros acuerdos, el símbolo de esta confianza y lo que los hace vinculantes es, precisamente, la firma de una persona. Lo que antes se realizaba exclusivamente con papel y pluma ahora se puede conseguir con firma electrónica. Un gestor documental como DocuWare consigue que firmar con total garantía desde cualquier lugar y sin depender del papel sea posible, con un flujo de trabajo de firma digital.
Porque los documentos de trabajo ya no son algo exclusivo de las oficinas corporativas físicas. Ahora también se utilizan trabajando en casa o en oficinas móviles. Este entorno distribuido necesita garantía legal a pesar de la distancia física. Así, las firmas electrónicas ayudan a los empleados a cumplir con sus responsabilidades inmediatamente y desde cualquier lugar. Después de todo, un proceso no debe quedarse en espera porque un empleado no pueda firmar un documento cuando esté fuera de la oficina porque no tiene impresora.
Un flujo de trabajo para firma digital
DocuWare trabaja con Validated ID para proporcionar la infraestructura necesaria para firmar documentos digitales con firma avanzada y cualificada. Los documentos disponibles para ser firmados se transmiten al proveedor del servicio de firmas con la ayuda de un proceso automatizado. El servicio verifica y confirma la identidad del firmante y devuelve el documento firmado con la firma certificada a DocuWare.
Validated ID ofrece diferentes opciones de autenticación para llevar a cabo las firmas. Para una firma avanzada, la autenticación se realiza en dos pasos a través de una llamada telefónica, SMS o código de acceso, dependiendo del método seleccionado. DocuWare también puede proporcionar firma cualificada con el mismo proveedor. Incluso es posible establecer plazos con recordatorios automáticos para firmar, tener un documento firmado en múltiples localizaciones o programar el envío automático de la copia del documento firmado al firmante.
A través de la integración de firmas electrónicas en flujos de trabajo automatizados, las empresas pueden completar todos los procesos de forma legal y segura, independientemente del dispositivo utilizado. Esto incluye firmar en ordenadores, tablets y smartphones, tanto corporativos como personales.
Cómo funciona la firma electrónica en DocuWare
Cuando un documento (un contrato, por ejemplo) debe ser firmado con DocuWare, hay que guardarlo primero en un archivador. El servicio se pone en marcha con una tarea incluida en un flujo de trabajo. Después de esta tarea inicial, tienen lugar distintos pasos entre la persona que solicita una firma en un flujo de trabajo de DocuWare y la persona que firma el documento. En principio, el proceso de firma con el servicio de firma de DocuWare siempre es el mismo:
- El flujo de trabajo envía información sobre el documento y la firma al servicio de firma.
- El servicio de firma de DocuWare carga el documento desde DocuWare y lo transfiere al proveedor de firma (Validated ID).
- Validated ID informa al firmante por email.
- El firmante abre el enlace con el documento y empieza el proceso de firma.
- Validated ID autentica el documento firmado.
- La firma se une al documento.
- Validated ID informa al servicio de firmas sobre el documento firmado.
- El servicio de firma de DocuWare descarga el documento desde Validated ID y lo archiva en DocuWare.
Un documento puede ser firmado por una sola persona o por varias. El proceso de firma es siempre el mismo para cada firmante, porque una firma electrónica siempre está vinculada la persona que ejecuta la firma.
El tipo de firma elegida (avanzada o cualificada) siempre depende del tipo de documento, de los requerimientos legales, de si tienen que firmar una o más personas y del nivel de seguridad de firma necesario.
Empieza a utilizar firma electrónica
La utilización de firmas electrónicas en DocuWare es muy sencilla de implementar gracias a la solución preconfigurada. Esta solución funciona tanto para el registro con el proveedor de firma, creando una nueva configuración de firma con el formulario web, como para el flujo de trabajo de firma. Las configuraciones básicas para poner en marcha el flujo de trabajo de firma digital están listas para usar.
Este paquete de configuración puede ser importado a cualquier sistema DocuWare a partir de la versión 7.4 en adelante, y personalizado en unos pocos pasos. Los documentos que archivas en DocuWare pueden ser transferidos a un flujo de trabajo de firma tanto directamente cuando se archivan como más tarde, mediante un sello.
Beneficios del fujo de trabajo de firma digital
El flujo de trabajo de firma digital es adecuado para muchos procesos de negocio. Te presentamos algunos escenarios en los que puede ser útil, aunque hay muchos más.
Procesa contratos sin papel
Registra contratos de forma continua y sin retrasos, por ejemplo, contratos de leasing para equipamientos.
Firma de contratos de empleados
Ahora que hay muchos empleados trabajando en remoto, el departamento de Recursos Humanos puede conseguir todos los contratos firmados sin retraso y sin necesidad de que el firmante esté físicamente presente. Esto no solo ahorra costes de papel y envíos, sino que también acorta el proceso enormemente. Si se invierte mucho dinero en reclutar empleados cualificados, la firma del contrato no se debe retrasar solo porque no exista un proceso de firma digital. Las firmas electrónicas también permiten a los nuevos empleados completar su proceso de entrada a la empresa de forma 100% remota.
Recursos Humanos
Para cumplir con la política corporativa, es necesario que los empleados firmen electrónicamente formularios, instrucciones de trabajo, acuerdos de confidencialidad y otros documentos en un flujo continuo y sin retrasos. Si los empleados trabajan en remoto, las firmas electrónicas pueden ayudar a asegurar que todos ellos han firmado sus documentos y acuerdos. Además, en el caso de auditorías y certificaciones, toda la documentación está disponible en el archivo digital de forma legal y se encuentra con un solo clic.
Compra de equipamiento IT
La compra de equipamiento para el nuevo empleado es clave en el proceso de incorporación a una empresa y puede resultar en tiempo perdido e incremento de costes por ineficiencias. Los flujos de trabajo automatizados dan como resultado procesos sin interrupciones y las firmas electrónicas permiten a los empleados firmar el recibo de cualquier equipamiento. Este sistema también sirve para proporcionar dispositivos para trabajar en casa.
Préstamos para clientes
Hay compañías que conceden a sus clientes líneas de crédito. La documentación relativa al crédito y los acuerdos contractuales se envían automáticamente para su revisión por parte del cliente. Las firmas de los clientes se realizan de forma electrónica en cualquier ordenador disponible, tablet o dispositivo móvil.
¿Quieres disfrutar de todas las ventajas de un flujo de trabajo de firma digital en tu empresa? Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores expertos en gestión documental te ayudarán a implementar las herramientas necesarias y el proceso más adecuado para cada tipo de negocio.
