¿Qué es lo primero que haces cuando quieres conocer las empresas homologadas para ofrecer digitalización certificada de facturas? Seguramente, vas a la web de la Agencia Tributaria y buscas el listado. Aquí, en el campo del software de gestión documental, encontrarás un poco de todo. Hay empresas que han homologado alguno de sus productos, otras que se han apoyado en otro partner homologado para proporcionar este servicio y otras que sí son especialistas en gestión documental, que este es su producto principal.

Cómo elegir un software de gestión documental homologado

¿Primer consejo? Que se dediquen a esto

Puede parecer que es de sentido común, pero te puedo asegurar que no lo es tanto. Muchas empresas, a la hora de elegir un proveedor de digitalización certificada de facturas, se apoyan en la opinión de su partner actual o del consultor de su ERP, por ejemplo. Y no digo que esas opiniones, no sean válidas, ni mucho menos. Lo que sucede es que, en ocasiones, esos partners o consultoras, tienen acuerdos específicos con empresas específicas. Es decir, que si venden ese gestor documental homologado (sea bueno o no) se llevan una comisión. Así que, muchas veces, esa opinión puede no ser objetiva.

Por eso, en lo primero en que nos tenemos que fijar, antes de tomar una decisión, es en que el fabricante o software escogido se dediquen en exclusiva a esto, a la gestión documental.

Segundo consejo, ¿en qué se diferencia un gestor de archivos de un gestor documental?

Para encontrar el mejor software de gestión documental, hay que realizar un primer filtro y conocer la diferencia entre gestor de archivos y gestor documental. Es muy habitual haber utilizado estos términos indistintamente, pero hay una clara diferencia. Vamos a intentar explicarla.

La gestión de archivos es una forma automatizada de almacenar, organizar, gestionar y hacer un seguimiento de archivos electrónicos. Algunos ejemplos son empresas como Terabox, iCloud, SharePoint, Box, Drive, etc.

La gestión documental suele ser una solución más compleja y amplia para gestionar todo tipo de documentos. Además, tiene la particularidad de que podemos archivarlos y, sobre todo, buscarlos a través de diferentes metadatos, campos de búsqueda o por contenido (búsqueda full text).

Tercer consejo, ¿el proveedor de ese software ha realizado integraciones con ERPS u otros sistemas?

Incluso la solución más asequible puede resultarte cara a medio plazo, si no es flexible a la hora de hacer integraciones o conexiones con otros sistemas o incluso con tu software de gestión o ERP.

Conclusión

Para ayudarte todavía más con la decisión, aquí tienes algunos criterios que debes valorar antes de elegir:

• Rentabilidad: ¿la solución escogida ofrece un rápido retorno de la inversión?
• Capacidad de almacenamiento: ¿cómo funcionan las políticas de almacenamiento y cuáles son los costes de ampliación?
• Facilidad de uso: ¿cuenta con una interfaz de usuario intuitiva que ayude a utilizarlo más fácilmente, a formar a los usuarios, etc.?
• Asistencia al cliente: ¿tienes claro adónde llamarás cuando necesites soporte?
• Formación: ¿tienes a tu disposición recursos de calidad a los que recurrir en caso de dudas?
• Control de acceso: ¿cómo funciona el control de los permisos de acceso por parte de los usuarios? Si es posible tener autonomía en esta cuestión, mucho mejor.
• Histórico y reconocimiento: ¿es posible hacer un seguimiento de quién, cómo y cuándo se han hecho cambios o se ha accedido a un documento?
• Flujos de trabajo: ¿existen flujos de trabajo avanzados para optimizar la gestión y la organización de documentos?
• Control de versiones: ¿es posible controlar las versiones de los archivos editables?
• Seguridad: ¿qué medidas de protección contra las amenazas de seguridad internas y externas existen?
• Móvil: ¿dispone de una APP móvil o permite acceder e interactuar desde el móvil o cualquier otro dispositivo?
• Integración: ¿es posible su integración de forma intuitiva con los sistemas o softwares actuales?

Todos estos son puntos importantes a considerar a la hora de escoger un software de gestión documental homologado por la AEAT para la digitalización certificada de facturas.

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