A medida que el mundo digital se vuelve una parte importante de los mercados, las personas y las compañías; las exigencias de las instituciones legales han ido aumentando, con el objetivo de poder regularizar todas estas actividades. Debido a ello, usar una digitalización certificada se ha vuelto una parte crucial de muchas compañías actuales; especialmente para aquellas que buscan pasar todos sus procesos a las ventajosas alternativas digitales.
Sin embargo, dado que la digitalización es relativamente nueva y aún no existen todas las leyes y tecnologías para volverla un medio oficial en el mundo legal; usar una digitalización certificada no siempre es admitido. Es por ello que, si estás pensando implementar esta solución en tu empresa, es importante informarse sobre si cubrirá todas tus necesidades y expectativas. Aquí te ofrecemos toda la información básica que vas a necesitar.
Ocasiones en las que usar una digitalización certificada es válido
Lo cierto es que, aunque las situaciones en las que se puede usar una digitalización certificada son limitadas, estas son variadas e indican un gran avance en la aceptación del mundo digital. En la actualidad, es muy común encontrar la digitalización certificada en documentos como el DNI electrónico o una firma digital, los cuales son completamente válidos para usar en trámites de carácter, personas o software empresariales.
Sin embargo, los usos no se detienen ahí. De hecho, gracias al progreso de las leyes y la regularización, también es posible usar una digitalización certificada para procesos legales. Incluso es posible que algunas instituciones pidan estos documentos en una presentación digital.
Si eres persona jurídica o tienes una empresa, podrás usar una digitalización certificada para firmar documentos oficiales con la administración pública. Además, también podrás realizar la presentación y liquidación de impuestos en este formato. Sumado a eso, podrás hacer la presentación de reclamaciones o de recursos de cualquier tipo. Por último, también es posible dotar de validez legal a las facturas que debes presentar en una institución pública.
Cabe destacar que este último uso es bastante importante. Se debe a que se ha expresado la intención de hacer las facturas electrónicas un aspecto obligatorio para todas las empresas, situación en la que también sería necesario usar la digitalización. Es posible que también encuentres que este formato también lo emiten organismos públicos.
¿Un documento digital certificado tiene el mismo valor que uno físico?
Teniendo en cuenta que usar una digitalización certificada es una actividad limitada, esta es una pregunta válida y muy común. Se puede afirmar con total seguridad que usar una digitalización certificada tiene la misma validez que un certificado físico, al menos cuando hablamos del ámbito legal.
Se debe a que ofrece todas las garantías y protecciones, siempre y cuando la estés usando de manera correcta. Para ello, es necesario contar con un software que cumpla con todos los estándares básicos establecidos por la ley, además de estar homologado por diferentes instituciones competentes. Solo de esta manera podrás usar la digitalización sin ningún problema y con mayor comodidad que un documento tradicional.
Beneficios de usar la digitalización para tu empresa
Ahora que ya sabes en qué situaciones puedes usar una digitalización certificada, también queremos hablarte de los beneficios que puedes conseguir al hacer uso de esta herramienta. El principal beneficio que podemos destacar la reducción de espacio que vas a necesitar para almacenar todos tus documentos. Esto es gracias a que el software se encarga de guardar los mismos en la nube o dentro de su propio sistema.
Por último, podemos destacar la automatización que ofrece para tus procesos de contabilidad y gestión de las finanzas de tu empresa. Se debe a que usar una digitalización certificada te permite pasar y analizar datos de manera automática, tales como el IVA, facturas, entre otros. De esta manera, podrás lograr tener un negocio más rentable y con una gestión eficiente.
