La tecnología hoy en día avanza a un ritmo imposible de frenar, y crea herramientas que nos pueden ayudar en cada ámbito de nuestro trabajo. La administración electrónica es un tipo de programa que transforma a la empresa en una oficina sin papeles, convirtiendo todo el proceso de administración en un solo algoritmo digital. En este artículo, te hablamos acerca de las funciones que puede cumplir un programa así, y los beneficios que tiene.
Existen muchos proveedores que debes considerar si quieres contratar una plataforma de administración electrónica. También hemos hecho un apartado con todas las condiciones que debes tener en cuenta antes de proceder con el uso de este tipo de programas. En este sentido, comencemos explicando los beneficios de contar con una plataforma de administración digital.
La administración electrónica: tu mejor aliada para optimizar el trabajo
Al contratar una plataforma de administración electrónica, no solamente se obtiene un programa bastante estructurado que permite facilitar las funciones empresariales. También se obtiene una base de datos, copias de seguridad y todo lo necesario para poder ejecutar los procesos de administración de forma remota y sin necesitar nada de papel.
Esto sirve para ahorrar recursos de almacenamiento, optimizar el tiempo y, por supuesto, mejorar la calidad del trabajo de todo el departamento de administración, junto a todas las actividades de gestión que se realizan a diario en la empresa. Todo esto gracias a una plataforma disponible las 24 horas del día, en cualquier lugar en que se encuentre el personal y con una facilidad de uso que fascina a cualquier trabajador.
Funciones de la administración electrónica
Registro de entrada y salida
La administración de documentos es importante, así como los usos y consultas que se le dan a estos mismos. Por esta razón, las plataformas de administración digital cuentan con un módulo de administración de documentos, que permite llevar un historial de movimientos, así como la entrada y salida de este.
Portafirmas electrónico
Las firmas son importantes, en especial a la hora de aprobar proyectos, solicitar requerimientos o cualquier otra función que necesite la aprobación de alguien. El portafirmas electrónico permite firmar de forma automática documentos que cumplan con ciertas reglas, así como almacenar tantas como se necesiten.
Gestor de expedientes
El gestor de expedientes es una de las funciones más necesarias en el administrador electrónico. Este módulo permite tramitar los expedientes de punta a punta y en todas sus fases. Además, permite crear plantillas personalizadas para no tener que repetir el trabajo ya hecho.
Notificaciones telemáticas
Las notificaciones telemáticas son otra forma de garantizar el registro de todos los documentos. Permite la gestión electrónica de estos y determina la hora de envío y entrega, conforme a las normativas actuales. Además, se pueden segmentar los usuarios para enviar varios tipos de notificación a través de correo electrónico y SMS.
Órganos colegiados
El módulo de órganos colegiados permite facilitar la tramitación de documentos en los órganos colegiados y decretos de alcaldía. Todo el proceso puede hacerse online, sin tener que moverse. Además, dispone de funciones especiales que permiten gestionar y notificar de forma apropiada la tramitación.
Gestión documental
Gestión documental es el conjunto de estrategias que usa una empresa para digitalizar todos sus documentos. Una plataforma de administración digital es capaz de eliminar los requerimientos de almacenamiento físico para todos los documentos. Todo esto, de acuerdo con las legislaciones vigentes y en función de la protección de datos de todos los usuarios.
Sede electrónica
Algunos usuarios van a querer hacer un trámite a las 3 de la mañana. La sede electrónica es una función que permite cumplir con esta demanda. Esta es una de las funciones especialmente desarrolladas para los organismos públicos que gestionan, tramitan y emiten todo tipo de documentos diariamente.
Consideraciones antes de contratar una plataforma de administración electrónica
Aunque todas las funciones han sido descritas para ser usadas por un organismo que gestione miles de documentos al día, no todo termina ahí. Hay algunas características que, mejor contratarlas antes de que hagan falta. Primero que todo, contar con una plataforma personalizable y un diseño responsivo y accesible.
Luego, necesitas que la plataforma y todos sus programas cumplan con la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público y Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de derechos digitales.
Por supuesto, toda esta inversión se realiza para recortar un poco los gastos y potenciar la productividad, por lo que tu plataforma de administración electrónica no debe sugerir comprar hardware adicional. Por último, lo más recomendable es contar con herramientas analíticas que permitan evaluar ciertos parámetros y, por supuesto, que nunca falte la accesibilidad.
