La IA ha conseguido transformar todos los ámbitos de la vida, haciéndose presente en empresas de cualquier tamaño y sector económico. Una de sus grandes virtudes es la capacidad para transformar por completo los métodos de digitalización de documentos gracias a la aplicación de algoritmos avanzados para el procesamiento de imágenes y al aprendizaje automático.
De este modo, la IA es capaz de analizar y entender el contenido de los documentos de forma similar al raciocinio humano, comprendiendo de manera rigurosa texto, imágenes, tablas e incluso las propias estructuras. Todo ello de forma automatizada y precisa. El papel de la IA en la digitalización es fundamental en los tiempos que corren para ganar eficiencia, rentabilidad, seguridad, productividad y transparencia en la gestión.
El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR)
El OCR es una tecnología clave en la digitalización documental. Si se emplean los algoritmos de IA, el OCR puede convertir las imágenes o documentos escaneados en texto digital editable para los usuarios. Así pues, la IA en la digitalización será fundamental a la hora de comprender cualquier archivo de texto.
Y es que en cualquier empresa, la automatización se inicia con una plataforma integral, capaz de adquirir, procesar, validar y entregar los datos adecuados para los procesos más importantes. Por si fuese poco, el OCR garantiza el reconocimiento de diferentes idiomas y fuentes, siendo una herramienta útil basada en IA de referencia para empresas que acometen operaciones globales a gran escala.
Beneficios de la IA en la digitalización de documentos
Sin lugar a dudas, la IA implica grandes beneficios a la hora de digitalizar toda clase de documentos.
Eficiencia mejorada
La IA y el OCR consiguen acelerar el proceso de digitalización, eliminando las tareas manuales más intensas y repetitivas. De este modo, las empresas podrán procesar grandes volúmenes de documentos en menos tiempo, liberando todo clase de recursos humanos para tareas más estratégicas.
Elevada precisión
Por medio de la IA, es posible identificar y corregir errores de OCR, mejorando en todo momento la precisión en la conversión de documentos. Es importante en industrias donde la exactitud de los datos es fundamental para garantizar la privacidad y donde la tasa de error debe ser prácticamente inexistente, como en atención médica y servicios legales.
Acceso inmediato a la información
La digitalización de documentos con IA y OCR permite un acceso sencillo y ágil a cualquier tipo de información, pudiéndose buscar los documentos y recuperarlos en cuestión de segundos. Así se lograría, no solo mejorar la productividad, sino también la toma de decisiones.
Elevada seguridad y cumplimiento normativo
Destaca que la digitalización de documentos por IA ayuda a garantizar la seguridad y un mejor control de acceso a los documentos sensibles, evitando su manipulación externa. Así pues, se podrán identificar y clasificar automáticamente, y de manera más eficiente, los archivos confidenciales.
Reconocimiento de datos
Es muy importante revisar y corregir, siempre y cuando fuese necesario, toda la información registrada durante el proceso de digitalización. De este modo, se deberán publicar los documentos y la IA aprenderá automáticamente, identificando los datos correctos para futuras digitalizaciones de facturas u otros archivos.
Aplicaciones prácticas de la IA en la digitalización de documentos
La IA al servicio de la digitalización documental se aprecia en infinidad de usos. Es por ejemplo el caso de la facturación electrónica, pudiendo las empresas (independientemente de su envergadura), extraer datos de facturación concretos y documentos financieros, con los cuales se agilizaría el proceso de contabilidad.
De igual modo, merecen especial mención la gestión de contratos, que ayuda a identificar cláusulas importantes en contratos y a acelerar la revisión y gestión de contratos empresariales. Con respecto a la digitalización de registros médicos, el sector sanitario se verá muy beneficiado con la aplicación de la IA y el OCR, implementando importantes y eficientes soluciones en los servicios de atención al paciente, así como simplificando la gestión de historiales médicos.
Son numerosos los beneficios que están aportando la IA y el OCR a la digitalización documental, en términos especialmente de eficiencia, precisión y acceso a la información. Aquellas empresas basadas en estas tecnologías podrán enfrentar mejor los desafíos en la era digital y aprovechar al máximo todo el potencial de sus datos.
Sin duda, la digitalización de documentos con IA y OCR es una tendencia que supone para el mundo empresarial actual una necesidad para seguir siendo competitivos y brindar a los usuarios una máxima experiencia en materia de gestión, pero siempre con la máxima precisión y rapidez en el servicio.
En este sentido, GDX Group brinda a sus clientes una experiencia 100% personalizada y ajustada a sus intereses. El objetivo es implementar cualquier cambio en la organización, teniendo en cuenta las necesidades y problemas de los clientes e identificando las dinámicas empresariales. De igual modo, hay que estar atentos a los cambios de tendencia en el terreno de la IA.
