Descripción del reto
Vayoil Textil, empresa líder en la fabricación y distribución de textiles para el sector hotelero y sanitario, gestiona un alto volumen de operaciones de compras que incluyen pedidos, albaranes y facturas de proveedores. La diversidad de tipos documentales y la necesidad de garantizar una trazabilidad completa suponían un desafío significativo para su eficiencia operativa.
El proceso manual de gestión de documentos no solo generaba retrasos en la validación y contabilización, sino que también dificultaba el acceso rápido y organizado a la información necesaria para la toma de decisiones. Además, la falta de integración con su ERP, Microsoft Navision, complicaba la sincronización de datos y aumentaba el riesgo de errores. Ante estos retos, Vayoil buscaba una solución integral para digitalizar y automatizar su expediente de compras.
Solución proporcionada
GDX Group implementó una solución tecnológica basada en DocuWare para la digitalización del expediente de compras, con una integración fluida con Microsoft Navision para garantizar un flujo continuo de información y una gestión optimizada.
Componentes clave de la solución:
- Digitalización de Tipos Documentales:
DocuWare digitaliza automáticamente los pedidos, albaranes y facturas, organizándolos en un expediente de compras electrónico. Esto garantiza un acceso centralizado y trazable a todos los documentos relacionados con cada operación.
- Automatización de Flujos de Trabajo:
Los flujos configurados en DocuWare permiten validar, procesar y archivar los documentos de manera automática, eliminando tareas manuales y asegurando que todos los pasos se realicen según las políticas de la empresa.
- Integración con Microsoft Navision:
La solución está completamente conectada con el ERP de Vayoil, lo que permite transferir automáticamente los datos clave de los documentos digitalizados, como cantidades, precios y referencias de pedidos, al sistema contable y de compras.
- Gestión Inteligente de Excepciones:
Configuración de reglas de validación que detectan discrepancias entre documentos, como diferencias entre albaranes y facturas, para una gestión eficiente de excepciones y resolución rápida de incidencias.
La solución fue implementada junto con un programa de formación para el equipo administrativo, asegurando una transición fluida hacia los nuevos procesos digitales.
Resultados y ventajas obtenidas
La implementación de DocuWare y su integración con Microsoft Navision han transformado la gestión de compras en Vayoil. Los expedientes de compras ahora son totalmente digitales, lo que ha eliminado la necesidad de archivar y buscar manualmente documentos físicos. Esta digitalización no solo ha mejorado el acceso a la información, sino que también ha optimizado los tiempos de procesamiento, permitiendo que las facturas y albaranes sean validados y contabilizados en tiempo récord.
La integración con Microsoft Navision ha sido clave para agilizar los procesos contables, reduciendo errores de introducción manual y asegurando que los datos estén actualizados en tiempo real. Los equipos de compras y contabilidad ahora pueden trabajar de manera más coordinada, lo que mejora la eficiencia operativa y fortalece el control interno.
Además, la trazabilidad completa proporcionada por DocuWare permite que Vayoil cumpla con los requisitos normativos y esté mejor preparada para auditorías, gracias a la facilidad de acceder a expedientes completos con un solo clic. Esta transformación ha permitido a Vayoil liberar recursos administrativos y concentrarse en actividades estratégicas que aportan un mayor valor a la organización.
Conclusión
La solución implementada por GDX Group ha permitido a Vayoil Textil modernizar su gestión de compras, transformando procesos manuales en flujos digitales eficientes y conectados con su ERP Microsoft Navision. Este caso de éxito destaca cómo la digitalización y la integración tecnológica pueden optimizar la operativa de una empresa, mejorando la trazabilidad, reduciendo los tiempos de procesamiento y fortaleciendo la gestión interna.
Experiencia del Cliente
“La digitalización de los expedientes de compras y su integración con nuestro ERP ha cambiado radicalmente nuestra forma de trabajar. Ahora tenemos un control completo y una agilidad que antes era impensable. Gracias a GDX Group, hemos dado un salto hacia la eficiencia y la modernidad.”
Equipo de Compras de Vayoil Textil
