Descripción del reto
El Grupo Lantero, una multinacional española con más de 70 años de experiencia en el desarrollo de soluciones integrales de packaging y artes gráficas y presencia en más de 10 países y 3.000 empleados. Su actividad se centra en la fabricación de envases y embalajes para diversos sectores, incluyendo alimentación, farmacéutico, cosmético e industrial.
La estructura del grupo se compone de cuatro divisiones principales. Coexpan, está especializada en la producción de envases de plástico rígido. Emsur, dedicada a la fabricación de envases flexibles. Leca Graphics, se enfoca en la producción de estuches de cartón plegable. Estellaprint, opera en el sector de las artes gráfica y por último Laninver SHC, S.L. actúa como sociedad holding dentro del grupo.
Este grupo gestiona un alto volumen de operaciones administrativas a través de las empresas comentada. Con más de 66.000 facturas de proveedores procesadas anualmente, la gestión manual de documentos representaba un desafío significativo. Las empresas del grupo se enfrentaban a problemas de eficiencia, trazabilidad y cumplimiento normativo, especialmente en los países de Latinoamérica donde la facturación electrónica es obligatoria.
Además, la falta de integración entre los flujos documentales y el ERP SAP complicaba la contabilización y el control financiero, generando cuellos de botella en los ciclos de pago y una carga administrativa excesiva.
Solución proporcionada
GDX Group implementó una solución integral para digitalizar y automatizar la gestión de facturas del Grupo Lantero, utilizando el gestor documental DocuWare integrado con SAP a través de un avanzado Monitor SAP.
La solución comenzó con la configuración de DocuWare como un repositorio único para todas las facturas de proveedores, permitiendo su digitalización certificada y cumplimiento normativo, especialmente para países con requisitos de facturación electrónica, como los de Latinoamérica. Cada factura es capturada automáticamente desde buzones de correo electrónico o plataformas de recepción específicas, y sus datos clave son extraídos mediante Intelligent Indexing.
El Monitor SAP desarrollado por GDX Group es el núcleo de la integración. Este componente permite que las facturas digitalizadas en DocuWare se sincronicen en tiempo real con SAP, automatizando procesos críticos como la generación de prefacturas, la contabilización de documentos y la asignación automática de cuentas contables según reglas predefinidas. Además, proporciona trazabilidad total de cada documento, con la capacidad de navegar directamente desde SAP a los archivos originales almacenados en DocuWare.
La implementación también incluyó flujos de validación automatizados, garantizando que las facturas pasaran por los niveles de aprobación necesarios antes de su contabilización final en SAP. Para los países de Latinoamérica, la solución aseguró el cumplimiento con los estándares de facturación electrónica, permitiendo un registro y almacenamiento de documentos que cumplen con las normativas locales.
Resultados y ventajas obtenidas
La transformación digital liderada por GDX Group ha generado resultados notables para el Grupo Lantero. La automatización de la gestión de facturas ha reducido los tiempos de procesamiento de semanas a días, acelerando significativamente los ciclos de pago y mejorando las relaciones con los proveedores.
La integración con SAP a través del Monitor SAP ha eliminado la necesidad de introducir manualmente datos, reduciendo errores y asegurando la precisión en cada paso del proceso financiero. Además, los equipos administrativos ahora disfrutan de una trazabilidad total y acceso centralizado a la información desde cualquier lugar, lo que ha mejorado la colaboración interna y la capacidad de respuesta ante auditorías.
En los países de Latinoamérica, la solución ha garantizado el cumplimiento de las normativas de facturación electrónica, eliminando riesgos legales y administrativos. Este enfoque ha permitido al Grupo Lantero unificar y estandarizar sus operaciones a nivel global, adaptándose a las especificidades locales de cada país.
Conclusión
El proyecto de transformación digital desarrollado por GDX Group ha permitido al Grupo Lantero modernizar su gestión administrativa y financiera, integrando DocuWare y SAP para una automatización completa de los procesos de facturación. Este caso de éxito es un ejemplo claro de cómo la tecnología puede mejorar la eficiencia operativa, asegurar el cumplimiento normativo y fortalecer el control financiero de una empresa con presencia internacional.
Experiencia del Cliente
“La integración de DocuWare con SAP ha transformado completamente nuestra forma de gestionar las facturas de proveedores en todas nuestras empresas. La automatización ha reducido los tiempos y errores, y el cumplimiento con las normativas de facturación electrónica en Latinoamérica nos da tranquilidad operativa. GDX Group ha sido un socio clave en este proceso.”
— Equipo Financiero del Grupo Lantero
