La gestión documental sigue evolucionando a gran velocidad y cada actualización supone un paso más hacia procesos más ágiles, conectados y eficientes.

La llegada de la versión 7.13 entre las novedades de Docuware marca un punto de inflexión para las organizaciones que buscan optimizar sus flujos de trabajo, reducir tareas manuales y mejorar el control de la información en entornos digitales cada vez más exigentes.

Esta nueva versión incorpora mejoras clave que impactan directamente en la productividad diaria y en la gestión documental Docuware

Desde una experiencia de diseño de procesos mucho más intuitiva hasta avances relevantes en el tratamiento automático de facturas electrónicas, la actualización responde a necesidades reales de empresas que trabajan con grandes volúmenes documentales y buscan mayor seguridad, trazabilidad y flexibilidad operativa.

Un nuevo enfoque para diseñar flujos de trabajo

Uno de los cambios más relevantes de esta versión es la incorporación de un Workflow Designer completamente basado en web, que elimina la dependencia de aplicaciones de escritorio.

Esta evolución permite crear, modificar y gestionar procesos directamente desde el navegador, lo que facilita el acceso desde cualquier ubicación y dispositivo.

La experiencia de usuario se ha optimizado para ofrecer una navegación más clara, con una interfaz moderna y coherente que reduce el tiempo necesario para configurar automatizaciones complejas en la gestión documental de Docuware.

El nuevo entorno permite trabajar de forma más fluida gracias a funciones como el guardado automático, que evita la pérdida de cambios, o la posibilidad de duplicar y reorganizar acciones de manera rápida.

También se ha mejorado la gestión de errores, facilitando deshacer o restaurar pasos sin necesidad de rehacer todo el flujo. Todo ello contribuye a un diseño de procesos más eficiente y a una reducción significativa del tiempo de implantación.

Avances en el tratamiento de facturas electrónicas

La automatización de facturas continúa siendo una prioridad para muchas organizaciones, especialmente en un contexto normativo cada vez más exigente. La versión 7.13 amplía la capacidad de identificación automática de formatos electrónicos, permitiendo reconocer documentos que no siguen el estándar UBL.

Esto incluye, entre otros, formatos utilizados en distintos países europeos, lo que simplifica enormemente la gestión cuando las facturas llegan desde múltiples proveedores y canales.

Gracias a esta mejora, los documentos pueden clasificarse y procesarse sin intervención manual, lo que reduce errores, acelera los tiempos de validación y mejora la trazabilidad.

Este avance resulta especialmente útil en entornos donde las facturas se reciben a través de buzones compartidos o sistemas centralizados de recepción documental.

Formularios más flexibles y adaptados al flujo de trabajo

Otra de las novedades Docuware destacadas es la posibilidad de rellenar formularios de forma anticipada mediante parámetros URL. Esta funcionalidad abre la puerta a nuevos escenarios de uso, como la preparación previa de formularios antes de su envío o la colaboración entre distintos usuarios en un mismo proceso.

Los formularios Docuware permiten aprovechar la información ya existente en los índices documentales para completar campos automáticamente, reduciendo errores y acelerando los tiempos de tramitación.

Este enfoque aporta una mayor coherencia a los procesos internos y mejora la experiencia del usuario, que puede trabajar con formularios Docuware más inteligentes y adaptados a cada contexto operativo.

Más seguridad y control en el acceso

La versión 7.13 incorpora un refuerzo importante en materia de seguridad mediante la verificación en dos pasos para el inicio de sesión. Esta medida añade una capa adicional de protección frente a accesos no autorizados y responde a las crecientes exigencias en materia de ciberseguridad.

La autenticación reforzada se convierte así en un elemento clave para garantizar la integridad de la información y el cumplimiento de las políticas internas de seguridad.

En el caso de las instalaciones locales, se introduce una nueva API orientada al análisis de flujos de trabajo. Esta funcionalidad permite obtener métricas detalladas, evaluar rendimientos y detectar cuellos de botella en los procesos, facilitando una toma de decisiones basada en datos reales. Se trata de una mejora especialmente relevante para organizaciones que necesitan un control exhaustivo de sus operaciones documentales.

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