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¿Tienes un archivo eficiente o solo un montón de información?

Cómo hacer que la información se convierta en datos útiles

Probablemente, la información que posee una organización sea uno de sus mayores activos, ya se trate de datos personales de clientes o de facturas y albaranes. A estas alturas, el valor de los datos es incuestionable. Sin embargo, a medida que las compañías acumulan cada vez más datos, corren un mayor riesgo de que esta información no sea útil. A veces, incluso lo que empieza siendo un archivo organizado, termina convirtiéndose en un montón de datos sin sentido. Precisamente, la sistematización del archivo es la clave de su éxito: si los datos están organizados y correctamente almacenados, son útiles y eficaces. Cuando no lo están, es difícil encontrarlos y, por tanto, utilizarlos.

¿Cómo podemos saber si nuestro archivo es eficiente y estamos aprovechando al máximo la información que tenemos almacenada? Comprueba si se dan alguna o algunas de estas circunstancias:

No hay metadatos

Los metadatos son la información que describe los datos (o los diferentes documentos). Si se usan de manera apropiada, actúan como un sistema de etiquetas que permite a los usuarios buscar diferentes tipos de datos y a partir de los diferentes campos predefinidos. Por ejemplo, pueden servir para determinar el momento de creación del archivo, o para añadirle contexto, pudiendo incluso utilizar varios metadatos al mismo tiempo. Si no se utilizan este tipo de etiquetas, los usuarios del archivo pueden saber que la información que buscan se encuentra en él, pero les resulta muy difícil encontrarla.

Contiene datos irrelevantes

Después de tanto escuchar que los datos son el nuevo petróleo, es fácil querer acumular toda la información que caiga en nuestras manos, simplemente “por si acaso”. Sin embargo, si no se establecen parámetros claros sobre qué datos se quieren recopilar y con qué finalidad, el archivo acabará convirtiéndose en un cajón de sastre con información que tal vez no llegue a necesitarse nunca.

En este sentido, es posible que cada departamento tenga una opinión sobre qué tipo de datos son más útiles. Por ello, si tener un archivo eficiente es una prioridad, todos los miembros de la organización deben compartir los mismos criterios sobre cuándo, por qué y cómo recopilar datos.

No existe control de datos

Las políticas de control de datos definen cómo tratar estos datos, quién debe manejarlos, dónde se almacenan, cuánto tiempo se retienen, etc. Sin unas reglas que definan cómo deben gestionarse los datos, la eficiencia del archivo se ve comprometida. Además, estas políticas deben estar alineadas con la normativa en protección de datos.

En definitiva, el objetivo de estas medidas es regular el ciclo de vida completo de la información para garantizar la calidad de los datos. Además, es fundamental adoptarlas desde el momento en que empiezan a recopilarse los datos.

No se han automatizado procesos

La automatización se está convirtiendo en un instrumento fundamental para mantener un archivo organizado y eficiente. Por ejemplo, permite estandarizar el uso de los datos en diferentes plataformas y procesar todos los datos en bruto de la misma manera. No obstante, la introducción de la automatización no exime a la empresa de implantar políticas para usar los datos correctamente. Es necesario establecer primero la normativa interna de gestión de los datos y, después, analizar cómo la automatización puede ayudar a alcanzar los objetivos fijados.

No disponer de una estrategia de mantenimiento de los datos

Como el archivo es un elemento que se utiliza constantemente, es fácil que, con el uso, acabe convertido en un caos. Por ello, es fundamental establecer políticas de mantenimiento de los archivos. Si los datos almacenados son erróneos, no están actualizados o están duplicados, los usuarios pueden llegar a conclusiones erróneas, con consecuencias desconocidas. Además, hay que tener en cuenta que pueden pasar meses, o incluso años antes de que alguien se dé cuenta de que los datos no son tan exactos como parecían.

El mantenimiento de los datos es también necesario para cumplir con los principios de protección de datos establecidos por la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales, entre los que se encuentra el de exactitud de los datos.

Ahora bien, ¿cómo podemos conseguir un archivo más eficiente?

En primer lugar, es necesario definir qué datos queremos almacenar y para qué van a utilizarse, además de establecer las políticas de control de los datos. Para ello, puede ser necesario consultar con un especialista en protección de datos, para asegurarse de que las medidas que se quieren establecer cumplen con la normativa vigente.

A continuación, hay que valorar la posibilidad de implantar una solución tecnológica que ayude a mantener el archivo organizado para que sea eficaz. En este sentido, resulta muy útil la utilización de un gestor documental. Estos sistemas registran automáticamente los metadatos, indexan los documentos y permiten crear categorías de búsqueda personalizada. Además, también cuentan con control de acceso a los documentos, pudiendo establecer diferentes permisos para cada usuario, entre otras funcionalidades que ayudan a crear un archivo eficiente.

Si quieres saber cómo mejorar los sistemas de archivo de tu empresa, haciéndolos más eficientes, ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores especialistas en gestión documental y en protección de datos analizarán vuestro caso para ofrecerte una solución personalizada.

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