Automatización de procesos para potenciar la creatividad

Gracias a la automatización de procesos se dispone de más tiempo para tareas de valor

La automatización consiste en aplicar soluciones tecnológicas que permitan que tareas que habitualmente requieren la participación de un individuo se realicen solas, sin intervención humana. Sin embargo, no debemos entender la automatización como la sustitución sin más de las personas por programas informáticos o robots. Se trata de aplicar la tecnología para mejorar tareas rutinarias, para que los trabajadores puedan centrarse en resolver problemas que la tecnología no es capaz de solucionar.

Automatización en el Departamento Financiero

Por ejemplo, uno de los departamentos en los que se llevan a cabo más tareas manuales, susceptibles de automatizarse, es el departamento financiero: introducción de datos en sistemas informáticos, cotejado de facturas y albaranes, aprobación de documentos de pago… Son procesos que exigen la dedicación de gran cantidad de recursos, tanto materiales como de personal, por lo que gestionarlos de manera más eficiente puede ser una interesante ventaja competitiva a la hora de diferenciarse de otras compañías.

Tradicionalmente, se ha buscado optimizar el trabajo en estos departamentos subcontratando funciones. Pero este tipo de soluciones, aunque pueden contribuir a reducir costes, no resuelven otras cuestiones que la automatización sí puede solucionar, como las ineficiencias y los errores.

Beneficios de la automatización

En este sentido, la automatización de procesos financieros puede aportar beneficios claros como:

• El tiempo de introducir datos se reduce en un 95%, al capturarlos con Intelligent Indexing
• Las facturas se clasifican automáticamente y se dirigen al destinatario adecuado mediante los flujos de trabajo
• Se reduce el tiempo de aprobación entre un 20% y un 50%, al poder acceder desde cualquier dispositivo y en cualquier momento
• Las facturas se archivan en un repositorio único, seguro y centralizado
• El tiempo de preparación de auditorías se reduce drásticamente, de semanas a un solo día

Además de estos beneficios, al liberar de tareas manuales a los trabajadores, la automatización de tareas rutinarias permite redefinir el trabajo que desempeñan, que puede llegar a ser más estratégico y crear más valor. Por ejemplo, en lugar de perder tiempo en introducir manualmente informes de gastos, se pueden centrar en analizar las tendencias de los gastos, lo que puede dar lugar a un cambio en la política de la empresa. En lugar de procesar facturas manualmente, pueden dedicarse a investigar nuevas maneras de mejorar el servicio al cliente. En lugar de crear manualmente informes de gastos y beneficios, pueden utilizar sus conocimientos para liderar nuevos proyectos estratégicos.

Mejorar la función financiera es solo el principio. La automatización de flujos de trabajo en este departamento repercutirá también en la agilización de los procesos del resto de departamentos que trabajan en relación con Financiero: Recursos Humanos, Compras, Ventas, Marketing…

Vencer la resistencia al cambio

Aunque simplemente hacer más eficientes los procesos manuales mediante su automatización no transformará realmente la organización, sí puede ser un primer paso para la digitalización de la empresa. Mejorar esta área permitirá a los trabajadores utilizar su talento para hacer avanzar la compañía y mostrará el retorno positivo de la automatización de tareas, ayudando a vencer resistencias.

En cuanto a las resistencias al cambio, lo cierto es que las personas se sienten cómodas realizando sus tareas de la misma forma en que las han hecho siempre. Los empleados del departamento financiero tienen sus documentos Excel configurados a su manera y mientras, más o menos, funcionen, no se plantean cambiarlos. Esto sucede tanto entre los trabajadores como entre los directivos, ya que hacer cambios a nivel tecnológico siempre conlleva un riesgo. Por ello, es importante fijarse unos objetivos y evaluarlos, para poder verificar el éxito del proceso de automatización y, en su caso, plantearse extenderlo a otros departamentos.

Si estás interesado en descubrir los beneficios que la automatización de procesos puede aportar a tu empresa, ponte en contacto con nosotros. Uno de nuestros consultores especializados analizará vuestros procesos para poder proponerte la solución más adecuada y acompañarte en todo el proceso.

Imagen: https://info.docuware.com/the-human-value-of-automation