AUTOMATIZACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS

GDX Group te acerca a la revolucionaria tecnología iBPMS que te permitirá automatizar tus operaciones e incrementar tu productividad.

 

El iBPMS es una nueva categoría de software empresarial que te permite modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas automatizando procesos de cualquier naturaleza, ya sea dentro de un departamento o permeando la entidad en su conjunto.

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ANÁLISIS Y DEFINICIÓN

Modelo tradicional

El modelo tradicional de gestión empresarial se basa en una organización funcional donde la compañía se divide en departamentos, cada uno de los cuales tiene asignado unos objetivos. Si bien estos objetivos contribuyen al objetivo general de la empresa, en ocasiones entran en conflicto.

Modelo BPM

La gestión por procesos, también conocida como BPM (Business Process Management), se basa en una organización por procesos, definidos para alcanzar los objetivos finales de la empresa. Este tipo de gestión se centra en las actividades de la empresa y busca optimizarlas para sacar el máximo rendimiento.

Excelencia

Aplicar dicho sistema de gestión frente a la gestión funcional, supone una mejora importante en todos los ámbitos de la organización y por eso es la metodología recomendada tanto por la norma de calidad ISO 9000 como por el modelo de excelencia europeo EFQM.

Te ayudamos a implantar la metodología BPM siguiendo los siguientes pasos:

Descripción

Nadie mejor que tú para mostrarnos como se están haciendo las cosas. En esta etapa determinaremos la forma de trabajar actual y la situación a la que deseamos llegar.

Implantación

No nos gustan los cambios porque sentimos que perdemos el control que nos brindaba la experiencia, así que nuestro trabajo en esta etapa será garantizar el éxito de la transición.

Optimizar la colaboración

Con un gestor documental es posible trabajar con documentos compartidos, accesibles por tantos usuarios como sea necesario, y sin peligro de que se confundan diferentes versiones, ya que siempre se trabaja con la última. Por lo cual, es posible conservar la trazabilidad los documentos.

Seguimiento

¿Han funcionado las mejoras realizadas? En esta fase analizaremos las métricas que habíamos establecido para medir la consecución de los objetivos. Es hora de hacer una valoración de los resultados.

Mejora

Siempre hay capacidad de mejora. El análisis nos permitirá identificar áreas donde continuar trabajando en búsqueda de la excelencia. El retorno de la inversión determinará la priorización de las alternativas.

Automatización

Informatizamos los procesos de tu empresa.

 

La gestión por procesos se apoya en la tecnología de la información para automatizar tareas y dar agilidad a los cambios requeridos por la empresa, mediante los sistemas informáticos denominados Business Process Management Software (BPMS).

 

La automatización de los procesos supone un impacto directo en tres aspectos clave:

Más eficiencia

Aumenta la eficiencia reduciendo el número de tareas a desempeñar manualmente, con el objetivo de obtener mejores resultados con los recursos disponibles.

 

Más rápido con menos errores

  • Envío de notificaciones automáticas.
  • Generación de documentos automáticos.
  • Información actualizada adjunta a tareas.

 

Mayor organización y coordinación

  • Organización de usuarios según perfiles.
  • Balanceo de carga de trabajo.
  • Creación ilimitada de familias de datos.

 

Ayuda a la concentración

  • Información centralizada en la bandeja de entrada.
  • Información externa adjunta a tareas.
  • Personalización de la información.

Más control

Aumenta el control de los procesos y de las actividades, permitiendo la definición de indicadores clave (KPIs) que ayudan a medir el rendimiento de la organización.

 

Estado de los procesos

  • Monitorización en tiempo real.
  • Definición de alertas.
  • Puntos de control para evaluación (KPIs).

 

Gestión de la información

  • Gestión documental.
  • Gestión de contenidos.
  • Gestión de políticas de la organización.

 

Rendimiento de los recursos

  • Registro de ejecuciones y tiempos.
  • Registro de errores.
  • Informes de productividad.

Mejora continua

Contribuye a la mejora continua facilitando la identificación de puntos críticos y la búsqueda de áreas de mejora para que tu organización no deje de crecer.

 

Identificación puntos críticos

  • Estimación de costes y puntos críticos.
  • Alertas sobre errores en la ejecución.
  • Elaboración de informes para el análisis.

 

Planificación en base a histórico

  • Registros cuantitativos y cualitativos.
  • Visualización de comentarios explicativos.
  • Estadísticas sobre bases de datos.

 

Facilidad de rediseño

  • Reutilización de fuentes de datos.
  • Rediseño de procesos simple y en consecuencia, rápido.
  • Actualización de datos centralizada.

Soporte

Asesoramos a tu empresa en cualquiera de las fases de implantación que se encuentre.

 

Todos nos hemos sentido en algún momento necesitados de ese empujón que nos ayuda a dar un paso adelante. Por eso ponemos a tu disposición nuestra experiencia, entusiasmo y dedicación para que consigas los objetivos que te has propuesto.

Nuevos retos

Compartir nuestras inquietudes con otras personas nos permite ampliar nuestro prisma y encontrar nuevas
formas de enfrentarlas. Dentro de una organización las normas y formas de funcionar de la misma condicionan la búsqueda de soluciones. Por este motivo un punto de vista ajeno y no influenciado por esta rutina, puede suponer ese impulso necesario para afrontar los nuevos retos.

Desde GDX Group queremos ser ese impulso y para ello, ponemos a tu disposición nuestra experiencia y metodología con el único objetivo de ayudarte a alcanzar los retos que quieras marcarte.

Formación

Una de las ventajas del BPMS AuraPortal es que no requiere programación. Por ello, cualquier persona no técnica con la formación adecuada puede diseñar los procesos que su empresa necesite para empezar a utilizarlos inmediatamente. Con objeto de facilitar la capacidad de autogestión que permite AuraPortal, desde GDX Group ofrecemos la formación necesaria para que puedas ser autónomo en el menor tiempo posible.

 

Conscientes de que aprender cosas nuevas supone un gran esfuerzo en la rutina de trabajo habitual, ofrecemos soluciones de formación personalizadas y ajustadas a las necesidades del cliente.

Mejora continua

Alcanzar los mejores resultados no es labor de un día, es un proceso progresivo en el que no puede haber retrocesos. Han de cumplirse los objetivos de la organización, y prepararse para los nuevos retos. La mejora continua de los procesos es un aspecto clave en la búsqueda de la excelencia operativa.

 

En GDX Group nos apoyamos en la metodología PDCA (Plan-Do-Check-Act) para guiarte en la implantación de un sistema de mejora continua. Te ayudamos a evaluar los resultados y a redefinir los procesos para que nunca dejes de mejorar.

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