Existen muchas dudas al respecto de cuáles son los campos que debe contener obligatoriamente una factura y más todavía cuando pensamos en factura electrónica. Estas dudas nos las encontramos en muchos de los proyectos que semanalmente implementamos. De hecho, muchas veces pensamos que una factura electrónica es simplemente una factura en formato pdf, pues se trata de un formato electrónico, pero no es solo esto. Efectivamente, una factura electrónica es una factura en formato digital, pero legalmente es otra historia. Delante de la Agencia Tributaria la factura tiene que cumplir determinados requisitos y contar con unos campos obligatorios. En este post vamos a explicar cuáles son estos campos obligatorios.
¿Cuáles son los campos obligatorios de una factura electrónica?
Vamos a ponernos serios, pues lo último que queremos es generar nuestra factura electrónica de manera errónea. Pero antes, recuerda que nada de esto tiene sentido, ni tiene ningún valor, si no tienes la aceptación del emisor y receptor. Ambos deben estar de acuerdo en emitir y recibir facturas en formato electrónico.
Los campos obligatorios los recoge el artículo 6 del RD 1496/2003, pero podemos consultarlos directamente en la página oficial de la AEAT. Para que sea más sencillo, te vamos a hacer un resumen separando el grano de la paja.
Así pues, estos son los conceptos que tienes que incluir en una factura electrónica.
Cabecera
En la cabecera tienen que aparecer todos los datos tanto del emisor como del receptor: razón social, NIF y domicilio de ambos.
Posteriormente, los datos de la factura: número de factura y fecha de expedición o generación de factura, bien visibles.
Respecto al número de factura, este deberá ser correlativo en todas las facturas generadas en la empresa (por ejemplo, si la primera factura de este año tiene el número 2020/01, la siguiente deberá ser correlativa, es decir, llevar la numeración 2020/02, y así para el resto de facturas emitidas).
Cuerpo
Una vez tenemos estos datos en la cabecera, deberemos incluir también el cuerpo de la factura con los conceptos facturados y las cantidades totales de la misma.
En el cuerpo de la factura debe aparecer la descripción de las operaciones. Aquí incluiremos la descripción de las operaciones realizadas, los datos del servicio o producto ofrecido y entregado, junto con las respectivas referencias de los mismos, el número de unidades servidas y el subtotal por producto o servicio facturado.
Parte final
Por último, en la parte final de la factura deben aparecer también otros conceptos. Aquí incluiremos los valores de la factura, la fecha de entrega (si es diferente a la fecha de expedición) y la base imponible.
La base imposible debe incluir, además, el tipo impositivo que se está aplicando, la cuota tributaria y el total de la factura, realizando la suma de todos los conceptos.
Emisión de la factura electrónica
Como ves, no se trata únicamente emitir la factura en formato digital o de imprimirla en PDF, sino que hay que ser cuidadoso y respetar los conceptos que debe incluir una factura en formato electrónico. Además, como hemos comentado, debes tener la confirmación tanto del emisor como del receptor de que quieren recibir las facturas en formato electrónico.
Conservación de facturas
Otra de las dudas que nos plantean más habitualmente trata sobre la conservación de las facturas, la manera de almacenar los documentos que hay que respetar al emitir o recibir facturas en formato electrónico.
Si quieres almacenar los PDF de las facturas recibidas, deberás garantizar la trazabilidad del documento recibido, es decir, que deberás conservar todos los emails de los proveedores que contenían las facturas durante el período legal establecido. Según indican los artículos 19 a 23 del Reglamento de Facturación, a la hora de almacenar las facturas recibidas debes poder demostrar estos tres requisitos: autenticidad de origen, integridad del contenido de la factura y legibilidad del mismo.
¿Es necesario firmar digitalmente la factura electrónica con mi certificado digital?
Firmar la factura digitalmente es opcional, aunque, si lo haces, consigues cumplir con uno de los requisitos arriba mencionados: garantizar la integridad del documento. Si editaras la la factura, romperías el certificado digital y te aparecería la firma digital alterada, con la información de que esa factura ha sido modificada.
Así pues, la facturación electrónica puede ser muy útil en cualquier organización para reducir la cantidad de papel utilizada y para optimizar los procesos de facturación, pero para utilizarla es necesario cumplir con los requisitos que te hemos indicado.
¿Quieres implantar la facturación electrónica en tu empresa y no sabes por dónde empezar? Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores te ayudarán a elegir la solución más adecuada a las necesidades de tu organización.
Fran Rico
