Características de un sistema de gestión documental

En las empresas se maneja cada día una cantidad creciente de documentos, que consumen tiempo y recursos. Además, la gestión manual de los archivos suele implicar que los datos que contienen no resultan útiles para las organizaciones. Por ello, se hacen necesarias soluciones con las características de un sistema de gestión documental, que ayudan a conseguir archivos más eficientes y a agilizar la tramitación de documentos.

¿En qué consiste un sistema de gestión documental y organización de archivos?

Un software de gestión documental es una aplicación que permite el tratamiento, archivado y edición de documentos electrónicos, ya sean documentos escaneados o creados directamente en un formato digital. A nivel empresarial, una solución de estas características puede ser útil en procesos desarrollados prácticamente en todos los departamentos, desde Financiero a Recursos Humanos.

En definitiva, la gestión documental en empresas hace más eficiente cualquier proceso que implique trabajo sobre todo tipo de documentos: facturas, albaranes, expedientes, fichas de empleados, nóminas, pedidos, proyectos, formularios…

¿Cuáles son los elementos de un sistema de gestión documental?

Básicamente, las soluciones de gestión documental se componen de dos elementos:

• Repositorio único: se trata de un archivo digital donde se almacenan todos los documentos introducidos en la solución de gestión documental. De esta manera, la información está centralizada y resulta accesible para todas aquellas personas autorizadas.
• Sistema de reconocimiento de textos: gracias a esta funcionalidad, los documentos almacenados en el sistema de gestión documental pueden ser indexados, facilitándose así las búsquedas posteriores.

No obstante, un sistema de gestión documental dispone de muchas otras características, que proporcionan numerosos beneficios a las organizaciones que los utilizan. Veamos cuáles son.

Beneficios de un sistema de gestión documental

Reducción de costes

La primera consecuencia de empezar a trabajar con documentos digitales y un sistema de gestión documental es la reducción de costes. Lógicamente, el gasto en papel, equipos de impresión y mantenimiento de estos equipos se reduce drásticamente. Todo ello influye en la reducción del espacio dedicado a almacenar todos estos materiales, y en la eliminación del archivo físico, ya que, gracias a la digitalización certificada de facturas, no es necesario conservarlas en papel.

Esto deja espacio libre en las oficinas para otros usos, permite la creación de locales más agradables para los clientes y trabajadores e, incluso, eliminar los gastos de alquiler de almacenes o reducir los del alquiler de la oficina, al trasladarse a una más pequeña. La parte del presupuesto dedicada al envío de documentos por mensajería o por correo también se ve reducida, al sustituirse los envíos en físico por envíos digitales.

Documentos más eficientes

Un sistema de gestión documental contribuye a agilizar todos los procesos documentales. Al trabajar con documentos digitales indexados, el tiempo dedicado a búsquedas en el archivo se reduce a unos pocos segundos. El trabajo de los empleados se hace más sencillo, ya que pueden acceder al documento que necesiten en cualquier momento y desde cualquier lugar, permitiendo su movilidad.

Además, un sistema de gestión documental para empresas supone un ahorro de tiempo dedicado a tareas repetitivas, que pasan a realizarse automáticamente: tanto la introducción manual de los datos, como la clasificación de los documentos en la carpeta predeterminada y los metadatos asociados al documento, se realizan automáticamente. Los trabajadores simplemente deben revisar que estas funciones se realizan correctamente y pueden dedicar el tiempo de introducción y clasificación de datos a tareas más productivas. De esta manera, la posibilidad de errores derivados de la intervención humana desaparece, eliminando también el trabajo que requiere comprobar y subsanar este tipo de errores.

Mayor seguridad de la información

La información de una empresa es un elemento clave para su supervivencia y el crecimiento del negocio. Por ello, protegerla debe ser una prioridad. Mediante un sistema de gestión documental la información está mucho menos expuesta que cuando se almacenan los documentos en papel. En caso de inundaciones, incendios y otras catástrofes naturales, los datos están siempre seguros en su repositorio digital. Además, resulta mucho más sencillo y menos costoso realizar copias de seguridad.

Por otra parte, el hecho de que la información resulte accesible para todos los empleados no significa que no se puedan establecer diferentes niveles de protección de la información sensible. Es posible configurar cada usuario de manera que se restrinja el acceso o la posibilidad de modificar determinados documentos. Además, el sistema conserva la trazabilidad, pudiendo en todo momento determinar quién ha accedido al contenido y cuándo, y si lo ha editado. Estas características de los sistemas de gestión documental hacen que sean muy útiles para garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos y seguridad de la información.

Más control de los procesos

Las tareas que implican la intervención de varias personas, como la validación de facturas por diferentes responsables o el currículum de un candidato que rellena un formulario en la página web de la empresa, suelen llevar mucho tiempo, especialmente si se gestionan en papel. Además, los documentos pueden perderse y es difícil conocer cuál es el estado de su tramitación cuando los papeles van de mesa en mesa.

Las soluciones de gestión documental incorporan flujos de trabajo automatizados y personalizables. Así, es posible programar el camino que debe seguir el documento, de manera que se dirija automáticamente a su destinatario, mostrándole una alerta para avisarle de que tiene un documento pendiente de revisar. Además, el proceso puede monitorizarse en todo momento y saber qué usuario tiene el documento pendiente de aprobar.

Mejor servicio al cliente

Con todas las características de un sistema de gestión documental que hemos visto, quien se ve beneficiado en última instancia es el cliente, puesto que se obtiene una mejora de la imagen de la empresa. Al posibilitar el acceso a la información de manera inmediata por parte del personal de atención al cliente, esta es más rápida y eficiente y se transmite una sensación de modernidad tecnológica y de seguridad de la información.

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