Cómo funciona la indexación automática en DocuWare

Beneficios de la indexación automática de datos

Además de muchas otras funcionalidades, como el almacenamiento de todos los documentos en un repositorio único, la digitalización certificada de facturas o los flujos automatizados de trabajo, la solución de gestión documental DocuWare indexa los datos automáticamente. De esta manera, aprende por repetición dónde se encuentran los datos predefinidos en cada tipo documental y los extrae automáticamente. La principal ventaja es que esta función elimina la monotonía de la introducción manual de datos, a medida que el servicio de auto aprendizaje reconoce la información clave y la usa para indexarlos. Además, también elimina la posibilidad de introducir los datos erróneamente. Vamos a ver cómo podemos facilitar el aprendizaje de la indexación automática para que los datos indexados se capturen correctamente.

La indexación inteligente se basa en el aprendizaje automático. Si la solución no detecta el valor adecuado y lo corriges, aprende de tus acciones y la calidad y la exactitud del indexado se incrementa con cada documento introducido. Ahora bien, ¿cómo podemos hacer que la indexación inteligente aprenda lo más rápido posible?

1. Mejor hacer clic que teclear

La indexación inteligente aprende a través de tus correcciones. Así pues, si una entrada es incorrecta o está incompleta, es mejor hacer clic en los datos que utilizar el teclado para hacer correcciones. Si no, la solución no aprenderá a encontrar el campo adecuado del documento y dependerá de las entradas manuales para los siguientes documentos que deba indexar.

¿Cómo debe hacerse en DocuWare?

• Cuando te encuentres en la pantalla de archivado, en el visor de documentos haz clic sobre el dato que no se ha indexado correctamente. El dato se subrayará para verlo claramente.
• Presiona el botón del ratón y marca el texto correcto o completo en el documento. Inmediatamente se transferirá a la pantalla de archivado.
• Ahora puedes archivar el documento. La indexación inteligente no solo recuerda el término correcto, sino también su posición. Cuando se enfrente al siguiente documento, la solución ya indexará correctamente.

2. Buena resolución, mejores resultados

La exactitud de la indexación automática depende en gran medida de la legibilidad del documento. Por eso, recomendamos escanear los documentos con una resolución mínima de 300 dpi. En caso contrario, es fácil que se produzcan errores de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Por ejemplo, el sistema no puede diferenciar entre “i” o “!” o “I”, o convierte una “w” en dos “v”. De nuevo, es mejor corregir estos errores de lectura haciendo clic en el dato a introducir. La introducción manual debe ser el último recurso, solo debe usarse si no es posible capturar la información correcta del documento. Si se detectan muchos errores de OCR, lo mejor es revisar primero el ajuste de la resolución en la configuración de escaneo.

3. No enseñes algo incorrecto

La indexación inteligente aprende de los datos del índice del documento, cuando éste se almacena. Sin embargo, si el índice de datos es incorrecto, le enseñaremos a extraer valores incorrectos.

Un ejemplo simple: tres trabajadores almacenan documentos mediante un sistema DocuWare. El primer trabajador introduce la cantidad bruta de las facturas en el campo del índice “importe de factura”. El segundo trabajador introduce en este campo, en cambio, la cantidad neta, y el tercer trabajador no introduce nada en este campo. En esta situación, la indexación inteligente no tiene manera de aprender qué valores son los correctos para el campo “importe de factura”.

En cualquier caso, si por algún motivo un documento fue indexado y almacenado de manera incorrecta con indexación inteligente, tiene solución. Probablemente, habrá que corregir la entrada unas cuantas veces antes de que la solución desaprenda la elección previa y trabaje correctamente en el futuro.

Si quieres conocer todas las ventajas que un sistema de gestión documental puede aportar a tu organización, ponte en contacto con nosotros. Uno de nuestros consultores analizará vuestro caso para ofreceros una solución personalizada.

Este post fue publicado originalmente en el blog de DocuWare con el título 3 Tips for Best Results with Intelligent Indexing.