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Caso de éxito gestión documental. AIMPLAS

AIMPLAS es un centro tecnológico con 30 años de experiencia en el sector del plástico. Aporta soluciones a las empresas en toda la cadena de valor del sector, desde los fabricantes de materia prima a los transformadores y usuarios finales. Su misión es doble: por una parte, dan valor a las empresas para que estas sean capaces de crear riqueza y generar empleo y, por otra, contribuyen a resolver los retos que se plantea la sociedad en relación con los plásticos, para mejorar la calidad de vida de las personas y asegurar la sostenibilidad medioambiental.

En cuanto a su situación inicial, AIMPLAS contaba con una solución de gestión documental, DocuWare, instalada on premise en un servidor local. Sin embargo, esta solución no resultaba operativa, ya que llevaba mucho tiempo sin poderse actualizar a la última versión y no ofrecía acceso a todas las funcionalidades. Además, la información almacenada en el mismo estaba dispersa y desestructurada, por lo que las búsquedas con el gestor documental no resultaban eficientes.

Así pues, el proyecto de optimización de la solución de gestión documental en AIMPLAS se inició con la migración de todos los documentos a un nuevo servidor, mejorando las versiones del sistema operativo, la base de datos y el sistema de archivo. Una vez realizada esta migración, ya fue posible actualizar a la última versión de DocuWare, para aprovechar todas sus nuevas funcionalidades: nuevos módulos, herramientas e interfaz, unicidad de las herramientas de gestión, digitalización certificada de facturas e integración con más plataformas. Además, en esta fase se implementó también el módulo WorkFlow Manager, que permite generar configuraciones y desarrollos a medida, además de implementar una plantilla para la importación de documentos.

Finalmente, se llevó a cabo una reestructuración y configuración de la información almacenada en el servidor de DocuWare, para aprovechar todo el potencial de búsquedas realizadas con el gestor documental. De esta manera, se proporciona a la organización un archivador único corporativo, que permite realizar desarrollos internos y configurar búsquedas que abarquen más de uno de los archivadores configurados inicialmente.

La gestión documental en AIMPLAS

 

Según Pablo Hernández, Responsable de Innovación en AIMPLAS, ahora “se encuentran mejor los documentos, más fácilmente, independientemente del departamento de que se trate” con lo que supone “una ganancia de tiempo que se puede dedicar a tareas de más valor añadido”. El problema de AIMPLAS es que se genera muchísima documentación, que cada departamento conservaba de manera aislada. Como comenta Pablo, “el reto era agrupar toda esa información en un gestor documental donde se pudiera categorizar cada documento para que cualquier persona, independientemente de su departamento, pudiera encontrar el documento”, tarea que antes costaba muchísimo. Por su parte, Juan Cruz Beltrán, Responsable TIC en AIMPLAS, destaca que “en términos de negocio, hemos ganado en eficiencia”. “Tareas que costaban mucho tiempo, porque se hacían en papel, ahora se han digitalizado, consiguiendo tener más tiempo para otro tipo de cosas”.

Así pues, se han optimizado procesos en prácticamente todos los departamentos de AIMPLAS. Por ejemplo, en el departamento de administración se ha optimizado el proceso de aprobación de facturas, resultando ahora mucho más eficiente y claro. En el área técnica, se han automatizado muchos procesos que venían realizándose de manera manual, como por ejemplo la incorporación de información al gestor documental. Mientras, en el departamento de logística, se ha automatizado la gestión de albaranes, que ahora se envían mediante un flujo de trabajo a los responsables de logística y de administración. Además, se trata de un proyecto vivo, que se va actualizando mes a mes, mejorando procesos ya existentes, automatizando nuevos procesos, incluyendo nuevos tipos documentales…

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