Santa-Lucia

Caso de éxito gestión documental. Santalucía Servicios Compartidos

El Grupo Santalucía aglutina diversas empresas del sector asegurador, financiero y de servicios. Con una experiencia de casi 100 años, el Grupo ha ido adaptando su modelo de negocio a las nuevas realidades de cada época, para ofrecer a sus clientes una oferta integral en la cobertura de los riesgos que afectan al ámbito familiar. En la actualidad, es líder nacional del sector asegurador de Asistencia y Decesos y una de las primeras compañías en seguros del hogar, con cerca de un millón de viviendas aseguradas.

Santalucía Servicios Compartidos es una empresa del grupo que ofrece a sus socios servicios de soporte financiero, actuarial, de asesoría jurídica, de gestión de riesgos y de recursos humanos, entre otros. Es en esta filial donde recaen la gestión y coordinación del servicio de mantenimiento de herramientas informáticas y la explotación del software utilizados en todo el grupo empresarial, como es el caso del gestor documental DocuWare. En esta empresa, el gestor documental es un sistema crítico de uso intensivo que permite digitalizar, procesar y almacenar documentos de forma segura, implementando mecanismos de control de integridad y confidencialidad de los mismos.

El grupo Santalucía llevaba trabajando con este gestor documental desde principios de los años 2000 de una manera muy intensa, por lo que, en la actualidad, almacena cerca de 6 terabytes de información, correspondientes a unos 25 millones de documentos. Este volumen de documentación hacía muy compleja la actualización del sistema, por lo que sus usuarios no podían disfrutar de las nuevas funcionalidades aportadas por las versiones actuales de DocuWare, frenando así el proceso de transformación digital en que está inmersa la compañía.

Además, el software se encontraba instalado en un servidor local cuyo sistema operativo era Windows 2008 R2. Esta circunstancia añadía un nuevo problema, ya que Microsoft anunció a mediados de 2019 que dejaría de dar soporte a estas versiones de Windows a partir de febrero de 2020, con los consecuentes riesgos de seguridad a que se vería expuesta la información del Grupo Santalucía.

Así pues, era necesario diseñar un plan ambicioso en paralelo a sus sistemas en producción para actualizar tanto el sistema operativo, motor de bases de datos SQL, como el software de gestión documental, pero garantizando que la compañía pudiera seguir trabajando sin contratiempos ni paradas de servicio y teniendo en cuenta que se añaden mensualmente entre 500.000 y 700.000 documentos. Este plan de actualización de la versión 6.1 de DocuWare a la 7.1 requería, además, realizar algunas actualizaciones intermedias, ya que a causa del formato de los metadatos asociados a cada documento (txt o xml) no era posible pasar directamente de una versión a otra.

El plan de migración de archivos de Santalucía Servicios Compartidos se llevó a cabo en las siguientes fases:

  1. Diseño y configuración del entorno intermedio IT: se revisó la infraestructura existente y se definieron los requisitos del entorno intermedio. Además, se instaló y configuró la infraestructura de apoyo y se realizaron las pruebas y validaciones del entorno intermedio.
  2. Desarrollo de la configuración del entorno intermedio en DocuWare v6.1: en esta fase se restauró la configuración base en los servidores de apoyo y se migró la configuración de los archivadores seleccionados. También se realizó una copia parcial de los archivadores y de los documentos asociados y se reconstruyeron las bases de datos y los índices. Finalmente, se realizó la migración y la carga completa de los documentos.
  3. Actualización de la v6.1 a la v6.7 del entorno intermedio
  4. Actualización de al v6.7 a la 6.12 y de la 6.12 a 7.1 a la v7 en entorno intermedio
  5. Instalación de DocuWare v7 Nodo 2 en la infraestructura IT definitiva
  6. Desarrollo de la configuración del entorno DocuWare v7 en la infraestructura definitiva: en esta fase se realizaron la migración de la configuración de los archivadores, la migración parcial de los documentos asociados a los archivadores y la reconstrucción de la base de datos e índices.
  7. Prueba piloto en entorno de preproducción: consistió en la migración completa de los documentos y en las pruebas de carga y evaluación del rendimiento de la plataforma.
  8. Migración del servicio al nuevo entorno de producción: esta última fase incluyó la migración completa de los documentos y la formación, tanto a los formadores como a los usuarios finales.

La gestión documental en Santalucía Servicios Compartidos

 

Raúl Sahuquillo, responsable TIC de Santalucía Servicios Compartidos, apunta que DocuWare es sumamente importante dentro de la compañía, ya que “es una herramienta transversal que se aplica a todo tipo de documentos: contratos de clientes, cuestionarios de salud, mailing, documentos jurídicos, etc.”. En cuanto a los beneficios aportados por la actualización y la migración, destaca que “nos ha reportado una plataforma mucho más estable y una experiencia de cliente muy potente” y que el período de adaptación de los usuarios “ha sido mínimo, con el soporte de GDX”.

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