Descripción del reto
Ale-Hop, una empresa líder en el sector del retail, conocida por su amplia gama de productos y una red de tiendas en constante crecimiento, se enfrentaba a importantes retos operativos derivados de la gestión de sus documentos administrativos. Los procesos manuales de manejo de facturas y pagos generaban retrasos, aumentaban los riesgos de errores y complicaban la trazabilidad.
Además, la falta de integración entre los flujos documentales y su ERP, Sage X3, limitaba la eficiencia del departamento administrativo, alargando los tiempos de aprobación y contabilización. Ante este panorama, Ale-Hop buscaba una solución tecnológica que automatizara la gestión documental y simplificara sus procesos de cuentas por pagar.
Solución proporcionada
GDX Group implementó una solución personalizada que combina el gestor documental DocuWare con la integración a Sage X3, proporcionando una plataforma robusta y eficiente para la digitalización y automatización de procesos clave.
El proyecto se desarrolló en tres fases. En la primera, se implementó DocuWare como un repositorio único y centralizado, permitiendo la digitalización certificada de facturas de proveedores. Estas facturas se capturan automáticamente desde buzones de correo electrónico dedicados y se indexan mediante el módulo “Intelligent Indexing”. Este enfoque garantiza que los documentos estén organizados, sean fácilmente accesibles y cumplan con las normativas legales.
En la segunda fase, se integró DocuWare con Sage X3, estableciendo flujos automatizados que permiten la sincronización de datos entre ambos sistemas. Este paso fue crucial para la automatización de la contabilización de cuentas por pagar. Ahora, las facturas validadas en DocuWare se transfieren automáticamente a Sage X3 para su registro contable, eliminando la necesidad de entrada manual de datos y minimizando los errores.
La última fase se centró en la automatización del flujo de pagos, donde se desarrollaron plantillas específicas para transferencias mediante remesas bancarias y pagos individuales a través de CaixaBank. DocuWare ahora actualiza automáticamente las facturas con las fechas de pago correspondientes, cerrando el ciclo completo de gestión financiera. Además, el sistema genera informes de seguimiento que permiten una trazabilidad total de las operaciones.
Resultados y ventajas obtenidas
La implementación de esta solución ha transformado la gestión administrativa y financiera de Ale-Hop. La digitalización y automatización de procesos han reducido drásticamente los tiempos de validación y contabilización de facturas, permitiendo que las transacciones que antes tomaban días se completen ahora en cuestión de horas.
La integración con Sage X3 ha mejorado la precisión y la eficiencia, eliminando duplicidades y errores manuales. Esta conexión fluida ha fortalecido el control financiero, asegurando que todas las operaciones se registren en tiempo real. Además, la automatización del flujo de pagos ha facilitado la conciliación bancaria y ha optimizado la relación con los proveedores, fortaleciendo la confianza en los ciclos de pago.
Por otro lado, la centralización de los documentos en DocuWare ha proporcionado a los equipos administrativos una herramienta potente para acceder rápidamente a la información, agilizando las auditorías internas y la toma de decisiones estratégicas.
Conclusión
La colaboración entre GDX Group y Ale-Hop ha permitido a la compañía dar un paso adelante en su transformación digital. La combinación de DocuWare y Sage X3 ha optimizado la eficiencia operativa, mejorado el control administrativo y financiero, y proporcionado una solución sostenible que refuerza la competitividad de Ale-Hop en el sector del retail.
Experiencia del Cliente
“La solución de GDX Group nos ha permitido transformar nuestra gestión administrativa, integrando tecnología avanzada que nos ahorra tiempo y mejora nuestra eficiencia. La automatización del flujo de pagos y la integración con Sage X3 han sido especialmente valiosas para optimizar nuestras finanzas. Estamos muy satisfechos con los resultados obtenidos.”
— Equipo de Administración de Ale-Hop
