Descripción del reto
Victoria Ceramics Spain, más conocida como Keraben, es un referente en la fabricación y comercialización de pavimentos y revestimientos cerámicos, combinando innovación y calidad en cada uno de sus productos. A medida que la empresa crecía, su volumen de operaciones administrativas y financieras se incrementaba significativamente, lo que planteaba importantes desafíos operativos.
La gestión manual de documentos, como presupuestos, órdenes de compra y facturas de proveedores, ralentizaba los flujos internos y era propensa a errores. Además, la conciliación y contabilización de cuentas por pagar requería una gran cantidad de recursos administrativos, dificultando la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo. Con la necesidad de digitalizar, automatizar y optimizar sus procesos, Keraben buscaba una solución tecnológica integral que respondiera a estas demandas.
Solución proporcionada
GDX Group implementó una solución basada en DocuWare, en combinación con una ampliación del proyecto que integró el sistema de gestión documental con el ERP Ekon Cloud. Este enfoque proporcionó a Keraben una plataforma unificada para gestionar todo el ciclo de vida de los documentos de compras y cuentas por pagar, desde su recepción hasta su contabilización.
La implementación comenzó con la digitalización certificada de facturas, asegurando el cumplimiento de las normativas de la AEAT. Las facturas son capturadas automáticamente desde buzones de correo electrónicos dedicados y digitalizadas mediante el módulo “Intelligent Indexing” de DocuWare, que extrae y organiza los datos clave de cada documento.
La integración con Ekon Cloud llevó esta solución al siguiente nivel. Ahora, las facturas aprobadas se contabilizan automáticamente en el ERP, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente y garantizando la precisión de la información financiera. Este flujo automatizado también permite a Keraben realizar un seguimiento en tiempo real del estado de las cuentas por pagar, mejorando la visibilidad y el control sobre las finanzas de la empresa.
Además, el expediente de compras, que agrupa presupuestos, órdenes de compra, albaranes y facturas, se consolidó en DocuWare, proporcionando una visión clara y trazable de cada transacción. La solución no solo optimizó la gestión documental, sino que también eliminó duplicidades y errores en la validación y aprobación de documentos.
Resultados y ventajas obtenidas
La solución implementada ha transformado la gestión administrativa y financiera de Keraben, marcando un antes y un después en su operativa. La integración entre DocuWare y Ekon Cloud ha permitido la contabilización automática de cuentas por pagar, reduciendo drásticamente el tiempo dedicado a esta tarea y eliminando errores asociados al registro manual.
Los flujos automatizados de validación de facturas han acelerado significativamente los tiempos de procesamiento, permitiendo que las transacciones pasen de semanas a días. Esta agilidad no solo ha optimizado las operaciones internas, sino que también ha fortalecido las relaciones con los proveedores gracias a ciclos de pago más rápidos y confiables.
La centralización de la documentación en DocuWare ha mejorado la colaboración entre departamentos, facilitando un acceso rápido y seguro a toda la información relacionada con las operaciones de compra. Además, la digitalización certificada ha permitido a Keraben cumplir con los requisitos normativos de manera eficaz, reforzando su posición como una empresa moderna y preparada para auditorías.
Conclusión
La colaboración entre GDX Group y Keraben ha permitido a la empresa adoptar una gestión digital avanzada, integrando la potencia de DocuWare y Ekon Cloud para lograr una automatización completa de sus procesos administrativos y financieros. Este proyecto no solo ha optimizado la eficiencia operativa de Keraben, sino que también ha demostrado cómo la tecnología puede ser un aliado clave en el crecimiento sostenible y competitivo de una organización.
Experiencia del Cliente
“Gracias a la integración de DocuWare con Ekon Cloud, hemos optimizado nuestra gestión administrativa y financiera de manera excepcional. La automatización de cuentas por pagar nos ha permitido reducir tiempos, eliminar errores y centrarnos en actividades de mayor valor estratégico. La profesionalidad de GDX Group ha sido clave en este éxito.”
Dirección de Administración de Victoria Ceramics Spain (Keraben)
