Descripción del reto
Logifruit, líder en servicios de logística y suministro de envases reutilizables para el sector alimentario, se encuentra en el núcleo de una red de operaciones dinámicas que requiere agilidad y precisión en la gestión documental. La gestión tradicional de contratos con clientes y proveedores, así como el procesamiento manual de facturas, suponía una carga administrativa significativa, retrasos en los flujos de trabajo y un alto riesgo de errores.
Con miles de transacciones anuales y la necesidad de cumplir con normativas rigurosas, Logifruit buscaba una solución que agilizara la firma de contratos y optimizara el procesamiento de documentos financieros mediante tecnologías avanzadas.
Solución proporcionada
GDX Group desarrolló una solución integral para Logifruit que combina herramientas de firma electrónica avanzada, procesamiento inteligente de documentos y gestión documental centralizada mediante DocuWare.
Elementos principales de la solución:
- Firma Electrónica Avanzada con DocuWare:
Logifruit ahora utiliza una solución que permite la firma electrónica remota mediante OTP (One-Time Password) y firma biométrica, facilitando la validación de contratos desde cualquier ubicación y garantizando la seguridad y validez legal de los documentos.
- Digitalización de Facturas de Proveedores:
Se implementó la digitalización certificada de facturas, archivándolas automáticamente en DocuWare y asegurando su disponibilidad para flujos de trabajo electrónicos.
- Procesamiento Inteligente de Documentos con ABBYY:
ABBYY captura y procesa automáticamente los datos clave de las facturas, como números de factura, fechas, importes y referencias de pedidos. Estos datos se validan y se integran directamente con los sistemas internos de Logifruit, eliminando tareas manuales.
- Gestión Documental Centralizada con DocuWare:
Todos los documentos procesados, incluidos contratos y facturas, se organizan en un sistema centralizado que permite el acceso instantáneo y seguro a la información.
Esta solución no solo agiliza los flujos de trabajo, sino que también asegura el cumplimiento de las normativas legales y proporciona un nivel superior de trazabilidad y control interno.
Resultados y ventajas obtenidas
La implementación de esta solución tecnológica ha generado cambios significativos en las operaciones de Logifruit. La integración de la firma electrónica ha eliminado la necesidad de procesos físicos para la validación de contratos, permitiendo una ejecución más rápida y segura de acuerdos, incluso con partes en ubicaciones remotas.
Por otro lado, la digitalización y el procesamiento inteligente de facturas han reducido drásticamente los tiempos de gestión y la posibilidad de errores. Las facturas ahora se procesan en minutos en lugar de días, mejorando los ciclos de pago y fortaleciendo las relaciones con los proveedores.
La centralización de toda la documentación en DocuWare ha incrementado la eficiencia interna, proporcionando acceso instantáneo y seguro a los documentos, lo que facilita la colaboración entre departamentos y optimiza las auditorías.
En conjunto, la solución ha liberado recursos administrativos, ha mejorado la precisión de los procesos y ha elevado la capacidad operativa de Logifruit, posicionándola como una empresa altamente eficiente y adaptada a las exigencias de su sector.
Conclusión
La colaboración con GDX Group ha permitido a Logifruit dar un salto cualitativo en la gestión de sus contratos y facturas. La combinación de firma electrónica avanzada, procesamiento inteligente de documentos con ABBYY y la gestión centralizada en DocuWare ha transformado sus operaciones administrativas, aportando agilidad, precisión y seguridad.
Este caso de éxito es una prueba del impacto positivo que tiene la tecnología avanzada en la eficiencia y competitividad de una empresa logística líder como Logifruit.
Experiencia del Cliente
“La implementación de la firma electrónica avanzada y el procesamiento inteligente de documentos ha simplificado enormemente nuestras operaciones. Ahora gestionamos contratos y facturas de manera más rápida, precisa y eficiente. La colaboración con GDX Group ha sido clave para alcanzar este nivel de modernización.”
— Christian Molina, Responsable de Innovación de Logifruit
