Descripción del reto
Supermercados Condis, una de las principales cadenas de distribución alimentaria en España, gestiona diariamente miles de transacciones relacionadas con la recepción y control de mercancías en sus centros de distribución y puntos de venta. La gran cantidad de albaranes y documentos asociados a estas operaciones hacía que el proceso de conciliación documental fuese complejo, lento y propenso a errores.
El desafío radicaba en procesar y validar grandes volúmenes de datos de manera eficiente, especialmente en el nivel de detalle de los albaranes, para garantizar un control preciso de las operaciones logísticas y administrativas. Esto se complicaba por la necesidad de cruzar información entre diferentes tipos de documentos, como albaranes, facturas y órdenes de compra.
Condis requería una solución avanzada que automatizara el procesamiento de documentos y asegurara una integración fluida con sus sistemas de gestión documental y operativa.
Solución Proporcionada
GDX Group desarrolló una solución integral para Supermercados Condis, combinando el Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) con la tecnología de ABBYY y la gestión documental avanzada mediante DocuWare.
Componentes destacados de la solución:
- Procesamiento Inteligente de Albaranes con ABBYY:
ABBYY se implementó para capturar y procesar automáticamente las líneas de detalle de los albaranes, extrayendo datos como códigos de producto, cantidades, precios y fechas. La tecnología reconoce, valida y organiza esta información con precisión.
- Gestión Documental con DocuWare:
Los datos procesados se integran directamente en el gestor documental DocuWare, donde se centralizan y organizan en expedientes de operaciones que agrupan todos los documentos relacionados, como albaranes, facturas y pedidos.
- Matching Documental Automatizado:
Se configuró un sistema de conciliación que cruza automáticamente la información extraída de los albaranes con la de otros documentos asociados, asegurando una coincidencia exacta entre órdenes de compra, facturas y recepciones de mercancía.
- Flujos Automatizados de Validación:
Los flujos digitales en DocuWare permiten a los equipos de Condis validar y gestionar excepciones de manera rápida y eficiente, eliminando la necesidad de procesos manuales y reduciendo errores.
Este sistema se integró completamente con los sistemas ERP y logísticos de Condis, asegurando un flujo continuo de información en tiempo real.
Resultados y ventajas obtenidas
La solución implementada ha transformado la forma en que Supermercados Condis gestiona sus operaciones logísticas y administrativas. El procesamiento automático de los albaranes con ABBYY ha reducido drásticamente el tiempo dedicado a la revisión manual de documentos, liberando recursos clave para otras actividades estratégicas.
La integración con DocuWare ha centralizado toda la información operativa, facilitando el acceso y mejorando la trazabilidad de las operaciones. Gracias al matching automatizado, Condis puede ahora identificar discrepancias entre documentos de manera inmediata, mejorando el control sobre la recepción de mercancías y garantizando una conciliación precisa.
La solución también ha incrementado la productividad del equipo administrativo, que ahora puede centrarse en la gestión de excepciones en lugar de tareas repetitivas. Además, la digitalización y centralización de los expedientes operativos han mejorado significativamente la transparencia y han facilitado auditorías internas y externas.
En términos generales, la implementación de esta tecnología ha optimizado los procesos de Condis, permitiendo una gestión más ágil, eficiente y confiable de sus operaciones.
Conclusión
La colaboración entre GDX Group y Supermercados Condis ha demostrado cómo el uso de tecnologías avanzadas como ABBYY y DocuWare puede transformar los procesos operativos en una organización. La solución ha permitido a Condis optimizar su gestión de albaranes y documentos asociados, logrando un control operativo más riguroso y una mayor eficiencia en la toma de decisiones. En definitiva, el proyecto es un ejemplo de cómo la digitalización y la automatización pueden generar un impacto positivo en las operaciones logísticas y administrativas de una empresa líder en el sector de distribución.
Experiencia del Cliente
“La solución implementada por GDX Group ha simplificado enormemente la gestión de nuestras operaciones. La combinación de ABBYY y DocuWare nos permite procesar grandes volúmenes de información de manera rápida y precisa, lo que se traduce en una mayor eficiencia y control en nuestras operaciones diarias.”
— Jordi Franquesa, Director IT de Supermercados Condis
