Claves para elegir el mejor software de gestión documental
Abordar el proyecto de transformación digital es una decisión significativa para cualquier compañía. El proceso de elegir con qué software abordarlo y qué consultora va a ser la encargada de llevarlo a cabo no es sencillo. En el mercado existen multitud de productos y fabricantes que aseguran ser capaces de cubrir todas las necesidades de forma flexible y utilizando las últimas tecnologías. Si aprendemos a fijarnos en los detalles adecuados, seremos capaces de escoger la opción que más nos convenga. Hoy vamos a ofreceros las claves para elegir el mejor software de gestión documental para abordar la transformación digital.
Algunos conceptos clave
Gestión documental no es lo mismo que digitalización, aunque muchas veces los dos conceptos se confundan y es que están muy relacionados. La digitalización es un proceso sencillo que consiste en transformar un documento en soporte papel a su homólogo digital y se hace mediante el escaneo del papel.
Otra cosa es hablar de digitalización certificada. En este caso, al proceso de escaneo se suma la incorporación del certificado digital de la compañía, emitido por la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre). Esto nos permitirá eliminar de golpe 5 años de papel, ya que será suficiente para cumplir con los requerimientos legales conservar las facturas digitalizadas mediante este sistema.
La gestión documental, por su parte, es el conjunto de tecnologías y procedimientos que permite a una compañía trabajar 100% de forma digital. Proporciona un control en tiempo real de sus flujos documentales y acceso a cualquier documento a golpe de clic.
Antes de abordar un proyecto de transformación digital, hay que definir muy bien cuáles son las necesidades documentales de la compañía. Es necesario detallar los procesos internos, definir las tareas y sus usuarios asociados. Una vez estén claros estos puntos, ofrecemos algunos aspectos importantes a tener en cuenta a la hora de elegir un gestor documental.
1. Funcionalidades básicas: interfaz
De entrada, la interfaz debe ser sencilla e intuitiva para usuarios y técnicos. El sistema debe proporcionar un cuadro de mando para que el administrador pueda acceder a las configuraciones de procesos y usuarios. Otras herramientas, como un tutorial básico o un listado de preguntas frecuentes deberán ser accesibles en cualquier momento. Esto puede servir de mucha ayuda para que los usuarios puedan solucionar problemas puntuales de forma autónoma. Por ejemplo, DocuWare facilita una configuración accesible que no requiere conocimientos de ningún lenguaje de programación.
2. Capacidad de integración con terceros
Otro aspecto a tener en cuenta es la capacidad de integración del gestor con cualquier otra plataforma que se utilice en la compañía. Este punto es donde la mayoría de gestores del mercado flaquean. Precisamente en GDX lo consideramos imprescindible para lograr una gestión ideal. A través de nuestro equipo de técnicos, nos integramos con cualquier sistema y/o ERP. También integramos entre sí todas las herramientas que comercializamos y que, en conjunto, pueden formar parte del proyecto. Siempre en base a la personalización y necesidades de cada cliente. Así, por ejemplo, podemos integrar DocuWare con SAP, Outlook, Sage, Dynamics o cualquier otro sistema CRM, o portales de equipos como SharePoint.
Es cierto que son más económicos otros gestores que no permiten integración. Pero solucionarán una necesidad puntual y pronto se quedarán obsoletos para funcionar como herramienta central corporativa según se incorporen necesidades. Según nuestra experiencia, no es útil ahorrar en un proyecto de estas características. Apostando por un producto mediocre, a medio o largo plazo supondrá volver a hacer una inversión en un sistema con más prestaciones, con la consecuente pérdida de tiempo y dinero.
3. Motor OCR y búsquedas
La capacidad del sistema para extraer los metadatos de forma automática es otro punto clave a tener en cuenta a la hora de decantarnos por un gestor documental. La tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) permite automatizar esta tarea que, de otra forma, resulta engorrosa, ya que hay que dedicar personal para que introduzca la información en el sistema de forma manual. Gestores líderes en el mercado, como DocuWare, incorporan funcionalidades de indexación inteligente. El sistema aprende a extraer la información necesaria de forma autónoma, tras un breve entrenamiento inicial.
Además, y por defecto, todos los documentos que se incorporen al sistema recibirán una lectura OCR completa. De este modo, pueden realizarse búsquedas por palabra clave o fulltext. Así es posible recuperar el documento a pesar de que no toda la información contenida en el mismo se haya registrado en los metadatos.
4. Módulo de workflows
Por otro lado, la herramienta de diseño de flujos de trabajo o workflows será clave para visualizar, configurar y llevar un control de los procesos documentales automatizados que se estén llevando a cabo en la compañía. De este modo, se puede detectar cualquier fallo mediante un sistema de notificaciones que agilice el control de todos los flujos.
5. Mantenimiento y versiones
Además de cuidar la elección del software más adecuado, también tenemos que comprobar que la consultora encargada del desarrollo del proyecto nos dará soporte. Es importante que responda ante incidencias. Debe encargarse del mantenimiento y consultas, propuestas de evolutivos y actualizaciones de versión del software, cuando sea necesario. Los proyectos llevados a cabo por GDX incorporan una consultoría previa de optimización de procesos para hacerlos más eficientes.
Si estás pensando en incorporar un gestor documental en tu compañía con todas las garantías, ponte en contacto con nosotros. Uno de nuestros consultores te asesorará sobre las soluciones más adecuadas a vuestras necesidades.
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