Cómo agilizar el archivado de documentos con indexación inteligente

Una de las tareas que más ralentiza los procesos en las empresas es la introducción manual de datos en los sistemas informáticos. Se trata de una labor lenta, repetitiva, poco motivadora para los empleados y, además, con una alta probabilidad de que se produzcan errores. Por ello, automatizar esta función es fundamental para aumentar la productividad de cualquier organización. La tecnología Intelligent Indexing, incluida en las licencias cloud del gestor documental DocuWare, permite capturar la información de forma automática. Vamos a ver cómo funciona.

¿Qué es Intelligent Indexing?

Intelligent Indexing es un sistema informatizado que permite a empresas de todos los tamaños ahorrar tiempo y recursos. Simplemente escaneando los documentos o archivando desde el correo electrónico, la aplicación Intelligent Indexing de DocuWare lee digitalmente el documento e identifiqua, captura y extrae, de forma autónoma, los metadatos que se hayan predefinido. Además, DocuWare incorpora una lectura OCR del documento completo por defecto, que permitirá también la futura recuperación del mismo por palabra clave.

La tecnología Intelligent Indexing hace que la información sea fácil de encontrar dentro de los documentos (facturas, formularios, albaranes, contratos, etc.) de forma instantánea y segura. Además, se archiva en tiempo real y está disponible a través del cloud para los empleados situados en cualquier parte del mundo.

¿Por qué usar Intelligent Indexing?

Si una empresa simplemente almacena sus documentos sin indexarlos, al final esta información no sirve para nada, porque es imposible encontrar los datos cuando se necesitan. Por ello, es importante indexar los documentos antes de archivarlos, ponerles una “etiqueta” que permita que la documentación pueda identificarse y recuperarse fácilmente.

Una opción es utilizar un cuadro de diálogo para introducir los términos de indexación, rellenando manualmente los campos antes de archivar el documento. Así, los términos introducidos se guardan junto al documento en un archivo como metadatos, lo que proporciona información sobre el contenido, trazabilidad y el contexto del documento. Sin embargo, para grandes volúmenes de archivos, la indexación automática con Intelligent Indexing es mucho más útil, ya que permite a los empleados centrarse en tareas de valor que hagan crecer el negocio y mejoren las relaciones con los clientes, en lugar de dedicarse a tareas tediosas como la introducción manual de datos.

Intelligent Indexing permite a las empresas:

• Indexar los datos de las facturas de proveedores
• Reducir el riesgo de errores humanos al teclear datos o de pérdida de documentos
• Personalizar la indexación de datos para que encaje con la forma de trabajar de la empresa
• Reducir el tiempo dedicado a almacenar e introducir información
• Retroalimentar el sistema de indexación para que aprenda y mejore su rendimiento con el tiempo
• Extraer informes basados en los datos indexados automáticamente
• Adaptar la indexación fácilmente si el negocio crece o cambia

¿Cómo trabaja Intelligent Indexing?

La tecnología Intelligent Indexing, como hemos comentado, puede escanear y “leer” todos los tipos de archivos con los que se trabaja en las empresas, a partir de los archivos electrónicos cargados por los empleados o los documentos en papel escaneados. Permite indexar, entre otros, archivos adjuntos a emails, PDFs o archivos de imagen, faxes, XML o documentos de Word.

Autocompletado de campos

Una vez que el documento está listo para su indexación, Intelligent Indexing reconoce el documento por su estructura y detecta en qué áreas de reconocimiento zonal debe extraer cada uno de los metadatos predefinidos. A medida que se incorporan más documentos al sistema, Intelligent Indexing se “entrena” y afianza el conocimiento adquirido para aplicarlo en los nuevos documentos que se incorporen, por eso decimos que es “inteligente”.

Entrenamiento de documentos

A través de la tecnología de aprendizaje automático y del feedback de los empleados, DocuWare puede escanear el texto de un documento por su cuenta e indexar automáticamente la información que reconoce. Además, la tecnología de aprendizaje automático recuerda cada documento y las correcciones de indexación. Así, cada nueva captura mejora la velocidad de la herramienta, su precisión y su fiabilidad.

Aprendizaje automático con documentos de todo el mundo

Cuando se usa con un sistema DocuWare cloud, la herramienta también puede aprender con seguridad y mejorar automáticamente gracias a los avances realizados en usuarios de DocuWare en todo el mundo. Esto permite a las empresas experimentar continuos progresos en sus flujos de trabajo digitales, almacenamiento e introducción de datos, categorizaciones e informes. Por ejemplo, no será necesario entrenar el reconocimiento de los datos contenidos en la factura de un proveedor determinado, si otro cliente de DocuWare Cloud ya la ha entrenado en su sistema.

Señalización por colores

Intelligent Indexing señala los datos que indexa con tres colores distintos que indican la fiabilidad de la captura de la información. Este método de codificación por colores permite a los empleados revisar y corregir rápidamente los datos capturados por el sistema cuando es necesario. Así, verde indica que el sistema ha indexado correctamente los datos, y amarillo o rojo indican que necesita una revisión rápida. Los empleados pueden seleccionar los campos que hay que reemplazar con un simple clic de ratón y sin necesidad de tecleado, proporcionando el feedback que permite al sistema aprender rápidamente y mejorar.

Otras funciones de los datos indexados

La indexación de los datos en un gestor documental tiene, además, otra función clave: el control de los documentos en un flujo de trabajo. Moviendo los documentos a través de diferentes listas de tareas, un flujo de trabajo puede, por ejemplo, mejorar el flujo de caja de una empresa, asegurando que se respetan los períodos de descuento por pronto pago. Por otra parte, los términos de indexación pueden actuar como desencadenantes de un flujo de trabajo. Si una factura nueva se almacena utilizando los términos de indexación “nuevo” y “factura”, puede programarse la creación de una tarea automática para el empleado responsable, lanzar notificaciones por correo electrónico, crear tareas en paralelo y un largo etcétera.

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