El verano es un gran momento para realizar todas esas tareas que por falta de tiempo vamos posponiendo a lo largo del año. Una de esas típicas tareas es la organización de la documentación. Entre las consultas que más recibimos está cómo agilizar las auditorías con DocuWare y hoy nos centraremos en ello.
Tener los documentos bien organizados será clave cuando llegue el momento de las auditorías. Es imprescindible cumplir con todos los requisitos legales. Contar con una herramienta corporativa potente simplifica y acelera la obtención de los estándares normativos. Vamos a ver cómo agilizar las auditorías con DocuWare.
El respaldo de DocuWare durante una auditoría
Mientras dure el proceso de auditoría, todas las transacciones financieras quedarán expuestas ante las personas autorizadas para su revisión. Por ello es imprescindible que la documentación electrónica y los flujos de trabajo estén bien organizados, sean eficientes y fáciles de comprender. Es imprescindible que se pueda encontrar cualquier documento a través de unos pocos clics.
Una vez el equipo auditor tenga acceso a nuestro gestor documental, podrá realizar búsquedas. Podrá realizar truncamientos por proveedor, tipo de producto, importe, fechas o palabra clave. Además podemos integrar DocuWare con nuestro ERP. En este caso, se podrán consultar los documentos sin salir del sistema de contabilidad. Este es un buen indicador de cómo agilizar las auditorías con DocuWare.
Otra gran ventaja es que la información podrá ser recuperada independientemente del formato del documento. Es decir, podemos mantener archivados documentos como correos electrónicos, contratos, correspondencia escaneada, etc. Cualquier información estará accesible en todo momento.
Principales ventajas de DocuWare frente a otros gestores
Vamos a revisar algunos de los puntos fuertes de DocuWare que lo hacen posicionarse en el mercado por encima de sus competidores. Nos centraremos en su potencial para facilitar los procesos de auditoría.
1. Motiva la transparencia en las operaciones. Es muy fácil rastrear quién procesó cada transacción, quién aprobó el pago, quién ha consultado el documento desde su archivado y muchos datos más.
2. Ayuda a comprobar la eficacia de los controladores internos. Trabajar con un sistema organizado de documentos digitales evidencia su eficiencia operativa y la seguridad de sus procedimientos. Además, promueve el cumplimiento con la legislación vigente, como ya hemos comentado.
3. Garantiza una protección integral a todos los documentos. Esto incluye el cumplimiento con las normativas de propiedad intelectual. DocuWare Cloud es un sistema seguro en cuanto al almacenamiento. Asegura la información que no debe ser perdida, robada o puesta en peligro de cualquier manera.
4. Protege la información contra virus y cualquier malware. Gracias a Microsoft Azure, DocuWare reconoce desde el primer momento los documentos contaminados, que no se podrían archivar. Incluso aunque un malware nuevo se archivase, nunca contaminaría al resto de documentos. No tendría acceso a la base de datos correspondiente.
5. Facilita la evaluación del uso de recursos. Esto garantiza la identificación de gastos que se podrían ahorrar. El resultado de la auditoría puede agilizar la evaluación de pérdidas y ganancias. Esto puede ayudar a tomar decisiones relativas a los precios de su objeto de negocio y otros asuntos relacionados.
6. Con DocuWare también se simplifica la detección de errores en los procesos financieros. Esto garantizará que se realicen de acuerdo con las normativas vigentes.
7. DocuWare crea una pista de auditoría digital para cada una de las transacciones financieras. Esto asegura que los balances, flujo de efectivo y los informes de gastos y ganancias sean precisos. Además de contener un sello de fecha y hora con el registro de quién llevó a cabo cada paso del proceso, como ya hemos visto.
8. Protege a las empresas del fraude y del robo, incluso por parte de los empleados. Cuando los auditores detectan una transacción sospechosa, pueden obtener todos los documentos relacionados. Por ejemplo órdenes de compra, facturas y otros comprobantes que determinen su validez. Esto resulta especialmente delicado cuando se verifican transacciones en efectivo.
9. DocuWare Cloud asegura sus documentos en caso de desastres naturales. Garantiza la continuidad del negocio gracias a las copias de seguridad con datos redundantes almacenados en diferentes países. Esto garantiza que la documentación siga disponible tras un evento imprevisible.
Puedes encontrar aquí más consejos sobre la importancia de contar con un potente gestor documental en el momento de las auditorías.
Contacta con nosotros para saber más sobre la organización de tu documentación y procesos. Te acompañaremos en tu transformación digital y aprenderás cómo agilizar las auditorías con DocuWare.
