Cómo ahorrar tiempo de trabajo con un gestor documental

Un gestor documental como DocuWare te permite gestionar tus documentos de forma más eficiente. Así, puedes acelerar tus procesos de trabajo de forma significativa. Pero ¿sabías cuánto tiempo puedes realmente ahorrar cuando aprovechas todo el potencial del gestor documental? Te lo explicamos en este artículo.

Para que puedas ver con claridad cómo el gestor documental ayuda a ahorrar tiempo de trabajo, vamos a exponer tres casos de uso típicos. En ellos veremos cómo utilizar flujos de trabajo para planificar y ejecutar tareas, cómo optimizar los cuadros de diálogo para búsquedas y archivados y cómo importar emails automáticamente. Verás como, aunque a primera vista los minutos ahorrados parecen pocos, al final suman mucho tiempo libre, que puede dedicarse a tareas más productivas.

Cómo ahorrar tiempo con un gestor documental como DocuWare

1. Formularios y flujos de trabajo: 33 horas laborables ahorradas por tarea

El escenario. Hay que organizar, por ejemplo, el congreso anual de dirección. Cada asistente remite un formulario, cuyos datos hay que introducir para confirmar la inscripción, reservar habitaciones, crear las identificaciones y programar el evento. Si los empleados rellenan y emiten estos cuatro documentos de forma manual, estarán ocupados aproximadamente durante 5 minutos por cada documento.

Tiempo ahorrado con DocuWare. Usando DocuWare Forms y Workflow Manager es posible ahorrar mucho tiempo valioso en este tipo de procesos. Así, los participantes rellenan un formulario web de DocuWare. Los datos introducidos se transfieren automáticamente a formularios previamente diseñados para confirmar la inscripción, reservar habitaciones, etc. Al mismo tiempo que se reciben los datos, los flujos de trabajo correspondientes se ponen en marcha. De esta manera, con cuatro documentos y cinco minutos de tiempo de trabajo por documento, esto supone un ahorro de 2.000 minutos por cada 100 participantes, o alrededor de 33 horas de trabajo ahorradas por evento. Si celebramos tres eventos al año, la cifra alcanza los 6.000 minutos, o 100 horas o 12,5 días de trabajo al año.

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2. Gracias a las listas desplegables los meses tienen 41 días más

El escenario. Tanto para archivar como para buscar documentos, teclear los términos de indexación o de búsqueda suele ser parte del proceso. El gestor documental DocuWare ofrece la posibilidad de completar automáticamente los términos para los cuadros de diálogo de búsqueda o archivado. Así, es posible reducir este esfuerzo de forma considerable. Dicho así no parece gran cosa, pero, como veremos, la suma de muchas cosas pequeñas puede llegar a ser bastante.

Tiempo ahorrado con DocuWare. Cada empleado archiva y busca una media de 50 documentos al día. Cada documento suele tener, de promedio, unos seis términos de indexación (más para archivar, menos para buscar). Así pues, lleva alrededor de cuatro segundos introducir cada uno de los términos sin una lista de selección. Es decir, 24 segundos para el documento completo.

Con las listas de selección de DocuWare esto es mucho más rápido: solo cuesta dos segundos por término (o 12 segundos para el documento completo). Esto significa se ahorran 12 segundos por documento. Con 50 documentos, son 600 segundos, es decir, 10 minutos por día y empleado. Si multiplicamos por 20 días de trabajo al mes, los ahorros alcanzan 200 minutos, es decir, 3,3 horas.  Con 100 empleados, estarás ahorrando alrededor de 333 horas de tiempo de trabajo al mes. Eso son más de 41 días de trabajo que tus empleados podrán usar para tareas más productivas, solo utilizando listas de selección a la hora de buscar y archivar.

3. Ahorra hasta 83 días de trabajo al mes importando emails automáticamente

El escenario. A pesar del uso cada vez más extendido de herramientas como Teams, los emails son todavía un medio de comunicación clave en la oficina. Esta es una razón suficiente para aprovechar la importación automática de emails de DocuWare. Esta herramienta puede utilizarse para indexar automáticamente y para poner en marcha flujos de trabajo adicionales, como flujos de aprobación de facturas.

Tiempo ahorrado con DocuWare. Si asumimos que cuesta aproximadamente un minuto procesar y archivar o indexar un email, es posible ahorrar 20 minutos de trabajo por empleado con 20 emails al día, utilizando las herramientas de importación automática incluidas en los módulos Connect to Outlook o Connect to Mail. Esto suma 100 minutos por empleado a la semana, lo que significa 400 minutos al mes o 6,6 horas de tiempo ahorrado por empleado. Con 100 empleados, los ahorros de tiempo alcanzan los 40.000 minutos al mes. Esto corresponde a 666,66 horas o 83,2 días de trabajo.

¿Quieres saber más sobre archivar automáticamente emails desde Outlook?

Como ves, merece la pena aprovechar las posibilidades que un gestor documental como DocuWare puede ofrecer. Si quieres ahorrar tiempo en tu organización automatizando tareas repetitivas, ponte en contacto con nosotros. Nuestros consultores expertos en gestión documental te ayudarán a detectar las tareas menos eficientes y a automatizarlas para optimizarlas.