Cómo automatizar correctamente los procesos de negocio

En la era de la transformación digital, ya se ha escrito mucho sobre automatización de procesos de negocio. Aunque cada empresa lo enfoca de manera diferente, existen varios factores universales que deben tenerse en cuenta para implementar mejoras rápidamente y, sobre todo, para lograr los resultados y objetivos previstos. Después de todo, tanto la automatización como la digitalización de procesos están destinadas a facilitar las operaciones diarias de los negocios y generar así una ventaja competitiva. En otras palabras, esto no va de seguir modas o tendencias empresariales, esto va de hacer que las operaciones sean más eficientes. Entonces, ¿qué se debe tener en cuenta al planificar la transformación digital? ¿Qué procesos deben tener prioridad? ¿Qué metodología de implementación funcionará mejor?

Elegir las herramientas adecuadas para automatizar los procesos de negocio

Uno de los elementos más importantes y necesarios para lograr el éxito en la automatización de procesos de negocio es elegir la tecnología adecuada. Vale la pena considerar las plataformas low code, que cada vez son más populares. Por un lado, ofrecen un gran conjunto de opciones y velocidad en el desarrollo de soluciones a medida y completamente funcionales. Por otro lado, no requieren que dependamos de un equipo de desarrolladores. GDX Group apuesta por AuraQuantic como herramienta iBPMS low code para este tipo de proyectos. Esta herramienta nos permite centrarnos en la esencia de los procesos que estamos automatizando, con un diseño simple y repetible para cada aplicación comercial que desarrollemos.

Dispone de una interfaz unificada, lo que supone un gran ahorro de tiempo para el equipo de implementación. Así, se pueden utilizar simplemente elementos previamente aplicados en otras configuraciones, sin tener que preocuparse por qué colores e iconos usar en cada proyecto. Además, un sistema que es visualmente coherente es más fácil de operar para los usuarios, independientemente de su competencia tecnológica.

Funcionalidades

Esta solución puede ayudar con cambios en el entorno empresarial que requieren acceso a aplicaciones para ser modificados, instancias de flujo de trabajo para ser actualizados o sustituciones por ausencias de empleados, por ejemplo. A su vez, hay otras funcionalidades con un impacto directo y práctico no solo en la automatización de procesos de negocio, sino también en su mantenimiento y desarrollo posterior a la implementación. Estas incluyen:

• fácil escalabilidad e integración con otros sistemas
• funciones de informes
• la opción de agregar archivos adjuntos e instrucciones para los usuarios
• reutilización de mecanismos
• transferencia entre diferentes entornos (DevTestProd)
• documentación automática
• auditabilidad
• cambio de registros

Una perspectiva completa sobre los procesos de negocio

Un proceso de negocio es más que un conjunto de instrucciones sobre cómo realizar determinadas actividades dentro de una empresa. Más bien, es una manifestación operativa de la política organizacional. El simple hecho de conocer esta definición es suficiente para concluir que, al elaborar planes para la automatización de procesos de negocio, la primera tarea debe ser definir con precisión y comprender a fondo los procesos que deseamos mejorar. Esto es así independientemente de si queremos automatizar un área grande de la actividad de nuestra empresa o solo un flujo de trabajo único. Desde el principio, deberíamos mirar los procesos desde una perspectiva integral y holística.

Tipos de procesos de negocio

Así, los procesos de negocio de una empresa se pueden dividir en dos grupos:

• procesos centrales, que son clave para el funcionamiento de la empresa
• procesos de apoyo, cuya interrupción obstaculizaría el funcionamiento de la organización, pero no la detendría

Los procesos centrales generalmente incluyen todos aquellos relacionados con el componente externo de la gestión de una empresa, incluidas áreas como las relaciones con los clientes. Los procesos de apoyo se refieren a los sistemas de back-office que respaldan a la empresa y a sus empleados, como la gestión de ausencias, los viajes de negocios o la incorporación de nuevos empleados. A veces, los procesos de apoyo de una organización resultan ser fundamentales en otra. Depende de las particularidades de cada negocio. Por ejemplo, para una empresa cuya actividad principal es procesar cartas de clientes dentro de un período definido, los procesos de oficina que normalmente estarían relegados al soporte de otras empresas, obtienen un estatus central.

Algunas empresas comienzan la automatización de sus procesos de negocio mejorando un proceso específico que causa la mayoría de las dificultades en un momento dado. Otros optan por apuntar a un grupo seleccionado de usuarios finales, con el objetivo de hacer su trabajo diario más fácil y eficiente. Otra opción es digitalizar directamente un proceso central, pero implementando los cambios gradualmente, dando a los empleados la oportunidad de acostumbrarse a la transformación que se avecina. Una cosa es cierta: independientemente de la variante elegida, es mejor que se realice en pequeños pasos que, en este caso significa automatizar un único proceso empresarial en primer lugar.

El método de implementación adaptarse a cada proyecto

Una vez que decidamos qué proceso de negocio mejorar, debemos considerar en qué parte de la actividad de la empresa está involucrada, cuántos departamentos contribuyen a su ejecución y qué resultados esperamos de su automatización. Las respuestas precisas y exhaustivas a estas preguntas determinarán la metodología óptima para crear software y continuar con el trabajo de implementación.

En cascada

El enfoque clásico en cascada funcionará bien para proyectos en los que sabemos exactamente qué es lo que necesitamos y cómo planeamos lograrlo. En la etapa de análisis, escribimos la lista de requisitos para el proyecto, establecemos un marco de tiempo y elegimos cuál de los procedimientos existentes de la empresa deseamos ver modelados en el sistema. Luego pasamos por las etapas tradicionales del modelo en cascada, que no permite comenzar a trabajar en la siguiente etapa a menos que se haya completado la etapa anterior. El enfoque en cascada generalmente se aplica a los procesos de una empresa relacionados con las áreas de finanzas y calidad, tales como: facturas, pedidos, aplicaciones de inversión, presupuestos o procedimientos ISO.

Agile

Por su parte, la metodología agile encajará bien en proyectos con características clave que probablemente cambiarán en el transcurso de la implementación. Combinado con el principio de Pareto, según el cual el 80% de los resultados se pueden lograr con el 20% del trabajo, el enfoque agile introduce un paradigma completamente nuevo para la entrega de soluciones de TI. Ya no estamos desarrollando una versión final distante del sistema, sino la versión 1.0, una que comienza con todas las funcionalidades básicas, lo que significa que está lista para usar. Un buen ejemplo aquí sería una aplicación de gestión de proyectos. Las únicas cosas que necesitamos para lanzarlo en un entorno de producción son:

• lista de proyectos
• empleados que trabajan en un proyecto determinado
• tareas que pretendemos asignar a las personas

En versiones posteriores se pueden agregar elementos adicionales y funcionalidades más avanzadas, como:

• tiempo de presentación de informes
• la verificación de gastos
• las perspectivas financieras del proyecto

Proof-of-Concept

En la era de la Cuarta Revolución Industrial, es normal que los departamentos de marketing elaboren listas de ideas sobre cómo mejorar su empresa y hacer que se diferencie de la competencia. No todos merecerán una implementación completa en un entorno de producción pero, antes de tomar la decisión de implementar una nueva tecnología, es una buena idea probarla primero en un entorno controlado. Esta es la utilidad del enfoque Proof-of-Concept, basado en las metodologías de Rapid Prototyping y Failure-as-a-Service (FaaS). Funciona como una especie de ejecución de prueba donde, con solo un boceto de una idea para una aplicación comercial, diseñamos una versión inicial y procedemos a probarla de inmediato.

Esto nos permite verificar de forma rápida y económica si el área que queremos mejorar realmente lo necesita y si el personal de un departamento determinado está listo para los cambios y dispuesto a usar la nueva herramienta. Así, si las pruebas revelan que la nueva tecnología no es útil o no tiene aplicación práctica, siempre podemos posponer su desarrollo o incluso abandonarla por completo, sin sentir que hemos perdido una cantidad significativa de tiempo o dinero (Fast Fail).

Describir la complejidad de la aplicación empresarial que se está implementando

Al decidir la automatización y digitalización de procesos de negocio, también merece la pena considerar la complejidad de las aplicaciones que, en última instancia, pretendemos crear. Es fácil llegar a una conclusión intuitiva de que cuanto más complicado sea un proceso de negocio, más avanzada será la aplicación utilizada para mejorarlo. Sin embargo, no debemos considerarlo como una conclusión inevitable. A veces, lo que es una aplicación simple en una empresa (como gestión de solicitudes), puede resultar muy complejo en otra.

Un proceso de negocio simple y fácil de implementar (es decir, un proceso que consta de dos o tres pasos y varios campos en un formulario), que las empresas suelen utilizar como punto de partida para la digitalización, incluye cosas como:

• monitorizar el tiempo de trabajo
• archivar contratos
• determinar las necesidades de equipo
• gestión de helpdesk
• alquiler de coches para viajes de negocios

El éxito rápido, el bajo riesgo, el potencial de desarrollo y una barrera de entrada baja para los usuarios finales son señales positivas para quienes dan sus primeros pasos en el camino hacia la transformación digital. En todos estos casos, el uso de una plataforma de automatización de procesos de negocios low code y de alta calidad, como es AuraQuantic, ayuda a crear un ecosistema flexible e innovador de aplicaciones de negocio estandarizadas, hechas a medida y ajustadas para satisfacer las necesidades de una organización específica.

¿Te gustaría utilizar AuraQuantic en tu empresa? Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores especializados te ayudarán a decidir por qué proceso empezar la automatización y cómo diseñar una solución adaptada a vuestras necesidades.