Las empresas están digitalizando progresivamente sus procesos para hacerlos más eficientes. Sin embargo, aunque el departamento de Recursos Humanos es uno de los que más papel maneja en una compañía, la automatizar procesos en RRHH no suele ser una de las prioridades. 

Según un informe de AIIM, en la mayoría de las organizaciones, el departamento de Recursos Humanos todavía funciona con procesos basados mayoritariamente en papel. Nos referimos a procesos como reclutamiento y selección, incorporación de nuevos empleados, gestión de la información de los empleados, formularios legales… Todo este papel, por supuesto, se traduce en una gestión lenta y en procesos manuales, que implican riesgo de errores o de pérdida de documentos.  

En las empresas pequeñas, de hecho, la función de Recursos Humanos a menudo la desempeña un pequeño equipo o una persona que tiene también otras responsabilidades (formación, pago de gastos y nóminas, otras tareas administrativas…). Por eso, automatizar los procesos de RRHH es importante tanto para las pequeñas empresas como para las grandes. Incluso podríamos afirmar que la productividad que se obtiene con la automatización tiene un mayor impacto en organizaciones de menor tamaño, porque Recursos Humanos dispone de menos medios y de un presupuesto más reducido. 

Cómo automatizar procesos en RRHH 

Implantar un gestor documental para Recursos Humanos puede aportar numerosos beneficios, tanto a este departamento como a la empresa en su totalidad, ya que los procesos basados en papel se convertirán en digitales, con unos flujos de trabajo más eficientes. Además, este gestor puede servir como plataforma corporativa que integre al resto de departamentos, con los accesos controlados mediante el establecimiento de roles y funciones. Veamos algunos ejemplos de cómo serían estos procesos digitalizados en RRHH. 

Gestión de la documentación de los empleados 

Esta es una cuestión compleja. Por una parte, los directores de RRHH necesitan acceder de forma rápida y fácil a los datos de los empleados. Sin embargo, por otra, estos datos deben ser almacenados correctamente y con los controles de privacidad exigidos por la legislación.  

Si los gestionamos mediante formularios electrónicos, los empleados introducen su información directamente en los archivos digitales predeterminados, que, además, se almacenan indexados automáticamente para hacer más sencillas las búsquedas posteriores.  

Administración de políticas de empresa y procedimientos legales 

Cuando RRHH aplica nuevas políticas de empresa, o se produce algún cambio en los documentos legales exigibles a los trabajadores, el software de gestión documental hace que la distribución de esta documentación sea más fácil y, además, proporciona una cola de auditoría para su correcta distribución.  

Además, la gestión mediante formularios electrónicos hace que la obtención del consentimiento de los empleados o de los acuses de recibo de comunicaciones que deban almacenarse, sea más rápida, más fácil y más eficiente. 

Selección de personal 

Gracias al gestor documental, los currículums recibidos a través de un formulario incluido en la página web de la compañía, son almacenados en una base de datos en tiempo real y la información contenida, indexada de forma automática. Esta extracción automática permite a los responsables de RRHH crear sus propias bases de datos de candidatos, clasificadas mediante temas y palabras clave previamente establecidas, para que las búsquedas sean rápidas y sencillas. 

Además, la distribución de los currículums dentro de la organización puede llevarse a cabo mediante flujos de trabajo digitales, lo que asegura que quienes deban entrevistar a un candidato dispongan de la última versión. Por otra parte, el establecimiento de flujos de trabajo también para la aprobación de las contrataciones hace que este proceso sea coherente y que se disponga de trazabilidad. 

Incorporación de nuevos empleados 

Cuando se incorpora un nuevo empleado, debe rellenar numerosos formularios en papel con información que, en muchas ocasiones, está duplicada en varios de ellos. Mediante formularios electrónicos, todos los datos de los empleados se introducen en campos relacionados, por lo que solo es necesario introducirlos una vez.  

En cuanto a la información que la empresa debe proporcionar a los nuevos empleados, gracias a la posibilidad de integrar el software de gestión documental con el portal web o el intranet de la empresa, el dossier informativo estará siempre actualizado y accesible, tanto para los nuevos empleados como para todos los demás. 

Evaluación del rendimiento de los empleados 

Después de automatizar procesos en RRHH, tareas como las revisiones de contratación, las aprobaciones de salarios, los aumentos anuales y otros incrementos basados en el rendimiento de cada empleado son más rápidas y sencillas gracias a los flujos de trabajo automatizados. Esta eficiencia beneficia tanto a la empresa como a los empleados. 

Por otra parte, la gestión de los problemas de rendimiento exige una trazabilidad que describa con precisión la trayectoria de cada empleado en la compañía. Esto está garantizado si se tramitan y almacenan los documentos en un gestor documental. 

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