La trazabilidad de documentos: ¿cómo resolverla gracias a un sistema de gestión documental?

El proceso de gestión documental de una empresa debe estar completamente sistematizado, pues la gran cantidad de datos que se almacenan actualmente implica un tratamiento exhaustivo. Sin medios que automaticen el proceso sería imposible llevarlo a cabo de forma ordenada y que, además, cumpliera con el RGPD. A continuación nos centraremos en uno de los aspectos fundamentales de esta cuestión: la trazabilidad y el papel que esta juega dentro de la empresa.

La trazabilidad en tus documentos, un concepto fundamental

La trazabilidad puede definirse como el conocimiento de la procedencia y la ubicación de un documento, así como la posibilidad de acceder al estado en que este se encontraba en una determinada fecha para revertir cambios. Como podrás imaginar, existen numerosos beneficios asociados a esta característica. El principal es que, de este modo, se trabaja con mayor eficiencia, ya que se determina de forma automática la ubicación de un archivo dentro de la vasta biblioteca digital de un negocio. Asimismo, es una parte primordial del concepto de oficina sin papeles.

Pongamos un ejemplo: una empresa de exportación necesita ultimar un contrato para enviarlo al cliente final. Antes de validarlo, debe pasar por numerosos departamentos y ser firmado por sus directivos. Si en alguna de esas fases se produjera un error, este se arrastraría a lo largo de la cadena, siendo al final imposible saber dónde se originó. Sin embargo, mediante la trazabilidad podemos acceder al estado del documento en cada momento y, así, identificar el punto crítico y recuperarlo justo antes de la modificación errónea.

Actualmente existen dos formas de llevar el control de la trazabilidad. Veámoslas.

– Sistema de notificaciones. Se trata de un conjunto de alertas dirigidas al personal responsable de cada documento, para así asegurar que se cumplen los plazos. De esta forma se evita que archivos importantes queden estancados dentro de un departamento.

– Control de versiones. Está relacionado con el ejemplo que exponíamos anteriormente. Permite revertir un documento al estado anterior de la aparición de un error. Esto se hace por medio de un historial que registra todas las modificaciones realizadas.

El papel de la gestión documental en la trazabilidad

En primer término, conviene dejar claro el concepto de gestión digitalizada de documentos. Retomando la idea del principio, un tratamiento de datos informatizado es esencial para procesar de forma correcta los archivos de un negocio. Solo así se cumplirá con las directrices de seguridad, eficiencia y accesibilidad que requiere el registro.

Ya conoces qué es la trazabilidad y cómo funciona, pero, ¿qué datos son los que se trazan en un documento? Principalmente, los siguientes.

• Origen. La persona que los ha enviado y, por tanto, el que los podrá requerir de nuevo.

• Plazos. No solo el plazo final de entrega, sino también la fecha límite para su elevación a otro departamento.

• Operaciones. Debemos conocer todos los cambios que se han realizado y quién los ha ejecutado.

• Localización. No solo dentro de la biblioteca digital, sino también dentro de la red departamental de la compañía.

Teniendo en cuenta lo anterior, es obvio que sin un proceso informatizado y estandarizado que determine y muestre todos esos datos sería muy difícil tenerlos actualizados. Es aquí donde cobra protagonismo el sistema digital de gestión, analizando cada uno de los archivos recibidos, extrayendo la información de utilidad y proporcionándotela.

De igual manera, podemos encontrar otras ventajas de contar con la gestión digitalizada para la trazabilidad. Te las mostramos.

1. Evita la pérdida de archivos: un mismo documento puede pasar incontables veces por los departamentos de una empresa, e incluso salir de esta si hay algún servicio externalizado. Por tanto, es imprescindible conocer la ubicación exacta en todo momento para no extraviar datos, lo que se consigue con la gestión de documentos y sus herramientas de localización.

2. Imprime un sello de calidad: una empresa que controle en todo momento y de forma exhaustiva sus documentos es vista como un negocio fiable por el consumidor. Al aplicar un sistema digital de gestión se está minimizando el margen de error al tratar datos personales y comerciales.

3. Agiliza los procesos: un gestor documental puede emplear la trazabilidad para averiguar qué tareas no se han realizado aún sobre un determinado archivo. En este sentido, puede que haya quedado algún aspecto por validar, que alguna modificación no haya sido resuelta o incluso que un plazo esté próximo a cumplirse.

4. Es imprescindible para cumplir con la legalidad: la Ley de Protección de Datos es cada vez más estricta, y actualmente obliga a tener controlados los datos personales de los clientes de manera adecuada. Además, se debe proporcionar a estos una vía de acceso para que solicite que sean retirados, si lo desea. De nuevo, la gestión documental permite su fácil localización.

Como has podido ver, la gestión documental difícilmente podría realizar su función hoy por hoy sin un buen control de la trazabilidad. En GDX te recordamos la importancia de contar con un sistema correctamente informatizado y digitalizado, único modo de agilizar el procesamiento de datos en una empresa.

¿Quieres disfrutar de estas y otras ventajas de la gestión documental en tu empresa? Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores especializados analizarán tu organización para proponerte una solución personalizada.