Digitalizar facturas es algo que todas las empresas que manejan una gran base de clientes deben hacer alguna vez. Del mismo modo, es algo que se puede automatizar y facilitar, con unos simples pasos. En este artículo te hablaremos acerca de una de las muchas ventajas de digitalizar tus procesos: la implementación de facturas digitales.
La facturación es un proceso complejo que sirve para declarar los ingresos de una empresa. Siempre que prestes un servicio o vendas un producto, necesitas justificar con algo. Se trata de un acuerdo comprador-negocio, en el que el comprador afirma haber recibido algo de ti, y tú confirmas haberlo entregado, a cambio de dinero, por supuesto.
¿Por qué debes conservar tus facturas?
La Ley Española obliga a todos los comercios a conservar las facturas durante 5 años. Por supuesto, no es necesario mencionar las razones por las que la ley quiere que mantengas tus facturas. Sin embargo, esto no quiere decir que no puedas digitalizar los comprobantes de pago en tu empresa.
¿Son legales las facturas digitalizadas?
Las facturas electrónicas no solo son legales. En 2023 serán obligatorias para todas las empresas españolas. Este acto forma parte del Plan de Resiliencia y Recuperación, que promueve la digitalización de los procesos empresariales en pro de impulsar el crecimiento económico español.
El Plan establece un período para todas las empresas de 6 meses desde su publicación, para que la administración de todos los comercios y empresas comience a emitir facturas digitales, así como adaptarse a la nueva era digital española.
Esto va a requerir el cambio de una gran parte de procesos dentro de tu empresa, pero que puede resultar beneficioso. Del mismo modo, ahora el período que debes mantener las facturas no será de 5 años, sino de 4.
Beneficios de digitalizar tus facturas
Cada día son más las empresas que optan por la digitalización de sus procesos. Con prácticas como el teletrabajo e incluso la administración electrónica de documentos, los comercios están comenzando a ver los beneficios de digitalizar incluso las facturas. A continuación, te contamos algunas ventajas de hacer esto en tu empresa.
Ahorro de tiempo
Digitalizar las facturas de tu empresa, entre otras cosas, te permite ahorrar tiempo. Imagina tener que buscar en un archivo digital una factura emitida para un cliente hace unos años. Solamente tendrías que buscar su nombre y estaría listo. En cambio, con la facturación física tendrías que recurrir a cualquier depósito y revisar una por una.
Mayor seguridad
Muchas personas dejan de confiar en los procesos digitales, pero esto es por mero desconocimiento. De hecho, la facturación electrónica ofrece mayores opciones de seguridad que la física. De esta forma, no perderás ningún documento jamás.
Automatización de procesos
Digitalizar las facturas no solo se trata de almacenar en una nube todos los papeles. Muchos servicios de digitalización certificada permiten integrarlos a tus herramientas de gestión, reduciendo así el tiempo de algunas tareas rutinarias. La contabilización automática te acompañará a donde sea que vayas.
Despreocupación
Es un quebradero de cabeza el estar al tanto de todo dentro de la empresa, sobre todo a nivel fiscal. La facturación electrónica evade este sentimiento. Los servidores seguros harán que te mantengas despreocupado al respecto. Con este tipo de sistemas, solo verás estos documentos cuando sean estrictamente necesarios.
Los documentos digitales no se deterioran
Por supuesto, una factura física, almacenada en algún lugar, tiende a deteriorarse, haciendo que su contenido sea inutilizable. Las facturas electrónicas conservan su calidad hasta que decidas borrarlas. Nunca se deteriorarán y, por supuesto, siempre te serán de utilidad.
Conoce nuestro servicio de digitalización certificada
Si tu archivo de facturas ocupa mucho espacio y se te dificulta encontrar tus documentos en papel, GDX-Group posee un sistema de digitalización certificada que te puede parecer interesante. Estamos de acuerdo con el Plan de Resiliencia y Recuperación, y ayudamos a las empresas a tener una transición digital segura.
Ofrecemos un proceso automatizado de facturación que asegura la integridad del documento hasta su consiguiente eliminación. Nuestro sistema es 100% legal y acorde a la normativa española, cumpliendo con las exigencias establecidas en la orden Ministerial EHA/962/2007 de 10 de abril.
Con nosotros, te dejarás de preocupar por un almacén y tendrás una revolución digital segura, completa y de la mano de los mejores expertos en el ámbito. Ofrecemos soluciones empresariales de alta calidad para todas las empresas que deseen crecer en un entorno competitivo. Somos la solución a los problemas de las empresas que solucionan los inconvenientes de las personas de España.
