Cómo elegir una impresora para tu empresa

No cabe duda de que las impresoras son un dispositivo que ha marcado un antes y un después en el mundo. Aunque la tendencia actual es digitalizar todo el trabajo, a día de hoy aún siguen siendo de vital importancia para distintos sectores, donde sí se necesitan documentos físicos. Es decir, que, aún ahora, son muchos los documentos que se deben gestionar en papel, lo que requiere de un buen equipo que permita imprimirlos (o fotocopiarlos) en poco tiempo, siempre con la mayor calidad. Si se desea garantizar estos aspectos a la hora de elegir una impresora, entonces hay que buscar alguna de las mejores marcas para oficina, pues son estas las que garantizan mayor experiencia, calidad, durabilidad y velocidad.

¿Por qué es importante contar con una impresora en la oficina?

Las impresoras para oficinas reciben este nombre debido a que poseen una calidad y una potencia superiores a las domésticas convencionales. En este sentido, las impresoras para oficinas tienen una mayor vida útil y garantizan siempre los mejores resultados, ya que normalmente los documentos que suelen pasar por estas impresoras así lo requieren.

Es por ello que, si se tiene una oficina o negocio donde se necesite imprimir o fotocopiar constantemente, es fundamental no adquirir cualquier equipo y buscar uno que sea especial para oficinas. Elegir una impresora potente es la mejor manera de garantizar unos resultados de calidad y de que nuestro día a día no se vea afectado por los incidentes o la lentitud de unos equipos poco fiables.

¿Qué se debe buscar al elegir una impresora para oficinas?

Si estás intentando elegir una impresora para tu negocio, entonces es indispensable valorar y analizar ciertos aspectos básicos. Vamos a analizarlos.

¿Multifunción o impresora?

Elegir un equipo con una o varias funciones es una decisión básica para empezar a concretar el tipo de dispositivo que necesitaremos.

Si únicamente vamos a imprimir documentos, por ejemplo, en una zona de expedición o facturación, puede que nos sirva un equipo de una única función. En estos casos, aspectos como el tamaño de la impresora, la velocidad o el precio pueden ser un factor determinante.

Los equipos multifunción son mucho más versátiles: además de imprimir, escanear y fotocopiar, incorporan funciones inteligentes que nos van a facilitar mucho el trabajo del día a día en materia de digitalización. Podemos ahorrar tiempo enviando los documentos que escaneamos por correo electrónico directamente al destinatario o introducirlos en nuestro flujo de gestión documental sin tener que pasar por un PC.

Velocidad de impresión

Otro punto importante a tener en cuenta va a ser la velocidad de impresión. Esta característica se mide en páginas por minuto o ppm. Una velocidad estándar para oficina son 30 ppm. Dependiendo del volumen de los documentos que vayamos a imprimir, será razonable aumentar o no ese valor a 35ppm, 45ppm, 55ppm o incluso 60ppm.

Tipo y velocidad de escaneado

¿Tu equipo multifunción se va a usar para digitalizar documentos? A día de hoy, todos los equipos profesionales cuentan con un alimentador automático de documentos, que nos permitirá desatender la tarea durante escaneado. Estos pueden ser de escaneo en una sola pasada (SPDF) o escaneo en dos pasadas (ARDF).

Si en tu empresa recibís gran cantidad de documentación en papel que hay que digitalizar será interesante contar con una multifunción que disponga de escaneado a doble cara de una sola pasada (SPDF) que nos ofrece velocidades de 240 imágenes por minuto.  Esto reducirá prácticamente a la mitad el tiempo que se necesita para escanear una documentación voluminosa.

Volumen y formato

El formato de impresión no siempre es cuestión de tamaño. Está claro que, si tenemos la necesidad de imprimir formatos más grandes, como el A3 no tenemos más opción que elegir una máquina de estas características. Pero, ¿qué pasa si sólo imprimo en formato A4? Tenemos la ventaja de poder elegir dependiendo de nuestro volumen. Aunque a priori pueda parecer que no tiene sentido gastar más en un equipo más grande para no utilizarlo, a la larga podemos terminar ahorrando dinero. Las máquinas con formato A3, por lo general, están preparadas para soportar un volumen más alto de impresiones y de trabajo, lo que nos ofrecerá un mejor rendimiento y menos incidencias durante su vida útil.

 Accesorios

Los equipos profesionales cuentan con un portfolio de opciones bastante amplio para adaptarse de forma precisa a las necesidades de tu empresa. Desde cajones adicionales para aumentar la capacidad de entrada de papel, clasificadores de los documentos de salida, grapadoras, encuadernadoras, etc.

Servicios de valor

Aunque no forma parte tangible del equipo, algo a tener muy en cuenta a la hora de elegir un equipo de impresión son los servicios que te ofrece el distribuidor, como el servicio técnico, la financiación o el asesoramiento. Por ejemplo, un servicio técnico que responda rápidamente puede marcar una gran diferencia en el ritmo de trabajo si el dispositivo sufre alguna incidencia. Se trata de un servicio que te ahorrará tiempo y dinero durante toda la vida útil de los equipos.

Por último, también es fundamental contar con un consultor experto en equipos de impresión que te guíe en todo el proceso de selección del modelo adecuado. Si necesitas asesoramiento para elegir el parque de impresoras de tu empresa, ponte en contacto con nosotros. Realizaremos un estudio de tus necesidades y te propondremos la solución más adecuada.