Tanto para las empresas grandes como para las pequeñas, la facturación electrónica, o Facturae, se ha convertido en una parte importante de las operaciones cotidianas. Las facturas electrónicas son un tipo de documento fiscal digital que debe cumplir con las normas técnicas y jurídicas establecidas por la Agencia Tributaria Española, conocida como “Norma AEPD”. Por ello, es importante que las empresas tengan un claro conocimiento de cómo emitir y utilizar adecuadamente las facturas electrónicas, o Facturae.
Aquí, se exponen los pasos para utilizar y firmar una factura electrónica mediante el sistema Facturae, así como la información importante que debe figurar en estos documentos para cumplir con la norma AEPD.
¿Qué es Facturae?
Facturae es el sistema de facturación electrónica implantado por el Gobierno español en 2014. Está diseñado para permitir la facturación electrónica a las empresas con requisitos de distribución, almacenamiento y mensajería de facturas digitales. También contempla firmas digitales seguras y registros de auditoría que pueden utilizarse para verificar la autenticidad de una factura.
Las facturas electrónicas emitidas a través del sistema Facturae deben contener la siguiente información:
- Número de secuencia.
- Fecha de la factura.
- Identificación del emisor.
- Identificación del destinatario.
- Asunto de la factura.
- Desglose de los bienes o servicios con sus importes respectivos.
- Precio unitario.
- Cualquier descuento, recargo u otro cargo financiero aplicable.
- Desglose del IVA de los bienes o servicios.
- Base imponible.
- Resumen de la factura.
- Información sobre el medio utilizado para el envío de la factura.
- Firma del emisor.
También es importante tener en cuenta que las facturas del sistema Facturae deben emitirse en formato XML.
Pasos para Emitir y Firmar una Factura Facturae
El proceso de emisión de una factura electrónica mediante Facturae es sencillo. He aquí los pasos que debes seguir para emitir y firmar una factura electrónica utilizando el sistema Facturae:
- Accede a la página oficial del servicio de alojamiento de facturas electrónicas Facturae y de extracción de archivos.
- Inicia sesión con tu certificado digital o contraseña Cl@ave.
- Rellena el formulario con toda la información necesaria de acuerdo con los requisitos de la norma AEPD.
- Elige el archivo que deseas enviar y firmar.
- Elige el archivo al que quieres añadir la firma digital (formato PKCS#8 privado).
- Introduce las credenciales de tu certificado digital, como el emisor y la fecha de caducidad del certificado y tu contraseña Cl@ve.
- Haz clic en el botón “Enviar” para enviar y firmar el archivo.
¿Cómo verificar una factura electrónica o Facturae?
Para verificar una factura electrónica, asegúrate de que contiene toda la información necesaria y de que su firma es válida. Para comprobar la firma, puedes utilizar la herramienta de firma electrónica proporcionada por la Agencia Tributaria Española.
Además, una factura digital suele contener una firma electrónica, un código de seguridad digital detallado único para cada factura y una marca de tiempo digital, así como un certificado XML público o privado que asocia la factura con el emisor. Estos componentes se utilizan para garantizar que la factura es auténtica.
Importancia del cumplimiento de Facturae
Las sanciones por incumplimiento de la norma AEPD sobre facturación electrónica pueden ser graves. Si la Agencia Tributaria Española detecta alguna irregularidad en una factura electrónica, la empresa emisora de la factura estará sujeta a sanciones que van desde 250 a 30.000 euros, en función de la gravedad de la infracción.
Todas las facturas electrónicas deben cumplir la norma AEPD, y las empresas deben asegurarse de que sus sistemas de facturación electrónica están al día con las últimas modificaciones legislativas. Por esta razón, es muy importante que las empresas se mantengan al tanto de todas las normativas vigentes y propuestas sobre facturación electrónica en España.
Facturae es una parte esencial de los modernos sistemas de facturación electrónica en España. Es importante que las empresas entiendan cómo emitir, firmar y verificar adecuadamente las facturas electrónicas, y que garanticen que sus sistemas cumplen los últimos requisitos legislativos. Siguiendo los pasos y técnicas descritos en este artículo, una empresa puede emitir y firmar fácilmente facturas electrónicas utilizando el sistema Facturae.
