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¿Cómo funciona una oficina sin papeles y cuáles son sus ventajas?

La transformación digital es el gran reto que el siglo XXI plantea a las empresas. Este proceso tiene que implementarse en todos los aspectos que rigen la actividad de un negocio. Uno de los conceptos fundamentales que no debes olvidar es el de oficina sin papeles, cuestión importante para alcanzar una correcta implantación tecnológica.

¿Qué es una oficina sin papeles?

Hoy en día la mayoría de las compañías apuesta por los documentos digitales solo en casos excepcionales. No obstante, algunas de ellas aún están dando sus primeros pasos en este mundo, lo que evidencia la falta de un método normalizado de transición digital en tales negocios.

Esta modalidad se basa en la digitalización y el almacenamiento de la totalidad de archivos y documentos con los que la empresa trabaja. Asimismo, también se refiere a la utilización en exclusiva del intercambio electrónico, así como a otros aspectos que frecuentemente se olvidan, como los siguientes:

  • Sustitución de la firma manuscrita por una electrónica que disponga de validez jurídica
  • Escaneo de la totalidad de archivos necesarios para la empresa
  • Creación de protocolos de seguridad que mantengan protegida la base de datos digitalizada
  • Optimización de los procesos de búsqueda

La transformación a una oficina digitalizada requiere un trabajo multidisciplinar de formación y adaptación. Es decir, que el personal de todos los departamentos debe adquirir conocimientos para la nueva forma de trabajar y los medios, tanto humanos como tecnológicos, deben estar preparados. A la vez, se deben seguir los siguientes pasos empleando distintos tipos de herramientas, tal y como verás a continuación.

1. Creación de una base de almacenamiento: en la primera fase, se decidirá qué servidor emplear para guardar los documentos (guardado en la nube, interno y externo), atendiendo siempre a la capacidad y velocidad que ofrezcan. De la misma forma, se realizarán copias de seguridad.

2. Elaboración de un modelo de gestión documental: se crearán protocolos para el envío y recepción de archivos entre departamentos. También se habilitará software especializado en la administración y métodos de búsqueda que permitan el rápido acceso.

3. Establecimiento de un flujo de escáner: todo documento que entre en la empresa debe ser escaneado y trasladado a la base digital de forma casi automática. A nivel material, se debe elegir un dispositivo que disponga de alta definición, gran velocidad y permita escanear de forma industrial.

4. Otros pasos a seguir: tal y como hemos comentado antes, el personal debe obtener la cualificación necesaria para este tipo de tareas nuevas. Asimismo, no olvides que, al escanear un papel, la firma manual pierde validez, por lo que necesitarás una electrónica que disponga de validez jurídica. Otras herramientas de valor pueden ser el software de gestión de registros (para el mantenimiento, recepción y clasificación de archivos), la factura electrónica, la criptografía (para garantizar la seguridad) y los programas de gestión de tareas.

Las ventajas de una oficina sin papeles

Como hemos comentado en otras entradas, la transformación digital de la empresa conlleva una serie de beneficios de los que debes aprovecharte para no quedar en desventaja frente a la competencia. La digitalización de los archivos gracias a un gestor documental como DocuWare es, por supuesto, una de las adaptaciones más rentables.

Posibilita acceder de manera más rápida a los registros

A nivel estadístico, se tardan unos 18 minutos en encontrar documentos en papel, lo que reduce significativamente la productividad de un negocio. Con el gestor documental se puede encontrar un archivo de forma automática, con un solo clic.

Evita futuros problemas

El método digital guarda de forma segura todos los archivos, incluyendo los más importantes. Diversos estudios indican que el 5 % de los documentos en papel se pierden. Esto puede generar que una empresa tenga problemas con un cliente, con las administraciones públicas o con otra empresa.

Permite realizar tareas automáticas

Existe software especializado en clasificar documentación, registrar firmas electrónicas y capturar los metadatos. Esto aumenta la fiabilidad del proceso, pues se reduce el margen de error casi al mínimo.

Asegura la supervivencia del negocio

Por imperativo legal, todos los contratos, concesiones y demás documentos relacionados deben estar guardados durante un periodo de tiempo. Se estima que una empresa que pierda todos sus archivos tardaría en desaparecer solo tres semanas.

Potencia el trabajo en equipo

Numerosos usuarios con acceso a Internet, incluso si pertenecen a distintos departamentos, pueden trabajar en el mismo archivo en línea simultáneamente. Así, se aumenta la velocidad del proceso y se optimiza la colaboración profesional.

Es fácilmente adaptable al teletrabajo

Esta modalidad se ha configurado como el futuro del mundo laboral. Todos los trabajadores podrían acceder a sus herramientas desde sus casas y ejercer su labor con total normalidad.

Como has podido ver, la oficina sin papeles es increíblemente eficaz para agilizar el trabajo y aumentar la productividad. En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, todos debemos sumarnos para no entrar en desventaja. En GDX te recordamos la importancia de impartir formación al personal y contar con los medios tecnológicos necesarios para tal fin.

Si quieres comprobar los beneficios que puede reportar a tu empresa la implantación de un gestor documental, ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores te asesorarán y te ofrecerán una solución a la medida de tu organización.

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