Integración de iBPMS y gestión documental: avanzando en la digitalización de la empresa

iBPMS es un software que permite a las empresas modelizar, implementar y ejecutar procesos automatizados de cualquier tipo. Estos procesos pueden afectar a un departamento o a toda la organización e incluso pueden involucrar a agentes externos a la entidad, como clientes o proveedores. Esta aplicación contribuye a optimizar procesos a través de su digitalización. Sin embargo, trabajando con diferentes soluciones de manera aislada, es muy difícil avanzar en la transformación digital de una organización. Por ello, en este artículo vamos a explicar las ventajas la integración de iBPMS con un gestor documental.

¿Qué es iBPMS?

Nuestra solución iBPMS permite automatizar los procesos de negocio sin necesidad de programar, no solo para gestionarlos de forma más rápida, sino para coordinar todos los procesos de la organización y gestionarla de manera global. Para ello, llevamos a cabo una serie de acciones:

• Diseñar y gestionar los procesos de negocio
• Simular estos procesos, para evaluar su desempeño y los cuellos de botella que se puedan producir
• Monitorizar los procesos, para establecer la trazabilidad paso a paso de cada operación
• Generar reportes de negocio para analizar el rendimiento de la organización
• Integrar la solución, en su caso, con otros sistemas existentes en la organización
• Gestionar contenidos de otras aplicaciones, como páginas web corporativas
• Definir reglas de negocio por parte de los usuarios autorizados

¿Qué ventajas aporta una solución iBPMS?

• Clientes más satisfechos, ya que permite reducir los tiempos de respuesta
• Aumento de la productividad entre un 60% y un 85%
• Más eficiencia, debido a la automatización de las actividades
• Reducción de tiempo y costes
• Posibilidad de expandir las oportunidades de negocio, gracias a la automatización total e integrada de todas las tareas
• Toma de decisiones fundamentada, con acceso a toda la información necesaria mediante BI (Business Intelligence)
• Mejora de la comunicación interna

A pesar de todos estos beneficios, no existe ningún software que pueda dar respuesta a todas las necesidades de una empresa, por lo que es necesario adquirir o desarrollar distintas aplicaciones: ERP, CRM, CMS… Así pues, en todas las organizaciones conviven estas tecnologías diferentes que almacenan datos vitales para la toma de decisiones. Por lo tanto, es fundamental que estos datos puedan extraerse y analizarse para avanzar en el proceso de transformación digital de la organización. Para ello necesitamos herramientas con desarrollos ágiles que faciliten la integración con otras plataformas de software.

Integración de iBPMS con un gestor documental

Ya hemos abordado en otras ocasiones los beneficios que aporta un gestor documental a la hora de optimizar procesos, eliminar el papel y aumentar la seguridad y el control de los documentos. En esta ocasión abordaremos su integración con una herramienta iBPMS.

La integración de ambas aplicaciones permite aprovechar las fortalezas de cada una: los procesos se gestionan con iBPMS, de forma automatizada, creando los documentos, que se almacenan y se buscan en el gestor documental. De esta manera, no se duplica una misma información en dos soluciones diferentes.

Veamos un ejemplo de elaboración de una orden de pedido combinando estas dos tecnologías:

1. Abrimos el formulario de pedido en la plataforma iBPMS, que ya toma la información del solicitante automáticamente, si lo hemos configurado.
2. Es posible seleccionar los productos desde el catálogo almacenado en el gestor documental desde el formulario. Incluso se puede consultar la ficha técnica del producto, que está también en el gestor documental sin necesidad de salir del formulario.
3. Se pueden adjuntar documentos al pedido, asignar un validador y firmar el formulario mediante firma electrónica, que puede integrarse también en la aplicación.
4. De esta manera se iniciaría el pedido, pudiendo generar notificaciones tanto para comunicar el inicio del procedimiento, como para avisar al responsable de validarlo.
5. Automáticamente, el documento del pedido quedaría archivado en el gestor documental.

Si estás interesado en automatizar los procesos de tu empresa, integrando iBPMS con las soluciones con las que trabajes actualmente, ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos.