Los contratos son esenciales para el día a día de cualquier negocio. Sin embargo, y especialmente si se gestionan en papel y de forma manual, son tareas que consumen mucho tiempo y son poco eficientes. Llevar a cabo la gestión de contratos con DocuWare, una solución de gestión documental, te permite tener una visión global automatizada de estos procesos en tu organización. ¿Cómo se consigue esto? Digitalizando cada paso de la gestión de contratos, automatizando los flujos de trabajo y las aprobaciones, implantando soluciones de firma electrónica y asegurándose de que los documentos están almacenados de forma que sea fácil acceder a ellos.

Aunque no sea una de las principales preocupaciones de las organizaciones a la hora de hacer más eficientes sus procesos, la gestión de contratos es fundamental en cualquier empresa y consume muchos recursos. Según el estudio State of Contract Management, llevado a cabo por DocuSign, un 33% de los empleados afirma que un contrato típico ocupa más de 30 horas de trabajo, principalmente por las versiones y modificaciones. Además, un 52% de los trabajadores establece que, de media, se llevan a cabo 3 o 4 versiones de los contratos, antes de darlos por finalizados. Entre las tareas que más tiempo ocupan en la gestión de los contratos, el estudio destaca las aprobaciones (53%), la discusión de las cláusulas (33%), los flujos de trabajo (27%) y el control de versiones (19%).

Ventajas de la gestión de contratos con DocuWare

Gracias a un gestor documental como DocuWare:

• Todos los contratos y sus documentos asociados se archivan de forma segura en un repositorio digital único, con acceso regulado mediante permisos.
• Se cumplen los plazos y las fechas de caducidad y renovación, ya que los flujos de trabajo mantienen a todo el equipo coordinado.
• El ciclo completo de la gestión del contrato es visible en cualquier momento, pudiendo comprobar en qué estado se encuentra cada documento.
• Se puede responder a las preguntas de los clientes de forma rápida, ya que el personal autorizado puede acceder a cualquier documento desde cualquier lugar.
• Toda la información de la empresa está totalmente sincronizada, gracias a la integración de DocuWare con aplicaciones como Outlook, el ERP o el CRM.
• Tanto el cumplimento de las normas relativas a la seguridad de la información como el acceso a los datos por parte de los clientes están asegurados.

Ejemplo de gestión de contratos con DocuWare

Para ver con más claridad los beneficios de la gestión de contratos con DocuWare, vamos a explicar cómo sería el desarrollo de un proceso completo de elaboración y firma de un contrato.

Archivado del contrato

Generalmente, los contratos se envían por correo electrónico. Gracias a la integración de DocuWare con Outlook y otros gestores de correo electrónico, incorporaríamos el documento al gestor documental de manera sencilla y ágil. A la hora de archivar el contrato, puede elegirse si se incorpora solo el documento adjunto o también el texto del email y el resto de la información del correo.

Una vez archivado el contrato, es posible hacer anotaciones sobre el texto, destacar algunos fragmentos o incorporar un sello con información determinada… La ventaja es que estas modificaciones no se realizan sobre el documento, sino sobre una capa independiente. Esta capa puede activarse o desactivarse, para resultar visible o no según los permisos del usuario, para imprimirlo o para enviarlo. El documento original se mantiene intacto y todas estas anotaciones extra se incorporan al mismo como una marca de agua.

Datos indexados

A la hora de archivar, podemos definir de forma personalizada los campos por los que queremos que se indexe el documento. Esto facilita las búsquedas posteriores. Por ejemplo, podemos buscar por tipo de documento, empresa, fecha, contacto, estado del documento, número de documento, email de contacto, fecha de caducidad, fecha de firma, versión, fecha de archivado… También es posible buscar por texto completo, gracias al OCR integrado en el software.

Control de plazos

Con todos estos datos, se elaboran unas listas (también personalizables) que nos avisan de los contratos que vencen en los siguientes 30 días, 60 días, 90 días, cuáles están firmados… Una vez el documento cambie de estado o esté próximo su vencimiento, se incorpora automáticamente a la lista correspondiente. Así, es posible comprobar de un vistazo qué contratos vencen en qué plazos y no perder ninguno.

Flujos de trabajo

La aprobación y la firma de los contratos puede automatizarse también gracias al establecimiento de flujos de trabajo personalizados. De esta manera, al usuario que deba firmar el contrato le llegará un aviso por correo electrónico cada vez que tenga un documento pendiente de validar. Además, DocuWare puede integrarse con soluciones de firma digital, por lo que los contratos tendrán plena validez legal. Estas soluciones permiten la firma de documentos tanto por parte de los miembros de la organización como por otros usuarios externos, como clientes o proveedores.

Control de versiones

Por último, vamos a ver cómo se gestionaría con DocuWare uno de los aspectos más problemáticos de los contratos: el control de versiones. Como hemos visto, lo habitual es que cada contrato tenga un mínimo de 3 o 4 versiones. DocuWare no archiva cada versión como un documento independiente, con un nombre diferente, sino que las versiones pueden visualizarse dentro del mismo documento. Así, es posible ver quién ha hecho las modificaciones y cuándo se han hecho, y elegir siempre la última versión.

Gracias a la gestión de contratos con DocuWare, se ahorra mucho tiempo en archivados, búsquedas y firmas de contratos. Además, existe un mayor control sobre el proceso. Así, no se pierde ningún plazo y es posible tener una visión global del estado de tramitación de todos los contratos. La información está siempre accesible para todos los trabajadores autorizados y se trabaja siempre con la versión del documento adecuada.

¿Necesitas ayuda para poner un poco de orden en los contratos de tu organización? Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores expertos te ayudarán a sacar todo el partido a la gestión documental.