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Cómo pueden ayudar las soluciones de firma electrónica en la empresa

En las últimas semanas la mayoría de los españoles nos hemos visto obligados por las circunstancias a convertirnos en expertos en teletrabajo. Así, estamos ya más que acostumbrados a trabajar de forma remota con documentos en formato digital. Sin embargo, con mayor o menor frecuencia nos encontramos con un problema: ¿qué hacer si necesitamos que otra persona nos firme un documento? Para este tipo de situaciones existen las soluciones de firma electrónica. A continuación, repasaremos los diferentes tipos de firma electrónica que existen y mostraremos cómo están ayudando estas soluciones a resolver los problemas de validación de documentos de nuestros clientes.

Tipos de firma electrónica

A grandes rasgos, existen tres tipos de soluciones de firma electrónica, que permiten a las organizaciones adaptarse a cada situación en la que necesitan dejar constancia de la integridad del documento y de la voluntad del firmante para dar validez legal a dicho documento.

Firma remota o mediante código de un solo uso (OTP)

Este tipo de firma es ideal para gestiones que se llevan a cabo sin la presencia física de los firmantes y cuando estos no disponen de un certificado de firma electrónica expedido de manera oficial. En estos casos, la entidad que necesita el documento firmado lo envía a través de una aplicación a su destinatario, que lo recibe por correo electrónico y recibe también un código por SMS en su teléfono móvil. El destinatario puede escribir su firma o bien en la pantalla del móvil o bien en la del ordenador con el ratón y, gracias al código SMS, queda acreditada su identidad.

Firma biométrica

Gracias a este tipo de firma es posible firmar documentos presencialmente sin necesidad de imprimirlos, directamente en formato digital y aprovechando todas las ventajas de eliminar el papel para aumentar la eficiencia de los procesos. Esta firma tampoco requiere que el firmante posea un certificado de firma electrónica oficial. Simplemente, basta con que escriba su firma en una tablet o soporte autorizado. La aplicación registra datos biométricos como la velocidad, la presión y la inclinación del trazo, además de un código de tiempo, y los integra con la firma en el documento, generando un certificado electrónico de un solo uso a nombre del firmante.

Firma centralizada

El certificado digital oficial (o los certificados) perteneciente a una persona física o jurídica queda almacenado de forma segura en la nube. Su uso queda limitado a los usuarios autorizados y previamente autorizados en la plataforma, que pueden utilizarlo para firmar documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar, identificándose mediante un código PIN personal. Este tipo de firma facilita un mejor control de los certificados de firma electrónica, lo que resulta especialmente útil en el caso de empresas, que evitan así la instalación del certificado en diferentes equipos. También resulta más sencillo controlar la caducidad de el o los certificados almacenados en la plataforma.

¿Cómo puede ayudar la firma electrónica?

Veamos algunos ejemplos de uso de estas soluciones:

  • Servicios inmobiliarios: en este sector, las soluciones de firma electrónica están ayudando a agilizar operaciones cuyos participantes no residen en la misma ciudad (por ejemplo, en los casos de inmuebles heredados por varios familiares o en los de extranjeros que invierten en segundas viviendas en nuestro país). Así, se ahorra mucho tiempo al poder enviar el documento a firmar a todos los destinatarios a la vez por correo electrónico y se evita el riesgo de que el documento se pierda o se deteriore durante su envío en formato papel a través de servicios postales o de mensajería.
  • Departamento de Recursos Humanos: en este departamento se maneja una gran cantidad de documentos, habitualmente en papel, que deben ser validados mediante firma tanto por los empleados como por los responsables de la empresa. Nos referimos a autorizaciones, permisos, consentimientos, nóminas o incluso contratos. Al utilizar soluciones de firma electrónica, no solo se evita la impresión y el envío de los mismos, teniendo que buscar a los firmantes para que firmen el documento en papel, sino que también se agiliza toda su gestión, al poder trabajar directamente con documentos digitales. No olvidemos, además, que la firma electrónica puede integrarse también con un gestor documental, para optimizar aún más los flujos documentales.
  • Departamento de Administración: en este departamento se trabaja también con numerosos tipos documentales que deben ser validados por organizaciones ajenas a la empresa, como pueden ser clientes, proveedores, entidades bancarias… (o remitirse a estas organizaciones firmados por nuestra empresa). Gracias a las soluciones de firma electrónica, es posible olvidarse de imprimir, firmar en papel, escanear y volver a enviar la documentación, agilizando así el trabajo y reduciendo costes.
  • Departamento de Producción: en empresas que producen diseños personalizados para sus clientes, las soluciones de firma electrónica permiten que los clientes validen inequívocamente estos diseños antes de empezar a fabricarlos, directamente en formato electrónico. Así, se ahorra mucho tiempo y se gana en seguridad, al contar con la autorización fehaciente del cliente antes de empezar la producción.
  • Grandes empresas: en este tipo de corporaciones generalmente hay varias personas que necesitan tener acceso al certificado o los certificados de firma electrónica de la entidad, para validar diferentes tipos de documentos, ya sean de uso interno o para realizar gestiones con las administraciones públicas u otras organizaciones. Esto implica que hay que instalar los certificados en diferentes equipos y que muchas veces termina por no saberse quién tiene acceso a cada certificado. Gracias a una solución de firma electrónica centralizada, el o los certificados quedan custodiados en la nube y, mediante un sistema de permisos, es sencillo gestionar y controlar el acceso por parte de los empleados a los mismos.

¿Cuál es la situación de tu empresa? ¿Hay alguna dificultad para firmar documentos electrónicos o para gestionar certificados? Ponte en contacto con nosotros y nuestros consultores te ayudarán a encontrar la opción que mejor se adapte a vuestras necesidades.

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