No sé si también te pasa a ti, pero cada vez que escucho la palabra auditoría empiezo a sentirme incómodo. Es como si me viniera un sheriff a la empresa a controlarme y confirmar que estoy cumpliendo con la ley. Y muchas veces es exactamente así: hacemos cambios en la empresa, intentamos poner nuestra mejor cara y avisamos a todos los empleados para que ese día “se comporten”, que viene el auditor.
Al final, generalmente, las auditorías suponen un sobreesfuerzo para las empresas. Porque, después de todo, ¿quién nos ayuda con todo este tiempo que dedicamos a esta auditoría? ¿quién va a cubrir las numerosas horas invertidas por parte de varios empleados, preparando documentación y revisando el archivo? Para que afrontar esta tarea resulte menos duro, podemos apoyarnos en la tecnología.
Como hemos visto, cualquier auditoría genera cierto estrés. Por ello, disponer en nuestra organización de una herramienta digital homologada, que nos ayude a buscar y, sobre todo, encontrar y filtrar períodos y tipos documentales específicos, siempre nos va a suponer un ahorro no solo en recursos, sino también en horas de preparación de documentación, en papel y en copias impresas.
¿Cómo se prepara una auditoría con un software de gestión documental?
Aunque todos los sistemas de gestión documental tienen una serie de funcionalidades comunes, hay importantes diferencias entre los mismos. Como característica mínima para agilizar los procesos de auditoría, el software de gestión documental con el cual trabajes te debe permitir buscar cualquier documento según diversos parámetros. De esta manera, podrás filtrar no únicamente por fecha, sino también por tipo documental y por período, entre otros criterios.
A la hora de preparar la auditoría, lo primero que debemos tener en cuenta es el tipo de auditoría que vamos a tener que superar y entender qué tipos documentales necesita revisar o analizar el auditor. Por ejemplo, si son facturas, ¿qué tipo de facturas? ¿facturas emitidas o facturas recibidas?
Después de entender el tipo documental requerido (por ejemplo, facturas recibidas), hay que avanzar con más detalles: ¿qué tipo de facturas recibidas? ¿facturas de materia prima, de servicios, facturas simplificada, tickets de gasto?
Y, por último, una vez tenemos claros el tipo documental y su subtipo, la siguiente cuestión a plantearse según el ejemplo anterior sería ¿de qué período? Es decir, ¿desde qué fecha hasta qué fecha? ¿facturas recibidas en el último año? ¿en el último trimestre?
Con esos criterios bien definidos e introduciendo en el gestor documental estos filtros, tendremos disponible una relación clara y concisa de los documentos requeridos.
En nuestro caso, ofrecemos el gestor documental DocuWare, aunque, como hemos dicho, cualquier software de gestión documental puede ayudarte con la auditoría, siempre y cuando tenga las funcionalidades de búsqueda y filtrado indicados arriba.
Además, para facilitar aún más la auditoría, DocuWare, también ofrece la posibilidad de extraer en formato ZIP un mini archivo, con todos los documentos que cumplan los filtros requeridos. Este ZIP puede almacenarse, por ejemplo, en un dispositivo USB que se le entregaría al auditor. De esta forma, el auditor podría consultar los documentos que necesita sin tener acceso completo al archivo y al resto de documentación.
¿Cuáles son las ventajas de trabajar con un software de gestión documental a la hora de afrontar una auditoría?
Resumiendo, un gestor documental te permite con unos pocos clics establecer los filtros necesarios para dejar disponibles para el auditor los documentos del tipo, el subtipo y el período temporal requeridos.
Pero, además, trabajar con un gestor documental tiene otras ventajas. Por ejemplo, al ser una solución homologada por la Agencia Tributaria, el gestor documental confiere validez legal a las facturas digitalizadas y permite eliminar el archivo de facturas en papel.
A la hora de pasar una auditoría siempre resulta mucho más sencillo hacerlo con un archivo digital, accesible y bien organizado que con un archivo físico, que obliga a rebuscar en archivadores hasta encontrar los documentos necesarios. Especialmente si tenemos en cuenta que, en estos archivadores físicos, los documentos estarán ordenados por un único criterio (proveedor, fecha, o tipo documental), lo que no permite establecer varios filtros.
¿Cuánto tiempo puedo ahorrar en una auditoría con un gestor documental?
Pues es difícil cuantificar con exactitud el tiempo ahorrado, ya que dependerá del tipo de auditoría y del volumen de documentación requerida. Pero sí que podemos afirmar que todas esas horas que se dedicarían a preparar los diversos archivos, A&Z y documentos, se reducirían a unos pocos clics.
Así pues, la mejor manera de realizar una auditoría con documentación electrónica es con un buen gestor documental, que, por un lado, permita incorporar cualquier tipo documental y, por otro, que ofrezca las opciones de búsqueda necesarias para seleccionar, buscar y filtrar los tipos documentales y períodos que nuestro auditor nos está solicitando.
¿Necesitas agilizar las auditorías en tu organización? Ponte en contacto con nosotros y te explicaremos todas las ventajas de implantar un gestor documental, además de orientarte en la solución más adecuada para tu empresa.
Fran Rico
